Notification à la préfecture : quel registre, quels mots ?
La SARL Delcourt (14 salariés, menuiserie) doit informer la préfecture, son client principal, d'un retard de neuf jours sur la livraison de 60 banquettes destinées à un hall d'accueil. Le marché public prévoit une pénalité de 150 € par jour et exige une notification écrite « en langue française, en termes clairs et non équivoques ». Un apprenti a préparé un brouillon :
« Bonjour, du coup on est un peu à la bourre sur votre commande, y'a un souci d'approvisionnement au niveau du bois. On va faire au mieux, mais on peut pas garantir le 12. Si ça vous va, on peut voir pour un geste. »
La responsable veut garder un ton courtois et ferme, sans reconnaître une faute lourde. Elle hésite entre « annuler », « résilier », « reporter » et « différer », ainsi qu'entre « à l'attention de » et « à l'intention de ». La lettre doit tenir sur une page.
1. Réécrivez le brouillon en trois phrases de registre soutenu, sans jargon ni tournures familières, en conservant l'offre de geste commercial.
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Proposition :
« Madame, Monsieur, nous vous informons que la livraison des soixante banquettes commandées, prévue le 12, sera différée de neuf jours en raison d'une rupture d'approvisionnement en bois. Nous mettons tout en œuvre pour réduire ce délai et vous tiendrons informés chaque semaine de son évolution. Conscients de la gêne occasionnée, nous vous proposons un geste commercial dont les modalités vous seront précisées dans notre prochain courrier. »
Justification des choix :
- « du coup », « y'a », « à la bourre », « on » → supprimés : oralité et indétermination du sujet.
- « au niveau du bois » → « en raison d'une rupture d'approvisionnement » : « au niveau de » exprime mal la cause.
- « on va faire au mieux » → « nous mettons tout en œuvre » : engagement sans promesse impossible.
- « en raison de » plutôt que « de notre fait » : on décrit la cause sans reconnaître une faute lourde, ce qui est l'enjeu juridique de la lettre.
2. Choisissez le verbe exact pour trois situations et justifiez : mettre fin au marché avant son terme, déplacer la date de livraison, renoncer purement et simplement à la commande.
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Trois verbes, trois régimes différents.
- Résilier le marché : mettre fin à un contrat avant son terme, en principe selon les clauses prévues. « Annuler » un marché serait impropre, car l'annulation efface l'acte dès l'origine.
- Reporter (ou différer) la livraison au 21 : déplacer à une date ultérieure. « Différer » est plus soutenu et met l'accent sur le délai ; « reporter » est plus neutre. Aucun des deux n'implique une renonciation.
- Annuler la commande : y renoncer. Attention, une entreprise ne peut pas annuler unilatéralement une commande ferme sans s'exposer ; le mot doit être employé seulement si les deux parties en sont d'accord.
Le choix lexical n'est pas cosmétique : dans un marché public, écrire « annuler » au lieu de « différer » transforme une simple information en inexécution.
3. « À l'attention de » ou « à l'intention de » ? Et que reprocher exactement à « au niveau de » ?
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« À l'attention de » : le courrier est destiné à quelqu'un, on le lui adresse. C'est la formule de l'en-tête. « À l'intention de » : en faveur de, à destination de quelqu'un à qui l'on destine un geste, un hommage, une attention. On écrira donc « un geste commercial à l'intention de nos clients », mais « à l'attention de Mme la Préfète » sur la lettre.
« Au niveau de » : trois reproches. D'abord, l'image de hiérarchie ou de palier est presque toujours absente. Ensuite, la locution sert à tout - cause, domaine, lieu - et devient imprécise. Enfin, elle alourdit la phrase. Remplacer selon le cas par « en raison de », « s'agissant de », « pour ce qui est de », « à l'échelle de » ou simplement par une préposition.
Dans une notification à la préfecture, l'imprécision lexicale se paie : c'est le genre de texte où chaque mot peut être relu contre vous.