औपचारिक पत्र में प्रारूप, शैली और अप्रासंगिक विवरण की कटौती

कमियों को शीर्षक से जोड़ना ज़रूरी है, वरना एक ही गलती दो बार कट जाती है।

1. 'प्रिय महोदय' और तिथि-विषय का अभाव: 'प्रिय' प्रायः निजी पत्रों का संबोधन है; औपचारिक पत्र में 'सेवा में', 'महोदय' या 'आदरणीय प्रधानाचार्य महोदय', तिथि और विषय-पंक्ति होती है। यह पूरी कमी प्रारूप (1 अंक) में जाएगी।
2. आज्ञार्थ और अनौपचारिक लहजा: 'जल्दी से मंगवा दें', 'आप जल्दी देखिए'-ये आदेश जैसे लगते हैं। औपचारिक अनुरोध 'कृपा करके मँगवाने की कृपा करें', 'सादर प्रार्थना है' जैसी रचना माँगता है। यह औपचारिक शैली (1 अंक) का नुकसान है।
3. अप्रासंगिक विवरण: पंखा खराब होना और बहन को किताबें चाहिए-ये विषय से भटकाव हैं। अच्छा पत्र एक ही माँग पर केंद्रित रहता है। यह विषय-वस्तु (2 अंक) में कटौती का कारण है।
4. अपूर्ण समापन: 'धन्यवाद' के बाद 'भवदीया/सादर' और नाम-कक्षा नहीं है; पत्र अधूरा लगता है। यह भी प्रारूप में ही गिना जाएगा।

भाषा का अंक पूरा दिया जा सकता है-वाक्य स्पष्ट हैं और वर्तनी ठीक है; कमी भाषा की नहीं, शिष्टाचार और संगठन की है।

औपचारिक पत्र का ढाँचा तीन चीज़ों से खड़ा होता है-संबोधन, विषय और विनम्र समापन। सुधरा हुआ प्रारंभ इस प्रकार हो सकता है:

सेवा में, प्रधानाचार्य महोदय, शासकीय उच्च विद्यालय, ______ दिनांक: ______

विषय-पुस्तकालय हेतु हिंदी की नई पुस्तकें मँगवाने के संबंध में।

महोदय, सविनय निवेदन है कि मैं कक्षा दस की छात्रा हूँ और हमारे पुस्तकालय में हिंदी साहित्य की पुस्तकें अपर्याप्त हैं। अतः आपसे सादर प्रार्थना है कि पुस्तकालय के लिए हिंदी की नई पुस्तकें मँगवाने की कृपा करें।

समापन: 'इसके लिए मैं आपकी आभारी रहूँगी।' भवदीया, मीना, कक्षा दस 'अ'

ध्यान दें: 'प्रिय' हटाकर 'महोदय' आया, 'जल्दी से मंगवा दें' की जगह 'मँगवाने की कृपा करें' आया-यही आज्ञार्थ से विनयार्थ में परिवर्तन है। अंत में 'धन्यवाद' की जगह 'भवदीया' और नाम आया, जिससे पत्र औपचारिक रूप से पूरा होता है।

मीना को लगभग 3.5/5 अंक उचित हैं।

• प्रारूप-0.5/1: संबोधन, तिथि, विषय और समापन चारों में कमी है; एक-एक के लिए अलग काटें तो अंक शून्य हो जाएँगे, इसलिए शीर्षक के भीतर कुल आधा अंक काटना संतुलित है।
• विषय-वस्तु-1.5/2: मुख्य माँग (पुस्तकें मँगवाना) ठीक है, पर आधा अंक अप्रासंगिक विवरणों (पंखा, बहन) और विस्तार की कमी के कारण कटता है।
• भाषा-1/1: वाक्य स्पष्ट, वर्तनी शुद्ध; यहाँ काटने का कोई ठोस आधार नहीं।
• औपचारिक शैली-0.5/1: आज्ञार्थ और 'आप जल्दी देखिए' जैसे प्रयोग औपचारिक पत्र में अनुपयुक्त हैं।

शब्द-सीमा पर: सौ शब्द की सीमा का अर्थ है कि विषय को पूरा समझाने की गुंजाइश है; पचास शब्द लिखना स्वयं अपर्याप्तता का संकेत है-इसलिए कटौती 'विषय-वस्तु' में ही परोक्ष रूप से हो जाती है। इसके ऊपर से अलग 'शब्द-सीमा' की कटौती करना दोहरी सज़ा होगी और अंक-योजना में जिस शीर्षक का उल्लेख नहीं, उसके नाम पर काटना अनुचित है।

यह उत्तर दिखाता है कि 'प्रारूप' को एक ही अंक में रखना कम पड़ता है, क्योंकि उसमें चार अलग-अलग चीज़ें आती हैं-संबोधन, तिथि, विषय-पंक्ति और समापन। मीना जैसी छात्रा भाषा में पूरी तरह सही है, पर प्रारूप में चार जगह चूकी है; फिर भी उसे केवल आधा अंक ही कटा। इसका उलटा भी खतरा है-ऐसा छात्र जो केवल विषय की सामग्री जानता है, वह भी प्रारूप के आधे अंक पा सकता है।

सुधार 1-अंक-योजना सूक्ष्म करें: प्रारूप को दो हिस्सों में बाँटें-'संबोधन एवं समापन' (0.5) और 'तिथि एवं विषय-पंक्ति' (0.5)। इससे कटौती का आधार स्पष्ट होगा और छात्रों को भी पता रहेगा कि क्या-क्या अनिवार्य है।

सुधार 2-शब्द-सीमा पर नीति पहले तय करें: कक्षा को बताएँ कि सीमा से बहुत कम लिखने पर विषय-वस्तु में ही अंक घटेंगे; अलग शीर्षक नहीं बनेगा। साथ ही एक आदर्श पत्र का नमूना बोर्ड पर लिखवाएँ, जिसमें संबोधन से हस्ताक्षर तक का ढाँचा दिखे-नकल के लिए नहीं, ढाँचे के अभ्यास के लिए।