La minute incomplète et l'expédition exécutoire réclamée en urgence
Au tribunal de première instance d'Abidjan-Plateau, le greffe civil enregistre le 3 mars 2025 une demande d'expédition formée par Me Koffi, avocat de la partie demanderesse dans une instance en divorce. Le jugement a été prononcé le 14 février 2025 et porte au répertoire général le numéro 245/2025. En sortant la minute du classeur, l'agent de greffe constate que la page de signatures comporte bien les signatures des deux juges et du greffier, mais que la mention « prononcé à l'audience du ... » est restée vierge ; seule figure la date de mise au net, 28 février 2025. Une copie simple a pourtant déjà été délivrée le 25 février à l'autre partie, qui l'a transmise à son assureur. Me Koffi exige une expédition revêtue de la formule exécutoire avant le 10 mars, faute de quoi il dit saisir le président du tribunal. Le greffier en chef est en mission pour trois jours ; l'agent est seul au bureau des expéditions et le dossier comporte une pièce d'état civil à transmettre à l'officier de l'état civil.
1. L'agent de greffe peut-il compléter lui-même la date de prononcé sur la minute et délivrer l'expédition revêtue de la formule exécutoire ?
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Non. La minute est l'acte original authentique ; elle ne peut être modifiée que par le juge qui a statué, au besoin par un procès-verbal de rectification, ou par la juridiction supérieure en cas d'erreur matérielle. Le greffier n'a pas le pouvoir de créer ou de compléter une mention essentielle, surtout la date de prononcé : cette date fixe le point de départ des délais de recours et l'autorité de la chose jugée. Ajouter une date, même exacte, serait une altération de l'acte et engagerait la responsabilité disciplinaire et pénale de l'agent. La copie simple déjà délivrée ne régularise rien ; elle doit être suivie et, si nécessaire, signalée. La bonne démarche est de ne rien modifier, de consigner le constat dans une note au greffier en chef et au président, de placer le dossier en attente de régularisation, et de délivrer seulement une copie simple avec la mention des réserves. L'expédition exécutoire ne pourra être établie qu'après signature ou rectification régulière de la minute.
2. Quelles mentions et précautions doivent accompagner l'expédition et la transmission à l'état civil ?
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L'expédition doit reproduire fidèlement la minute : juridiction, composition, parties, date de prononcé, motifs et dispositif, signatures, mention « pour expédition conforme » et signature du greffier en chef ou de son délégué. La formule exécutoire ne s'ajoute que si la décision est exécutoire et sur demande ; elle ne supplée pas une minute irrégulière. Pour le divorce, le greffier doit transmettre un avis ou bulletin à l'officier de l'état civil aux fins de mention marginale sur l'acte de mariage ; cette transmission doit être datée et enregistrée dans un registre, avec copie au dossier. Tant que la date de prononcé n'est pas régularisée, la transmission est prématurée : l'état civil enregistrerait une date fausse. Il faut donc attendre la rectification, puis transmettre avec la mention exacte. L'agent doit aussi vérifier que le délai d'appel n'est pas expiré avant de délivrer une copie exécutoire, car l'exécution provisoire peut être suspendue.
3. L'agent peut-il refuser toute délivrance à l'avocat ?
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Il ne peut pas refuser toute délivrance : la partie a droit à une copie de la décision. Mais il peut et doit refuser l'expédition exécutoire tant que la minute est incomplète. Il délivrera une copie simple, avec un écrit indiquant la difficulté et la date prévisible de régularisation, et remettra un récépissé de la demande. Il ne doit pas céder à la menace de saisir le président ; il peut au contraire informer sa hiérarchie. Le refus doit être écrit, courtois et motivé, jamais oral et sec. L'agent doit rester neutre et ne pas laisser entendre que l'avocat obtiendra une faveur. Si l'avocat insiste, le dossier est transmis au greffier en chef. Cette conduite protège l'agent, l'institution et les parties.