Une donation patrimoniale sous conditions, un fonds moisi et un désherbage sensible

Ce qui est acceptable. Le nom du fonds, la constitution d'un comité scientifique associant la famille, une salle de consultation patrimoniale : oui, sans difficulté. Une clause de « non-vente » est juridiquement sans objet - les collections publiques sont inaliénables - mais elle ne coûte rien et peut être reprise dans la convention pour rassurer la donatrice.

Ce qui ne l'est pas. « À perpétuité » : une assemblée ne peut pas lier les assemblées futures ; accepter une charge perpétuelle expose la collectivité à un contentieux et à une charge budgétaire non maîtrisée. La consultation « sur autorisation écrite de la famille » contredit l'égal accès au service public et la mission de diffusion : on peut accueillir sur rendez-vous, avec des règles de conservation, mais pas filtrer les lecteurs par la famille. Il faut donc négocier, en expliquant ces deux points à la donatrice - dans la plupart des cas, la fierté du nom suffit.

Le chiffrage. 720 volumes (nettoyage, petites réparations) : environ 25 000 € ; 74 volumes de presse reliée (restauration, désacidification) : environ 18 000 € ; 780 dossiers (boîtes, reconditionnement) : environ 4 500 € ; conditionnement et rayonnages : 8 000 € ; traitement intellectuel : environ 300 heures. Total approchant 55 000 € pour un budget d'acquisitions de 78 000 €.

Décision proposée. Accepter les 720 volumes, la presse reliée et les dossiers ; refuser les 3 100 romans de poche (doublons, aucun intérêt patrimonial, coût de traitement et d'espace) en proposant une autre destination ; signer une convention de donation sans charge perpétuelle ; ne pas engager la dépense avant délibération et plan de financement (DRAC, mécénat, reçu fiscal à vérifier avec la trésorerie).

Sécuriser les personnes d'abord. Fermer la salle et le local, interdire toute manipulation à l'équipe, équiper (gants, masque FFP2), ne jamais utiliser d'eau de Javel ni de fongicide domestique : cela fixe les spores et dégrade le papier. Faire constater par le médecin du travail et la formation spécialisée du CSE, puis actualiser le document unique d'évaluation des risques.

Traiter les biens. Isoler les 1 200 ouvrages dans un sas, mesurer humidité et température (cible inférieure à 55 % d'humidité relative), sécher rapidement, congeler si l'infestation est active, puis confier à un prestataire spécialisé pour une désinfection en chambre. Aucun document ne retourne en rayon avant contrôle. Vérifier d'abord à qui appartiennent ces ouvrages : dépôt de l'école, donation, bien communal ? La réponse conditionne qui paie le traitement. Déclarer le sinistre à l'assurance dans les délais du contrat, avec constat, photographies et inventaire chiffré.

Traiter la cause. L'infiltration du local du fonds local est la cause probable : intervention technique immédiate, puis suivi hygrométrique sur plusieurs semaines avant réintégration. Réactiver le plan de sauvegarde des biens culturels et prioriser les 40 cartes postales et les imprimés antérieurs à 1914, qui sont les plus vulnérables.

Ce qu'il ne faut pas faire. Ouvrir au public « pour ne pas inquiéter », traiter au produit ménager, ou intégrer les ouvrages moisis au fonds local : c'est exposer les agents et contaminer le reste du fonds. Provisionner 6 000 à 12 000 € pour un traitement externe, à comparer au coût de perte définitive du fonds.

Distinguer deux régimes. Le désherbage courant concerne les documents contemporains : critères écrits dans la politique documentaire (état matériel, obsolescence, faible usage, doublons, délai depuis la dernière acquisition), décision tracée, radiation de l'inventaire, puis registre des éliminations (date, nombre, motif, destination, poids). L'élimination se fait par don, recyclage ou destruction, jamais par vente improvisée.

Les 180 imprimés antérieurs à 1914 et les 40 cartes postales relèvent du patrimoine. Ils ne peuvent pas suivre la même procédure : ce sont des documents anciens, précieux ou rares, dont la sortie d'inventaire suppose un déclassement décidé par l'assemblée délibérante après avis des services de l'État compétents (DRAC), et non une décision de service. Trois options s'offrent avant cela : reconditionner et intégrer au fonds patrimonial, transférer par convention de dépôt à une institution partenaire, ou conserver en magasin fermé avec un accès sur rendez-vous.

Sur la méthode. Ne pas lancer les 2 500 documents en une seule vague : un comité de pilotage (responsable de service, référent fonds local, archiviste municipal, élu) valide les listes, et une double vérification est faite sur tout document antérieur à 1950. Le risque est double : perdre un document local unique, ou conserver à l'identique un fonds qui n'est plus consulté. Le registre des éliminations est aussi la preuve, en cas de contrôle, que la collectivité gère normalement son domaine public mobilier. Enfin, associer les Amis de la bibliothèque et la société d'histoire locale au tri évite les rumeurs de « pilon » qui coûtent cher en image.