Collections : politique documentaire, acquisition, traitement, conservation et élimination
Ce domaine vérifie la maîtrise du cycle de vie des collections : définir une politique documentaire, acquérir, décrire, conserver, désherber et rendre compte. Il ne s’agit pas de « choisir des livres » mais de construire une offre cohérente avec les publics et les moyens.
Politique documentaire et acquisition
La charte documentaire fixe les missions, les publics, les domaines, les niveaux de collection, les critères de sélection et les règles de renouvellement. Le plan de développement des collections traduit ces orientations en objectifs quantitatifs et budgétaires. Les acquisitions respectent la commande publique : seuils, mise en concurrence, marchés ou bons de commande, réception et contrôle. La coopération (prêt entre bibliothèques, acquisitions partagées) évite les doublons inutiles.
Traitement intellectuel et matériel
Le catalogage décrit le document selon des normes (UNIMARC, RDA), avec des points d’accès auteurs et sujets. L’indexation matière utilise un langage contrôlé, par exemple RAMEAU ; la classification Dewey organise les rayons. Le traitement matériel comprend l’équipement, la cote, l’antivol et la mise en rayon. La qualité des métadonnées conditionne la recherche, le prêt et les statistiques.
Conservation et élimination
La conservation préventive agit sur les conditions de stockage, la lumière, l’humidité, la manipulation et la sécurité. Un plan de sauvegarde des biens culturels prépare la réponse aux sinistres. Le désherbage est une opération régulière et argumentée : documents obsolètes, détériorés, peu empruntés ou redondants. Il suppose une trace écrite, le respect des documents patrimoniaux et, le cas échéant, l’avis des instances compétentes. La numérisation ne remplace pas la conservation de l’original.
Exemple raisonné
Une section « romans » doit libérer deux rayonnages. Raisonnement : appliquer la charte et le plan de développement ; examiner l’état, la date, la fréquence de prêt et la présence au catalogue ; identifier les titres de fond et les exemplaires de conservation ; proposer un don ou un pilon selon la procédure ; consigner les sorties ; réévaluer l’offre. On ne retire pas au seul critère esthétique ou personnel.
Pièges à éviter
Confondre désherbage et censure ; éliminer sans traçabilité ; croire que tout document ancien est patrimonial ; négliger les normes de catalogage ; oublier que l’achat public est encadré.