La réponse à un courriel professionnel
Vous travaillez comme assistant administratif dans une entreprise de 50 employés. Votre supérieure, Mme Dupont, vous envoie ce courriel :
Objet : Réunion de demain
Bonjour,
Je dois m'absenter demain matin pour un rendez-vous médical. Pourriez-vous me remplacer à la réunion de 9h avec le client Legrand ? Vous trouverez les documents dans le dossier partagé « Projet Legrand ». Merci de me faire un compte rendu avant 14h.
Cordialement, Mme Dupont
Vous avez un empêchement personnel demain matin de 8h à 10h et vous ne pouvez pas assister à la réunion. Vous savez que votre collègue Paul est disponible et connaît bien le dossier Legrand. Vous devez répondre à Mme Dupont avant la fin de la journée.
1. Rédigez un courriel de réponse à Mme Dupont en respectant les règles de la correspondance professionnelle. Votre message doit : (1) accuser réception de sa demande, (2) expliquer clairement votre indisponibilité, (3) proposer une solution alternative, (4) rester courtois et professionnel.
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Modèle de réponse :
Objet : Re : Réunion de demain
Bonjour Madame Dupont,
Je vous remercie pour votre message et prends bonne note de votre absence demain matin.
Je suis au regret de vous informer que je ne pourrai pas vous remplacer à la réunion de 9h, car j'ai un empêchement personnel ce jour-là de 8h à 10h. Je vous prie de m'excuser pour la gêne occasionnée.
Cependant, je peux vous proposer une solution : notre collègue Paul, qui connaît bien le dossier Legrand, est disponible demain matin et pourrait assister à la réunion à ma place. Je peux lui transmettre les documents du dossier partagé et lui expliquer les points essentiels. Si vous êtes d'accord, je lui en parle dès aujourd'hui.
Je reste bien sûr à votre disposition pour vous faire un compte rendu détaillé dès mon retour, avant 14h.
Cordialement,
[Votre nom] Assistant administratif
Justification :
- La réponse est structurée : objet clair, formule d'appel, corps du message, formule de politesse.
- L'indisponibilité est expliquée sans détail excessif (on ne mentionne pas la nature de l'empêchement personnel).
- Une solution concrète est proposée (Paul), ce qui montre l'esprit d'initiative.
- Le ton reste courtois et professionnel, avec des formules de politesse adaptées.
2. Dans votre courriel, vous devez mentionner que vous ne pourrez pas faire le compte rendu avant 14h. Comment formulez-vous cette information pour rester professionnel tout en signalant votre contrainte ?
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Formulation possible :
« Je vous informe que je ne serai pas en mesure de vous faire parvenir le compte rendu avant 14h, comme demandé, en raison de mon empêchement personnel. Toutefois, je m'engage à vous le transmettre dès que possible dans l'après-midi, et au plus tard à 15h. Si ce délai ne vous convient pas, n'hésitez pas à me le faire savoir. »
Justification :
- On annonce la contrainte clairement, sans excès d'excuses.
- On propose un délai alternatif (15h) pour montrer sa flexibilité.
- On laisse la porte ouverte à une discussion.
- Le ton reste respectueux et professionnel.