Techniques de greffe : rédaction d'actes, tenue des registres et gestion des dossiers
Le domaine est le cœur du métier : rédaction des actes, tenue des registres et gestion du dossier. Les questions portent sur les mentions obligatoires, la distinction entre minute, expédition et grosse, la traçabilité des pièces et l'archivage.
Les registres
- Registre d'ordre ou répertoire général, registre des rôles, plumitif d'audience, registre des actes : chaque inscription est continue, datée et numérotée.
- Les registres sont cotés et paraphés par le président de la juridiction, reliés et conservés au greffe ; les ratures sont rayées, approuvées et signées, jamais effacées.
- Toute pièce reçue est enregistrée avec sa date, son auteur et sa nature ; toute sortie de dossier se fait sous décharge.
Les actes
- Mentions essentielles : juridiction, date et heure, composition, identité des parties et de leurs conseils, objet, décisions, signature du président et du greffier.
- La minute reste au greffe et ne circule pas ; l'expédition est la copie délivrée aux parties ; la grosse est l'expédition revêtue de la formule exécutoire.
- La notification et la signification doivent mentionner les voies et délais de recours.
La gestion du dossier
- Ouverture à l'enrôlement, cotation et inventaire des pièces, communication aux avocats et au parquet, archivage puis versement aux archives nationales à l'expiration des délais de conservation.
Exemple raisonné
Rédaction du plumitif d'une audience civile : on indique la date, la juridiction, la composition, le numéro de rôle, les parties et leurs avocats, les demandes, les pièces visées, l'incident éventuel et la décision (jugement, renvoi, mise en délibéré). La mention de la décision doit permettre de retrouver la minute : même numéro, même date. On termine par les signatures du président et du greffier ; sans elles, l'acte n'a pas la valeur probante attendue.
Pièges à éviter
- Faire signer la grosse et l'expédition par le seul greffier.
- Délivrer une grosse sans formule exécutoire.
- Omettre la mention des voies et délais de recours.
- Laisser sortir la minute du greffe ou la communiquer à un tiers.
- Négliger l'inventaire des pièces, qui rend le dossier inexploitable en appel.