100 शब्द/मिनट की डिक्टेशन: संदिग्ध आउटलाइन, संक्षिप्त रूप और 40 मिनट की समय-सीमा
जिला परिषद कार्यालय में स्टेनो-टाइपिस्ट सुनीता को मुख्य कार्यकारी अधिकारी ने पाँच मिनट का पत्र 100 शब्द प्रति मिनट की गति से बोलकर दिया; कुल 500 शब्द दर्ज हुए। ट्रांसक्रिप्शन के लिए 40 मिनट हैं और कार्यालय की अपेक्षा है कि 95 प्रतिशत शुद्धता रहे। पढ़ते समय सुनीता को तीन जगह संदेह होता है। पहला, 'कर' और 'कार' तथा 'पर' और 'पार' के आउटलाइन एक-से लगते हैं। दूसरा, 'भा.स.' और 'रा.स.' जैसे संक्षिप्त रूप तो स्पष्ट हैं, पर एक जगह 'मा.' लिखा है, जो 'मार्च', 'माता' या 'माह' - तीनों हो सकता है। तीसरा, एक वाक्य में 'अनुदान' और 'आनंद' में से कौन-सा शब्द था, यह स्पष्ट नहीं। पत्र में योजना की स्वीकृति-राशि और माह का उल्लेख है तथा उसे अधिकारी के हस्ताक्षर से आज ही जाना है।
1. 'मा.' के तीन संभावित विस्तारों में से सही अर्थ कैसे तय करेंगे? क्या अधिकारी से पूछना चाहिए?
Read the worked answer
अनुमान से नहीं, तीन जाँचों से तय करें:
- स्थानीय प्रसंग - वाक्य में स्वीकृति-राशि और तिथि दोनों हैं; 'मार्च' माह के स्थान पर बैठता है। 'माता' व्याकरण में ही नहीं बैठता और 'माह' तिथि के साथ अनावश्यक पुनरुक्ति है।
- अन्य अभिलेख - डायरी क्रमांक, पूर्व पत्र की तिथि या साथ लगे प्रस्ताव से माह की पुष्टि हो सकती है।
- अधिकारी से बंद प्रश्न - यदि फिर भी संदेह रहे तो पूछें: 'यह मार्च माह है या सितंबर?' खुला प्रश्न समय बर्बाद करता है और अस्पष्टता का संदेश देता है।
राशि और माह वाले पत्र में गलत विस्तार की कीमत देर से पुष्टि से बड़ी है। इसलिए टाइप करते समय pencil से '?' लगाकर आगे बढ़ें, लय न तोड़ें, और हस्ताक्षर से पहले पुष्टि कर लें।
2. 'कर/कार' और 'पर/पार' जैसे जोड़ों को 95 प्रतिशत शुद्धता की सीमा में रहते हुए कैसे निबटाएँगे?
Read the worked answer
95% शुद्धता का अर्थ है 500 शब्दों में अधिकतम 25 अशुद्धियाँ - इसलिए हर संदिग्ध शब्द पर ठहरना संभव नहीं।
- व्याकरण देखें: 'कर' क्रिया-रूप है ('कर देना', 'कर रहा है', 'कर लिया'), 'कार' संज्ञा ('मोटर कार')। 'पर' संबंधसूचक है ('मेज़ पर'), 'पार' दूसरी ओर ('नदी पार')।
- आगे-पीछे के शब्द देखें: क्रिया के साथ आने पर रूप स्पष्ट हो जाता है; योजना-स्वीकृति के पत्र में 'मोटर कार' जैसी संज्ञा का प्रसंग ही नहीं है।
- 50-50 की स्थिति में: रिक्त स्थान भी अशुद्धि गिना जाएगा, इसलिए प्रसंग के अनुसार सबसे संभावित शब्द लिखें और हाशिये पर चिह्न लगाएँ; हस्ताक्षर से पहले एक बार जाँच लें। 'अनुदान/आनंद' में भी यही विधि - योजना की राशि वाले वाक्य में 'अनुदान' ही बैठता है।
3. 500 शब्दों के ट्रांसक्रिप्शन के लिए 40 मिनट की समय-योजना बनाइए और बताइए कि यह शब्दशः प्रतिलेख है या शुद्ध प्रतिलेख।
Read the worked answer
40 मिनट में 500 शब्द = लगभग 12.5 शब्द प्रति मिनट।
- 2 मिनट: नोट्स को क्रम में रखना, पृष्ठ क्रमांकन, चिह्नांकित संदेहों की सूची।
- 25 मिनट: टाइपिंग (लगभग 20 शब्द/मिनट); रुककर सोचने की गुंजाइश नहीं, इसलिए संदेह पर चिह्न लगाकर आगे।
- 8 मिनट: मिलान - नाम, पद, राशि, तिथि, योजना का नाम; पत्र की वैधता इन्हीं पर टिकी है।
- 5 मिनट: प्रिंट, अंतिम पाठ और हस्ताक्षर के लिए प्रस्तुति।
चूँकि यह अधिकारी के नाम से जाने वाला पत्र है, यह शब्दशः रिकॉर्ड नहीं बल्कि शुद्ध प्रतिलेख है - दोहराव और भरत-वाक्य हटाए जा सकते हैं, पर तथ्य, राशि और तिथि में कोई परिवर्तन नहीं। शब्दशः की अपेक्षा केवल बैठक-कार्यवृत्त में होती है।