Reescribir un párrafo de informe antes de entregarlo
Un estudiante de un técnico laboral en gestión administrativa debe entregar un informe de diagnóstico sobre la biblioteca de su institución, dirigido al comité académico. El párrafo que redactó, y que debe corregir antes de entregar, es este: «En el presente informe se da a conocer que la situación de la biblioteca es bastante crítica, ya que hay muchos problemas, porque los estudiantes no van, entonces no hay préstamos, entonces no se justifica el presupuesto, entonces hay que hacer algo urgente, entonces se propone una campaña». El docente le pide tres cosas antes de calificar: diagnosticar los problemas del párrafo, reescribirlo manteniendo la información disponible y adaptar la misma idea a un correo electrónico breve dirigido a la rectoría. El estudiante no tiene cifras propias de la biblioteca y no puede inventarlas; solo cuenta con lo que aparece en el párrafo.
1. Diagnostica los problemas del párrafo y ejemplifícalos con fragmentos del texto.
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1. Cohesión deficiente. «Entonces» aparece cuatro veces y es el único conector. Peor: no siempre marca consecuencia real. «No hay préstamos, entonces no se justifica el presupuesto» es una inferencia del autor, no un efecto de los préstamos; mezclar hecho y conclusión dentro de una cadena causal es el error de fondo.
2. Falta de progresión. El párrafo anuncia un problema y no lo sustenta: no dice cuántos estudiantes, cuántos préstamos ni qué presupuesto. Cada «entonces» agrega una afirmación nueva sin desarrollar la anterior, así que el lector recibe una conclusión tras otra sin evidencia.
3. Registro inadecuado. «Bastante crítica», «muchos problemas», «algo urgente» son valoraciones vagas y subjetivas; un informe al comité académico exige precisión y un tono impersonal.
4. Fórmulas vacías. «En el presente informe se da a conocer que» es una perífrasis que no aporta información y retrasa la oración principal.
5. Ausencia de cierre operativo. «Se propone una campaña» no dice qué campaña, con qué objetivo ni cómo se evaluaría, de modo que el comité no puede decidir nada con ese insumo.
2. Reescribe el párrafo en 60-80 palabras, sin inventar datos, de modo que sea apto para el informe.
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Reescritura (75 palabras):
«La biblioteca presenta una situación crítica: según el diagnóstico preliminar, los estudiantes no están utilizando el servicio, lo que se traduce en un número mínimo de préstamos. Si se confirma esa baja demanda, el presupuesto asignado resultaría difícil de justificar. Antes de proponer una campaña de difusión conviene verificar las causas de la baja asistencia y reportar las cifras de uso del último periodo, que este informe todavía no incorpora.»
Qué se cambió y por qué:
- Se eliminó la perífrasis inicial y la oración principal abre el párrafo.
- Los cuatro «entonces» se sustituyeron por relaciones explícitas: consecuencia («lo que se traduce en»), condición («si se confirma»), finalidad («antes de proponer»).
- «No se justifica el presupuesto» pasó de afirmación a conclusión condicionada a los datos, porque el estudiante no tiene cifras.
- Se reemplazaron las valoraciones vagas por formulaciones verificables.
La regla aplicada: cuando falta el dato, el informe debe decir que falta, no rellenarlo con adjetivos.
3. Adapta la misma idea a un correo breve dirigido a la rectoría. ¿Qué cambia respecto del informe y por qué?
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Versión correo:
«Asunto: Diagnóstico preliminar de la biblioteca - solicitud de cifras de uso
Estimado rector:
Me dirijo a usted para presentar el diagnóstico preliminar de la biblioteca institucional. Según la información disponible, el servicio registra un uso muy bajo y los préstamos son escasos, lo que dificulta justificar el presupuesto asignado.
Para completar el informe necesito las cifras de asistencia y de préstamos del último trimestre. Quedo atento a su respuesta.
Cordialmente, [Nombre], aprendiz de Gestión Administrativa»
Qué cambia y por qué:
- Asunto informativo: el informe no lo necesita porque ya tiene título; el correo sí, porque el destinatario decide qué abrir.
- Vocativo y cierre: el correo se dirige a una persona; el informe se dirige a un órgano colegiado y usa tercera persona.
- Extensión y foco: el correo pide algo concreto (las cifras) en el segundo párrafo; el informe desarrolla el diagnóstico.
- Registro: «Quedo atento» es aceptable en correo institucional; en el informe equivaldría a una fórmula personal que debe evitarse.
Lo que no cambia: ni los hechos ni la honestidad sobre los datos faltantes. Cambiar de género no autoriza a inventar cifras.