Formelle E-Mail an das Prüfungsamt wegen Nachschreibtermin
Im Prüfungsteil „Schriftlicher Ausdruck“ sollst du eine E-Mail an das Prüfungsamt der Universität Heidelberg schreiben. Du hast die Klausur „Einführung in die deutsche Literaturwissenschaft“ am 12. Juli 2025 wegen einer fieberhaften Erkältung nicht mitschreiben können. Ein ärztliches Attest liegt vor. Du möchtest einen Nachschreibtermin und fragst, ob ein bestimmtes Formular nötig ist. Die Vorgabe lautet: 120–150 Wörter, durchgehend formell, keine Du-Form, klare Bitte. Dein erster Entwurf beginnt: „Hey, ich konnte am 12. Juli nicht kommen, weil ich krank war. Schickt mir bitte schnell einen neuen Termin.“ Ein Tutor sagt, der Entwurf sei „zu direkt“, eine Kommilitonin findet ihn „okay, weil man ja krank war“. Du musst entscheiden, welche Rückmeldung für die Prüfungssituation zutrifft, und den Entwurf überarbeiten.
1. Überarbeite den informellen Beginn in eine formelle Bitte. Nenne drei konkrete sprachliche Änderungen und begründe sie.
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Drei Änderungen:
- Anrede: „Hey“ → „Sehr geehrte Damen und Herren,“ (oder „Sehr geehrte Frau …,“ wenn der Name bekannt ist).
- Sachverhalt statt Vorwurf: „ich konnte am 12. Juli nicht kommen, weil ich krank war“ → „leider konnte ich am 12. Juli 2025 wegen einer fieberhaften Erkältung nicht an der Klausur teilnehmen“. Das ist formeller und nennt den Grund präzise.
- Bitte statt Imperativ: „Schickt mir bitte schnell einen neuen Termin“ → „Ich bitte Sie daher um einen Nachschreibtermin und um Informationen, ob dafür ein Formular erforderlich ist.“ Der Imperativ „Schickt“ ist im Prüfungskontext zu direkt; „schnell“ wirkt fordernd. Die Änderungen verschieben den Text von Nähe und Informalität zu Distanz und Respekt, ohne die Bitte abzuschwächen.
2. Entwirf eine Gliederung in vier Schritten und erkläre, warum das Attest nicht als erstes genannt werden sollte.
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Gliederung: 1. Anrede („Sehr geehrte Damen und Herren,“). 2. Kontext und Sachverhalt: Wer schreibt, welche Klausur, welches Datum, warum nicht teilgenommen. 3. Bitte und Frage: Nachschreibtermin, Formular, Frist. 4. Nachweis und Gruß: Attest anbieten, „Mit freundlichen Grüßen“, Name. Das Attest sollte nicht als erstes genannt werden, weil der Leser zuerst den Anlass verstehen muss; es stützt die Bitte, ersetzt sie aber nicht. Eine gute Reihenfolge ist: Situation klären → Bitte formulieren → Nachweis anbieten. So bleibt die E-Mail höflich und prüfungsangemessen.
3. Welche Anrede und welcher Gruß sind passend? Warum sind „Hallo Prüfungsamt“ und „LG“ ungeeignet?
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Passend sind „Sehr geehrte Damen und Herren,“ (wenn kein Name bekannt ist) und „Mit freundlichen Grüßen“. „Hallo Prüfungsamt“ ist zu informell und spricht eine Institution wie eine Person an; „LG“ ist eine Chat-Abkürzung und im Prüfungsausdruck unangemessen. Die Anrede muss den Adressaten und die Distanz respektieren. Wenn ein Name bekannt ist, ist „Sehr geehrte Frau Dr. …,“ besser als die kollektive Anrede. Der Gruß sollte vollständig ausgeschrieben sein. Das ist keine reine Höflichkeitsfrage: Die Prüfung bewertet, ob du den Register einer formellen E-Mail beherrschst.