Schreiben: Eine formelle E-Mail zwischen „Hallo“ und „Mit freundlichen Grüßen“
Sie schreiben in der Prüfung eine E-Mail an eine Sprachschule. Die Aufgabe nennt drei Inhaltspunkte: (1) Grund – Sie waren zwei Wochen krank und haben vier Termine im Kurs B1.2 verpasst; (2) Frage – Können Sie die verpassten Stunden in einem anderen Kurs nachholen? (3) Bitte – um eine schriftliche Bestätigung für Ihren Arbeitgeber. Adressatin ist Frau Berger, die Sie nicht persönlich kennen. Ihr Entwurf beginnt: „Hallo Frau Berger, ich wollte mal kurz fragen, ob ich die Stunden nachholen kann, weil ich krank war. Das ist echt doof gelaufen. Kannst du mir das bestätigen?“ Sie haben noch acht Minuten und bisher etwa 40 Wörter geschrieben; gefordert sind mindestens 80 Wörter.
1. Nennen Sie drei Stellen im Entwurf, die Sie ändern müssen, und begründen Sie jede mit der Textsorte.
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Drei Korrekturen, jede mit anderer Begründung:
- „Hallo Frau Berger“ → „Sehr geehrte Frau Berger,“. Die Anrede ist formell, weil die Adressatin unbekannt ist und die Sache offiziell ist (Bestätigung für den Arbeitgeber). „Hallo“ ist nicht falsch, aber es setzt eine Nähe voraus, die hier nicht existiert.
- „ich wollte mal kurz fragen“ → „Ich möchte Sie fragen, ob …“ oder „Ich bitte um Auskunft, ob …“. „Wollte“ plus „mal kurz“ klingt nach Small Talk; in einer formellen E-Mail trägt der Konjunktiv II allein keine Höflichkeit, wenn die Formulierung umgangssprachlich bleibt.
- „Kannst du mir das bestätigen?“ → „Können Sie mir dies bitte schriftlich bestätigen?“ Der Wechsel von „Frau Berger“ zu „du“ ist ein Registerbruch; die Anrede muss über den ganzen Text konstant bleiben.
Zusätzlich: „Das ist echt doof gelaufen“ ist eine Bewertung, keine Information – ersetzen durch Fakten.
2. Prüfen Sie den Entwurf gegen die drei Inhaltspunkte: Welcher fehlt ganz, welcher ist nur halb erfüllt?
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- Punkt 1 (Grund): vorhanden, aber zu dünn. „weil ich krank war“ nennt keine Dauer und keine Termine. Besser: „Ich war vom 4. bis 18. März krank und konnte die Termine am 6., 8., 13. und 15. März nicht besuchen.“
- Punkt 2 (Frage): vorhanden, aber ohne Alternative. Die Aufgabe fragt nach einem anderen Kurs; der Entwurf fragt nur allgemein nach Nachholen. Besser: „Gibt es im April einen anderen B1.2-Kurs, in dem ich die vier Einheiten nachholen kann?“
- Punkt 3 (Bestätigung für den Arbeitgeber): fehlt vollständig. Das ist der Punkt, an dem der Entwurf trotz 40 Wörtern formal unvollständig ist; „Kannst du mir das bestätigen“ deckt ihn nicht ab, weil unklar bleibt, was bestätigt werden soll.
Bei 40 Wörtern und acht Minuten ist die Strategie: pro Inhaltspunkt ein Satz mit konkretem Detail, dann eine Schlussformel – nicht den vorhandenen Text ausschmücken.
3. Ist „Ich hoffe, Sie verstehen das“ eine gute Schlussformel?
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Eher nicht. Der Satz verschiebt die Verantwortung auf die Leserin: Er bittet um Verständnis für etwas, das noch nicht geklärt ist, und klingt in einer sachlichen Anfrage leicht vorwurfsvoll. Für eine Bitte um Auskunft passen „Vielen Dank im Voraus für Ihre Rückmeldung“ oder „Ich freue mich auf Ihre Antwort“ besser, danach „Mit freundlichen Grüßen“ und der Name. Wenn Sie um eine Bestätigung bitten, ist außerdem ein konkreter Satz hilfreicher als eine Höflichkeitsfloskel: „Bitte bestätigen Sie mir die Teilnahme schriftlich, da mein Arbeitgeber die Bescheinigung benötigt.“