Gestion administrative, financière et matérielle d'une structure d'animation
Ce domaine porte sur la gestion quotidienne d'une structure : budget, comptabilité, subventions, achats, matériel. On attend de vous que vous distinguiez les logiques publiques et associatives et que vous sachiez lire un budget.
Budgets publics
Une commune vote son budget en M14 (M57 pour les entités qui l'ont adoptée) : sections de fonctionnement et d'investissement, équilibre réel, vote par chapitre, nomenclature par nature (60 achats, 61 services extérieurs, 64 charges de personnel, 65 autres charges, 70 ventes, 74 subventions) et par fonction. Le débat d'orientation budgétaire précède le vote ; le compte administratif et le compte de gestion clôturent l'exercice. Séparation de l'ordonnateur et du comptable public : l'un engage et liquide, l'autre paie et contrôle.
Associations
Budget prévisionnel, compte de résultat, bilan, plan de trésorerie, plan comptable des associations. Un commissaire aux comptes doit être désigné lorsque les subventions dépassent 153 000 €. La subvention relève de la loi du 12 avril 2000 : convention, compte rendu financier au-delà de 23 000 €, justification des dépenses. Attention à la frontière avec l'achat public : si la collectivité impose le contenu, le tarif et contrôle l'exécution, il s'agit d'un marché, non d'une subvention.
Achats et matériel
Seuils de la commande publique actualisés périodiquement : dispense de publicité et de mise en concurrence sous 40 000 € HT, procédure adaptée au-delà, seuils européens pour les marchés formalisés. Inventaire, registre des immobilisations, contrôles périodiques des équipements de jeu, maintenance préventive, fiches de sécurité.
Ressources et tarification
Participations des familles fixées par délibération, quotient familial, prestations de la CAF (prestation de service accueil de loisirs, convention territoriale globale), recettes propres, mécénat. Le coût par enfant et le taux de prise en charge sont les indicateurs de pilotage à savoir citer.
Exemple raisonné
Un séjour de quarante enfants coûte 24 000 €. Recettes : 12 000 € de participations familiales, 6 000 € de subvention CAF, 3 000 € de la commune, 3 000 € d'autofinancement. Raisonnement : vérifier l'équilibre, calculer le coût par enfant (600 €) et le taux de prise en charge publique (37,5 %), sécuriser la trésorerie par des acomptes et un échéancier, produire le compte rendu financier et le bilan pédagogique.
Pièges
Confondre fonctionnement et investissement ; croire qu'une subvention finance un résultat et non un projet ; oublier le compte rendu financier ; ignorer le seuil de 153 000 € ; qualifier un achat de subvention sans analyser l'initiative de l'association.