रेमिंगटन से इनस्क्रिप्ट: तीन घंटे में आदेश-पत्र, छह कॉलम की सूची और चार प्रतियाँ
पंचायत समिति कार्यालय में हिंदी टाइपिस्ट का नया पद भरा गया है। उसने निजी संस्थान में रेमिंगटन लेआउट पर 40 शब्द प्रति मिनट की गति बनाई है, पर कार्यालय के कंप्यूटर पर इनस्क्रिप्ट लेआउट और मानक यूनिकोड हिंदी फॉन्ट लगा है। आज शाम चार बजे तक 350 शब्दों का आदेश-पत्र और छह कॉलम की राशि-सूची तैयार करनी है; पत्र की चार प्रतियाँ चाहिए - मूल, संबंधित शाखा, लेखा और कार्यालय प्रति। पत्र में 25 मिमी मार्जिन, पैरा हेडिंग और क्रमांकित बिंदु हैं। राशि-सूची के आँकड़े लेखा सहायक से मिलाने हैं और वह दोपहर दो बजे चला जाएगा। टाइपिस्ट के पास दोपहर एक बजे से तीन घंटे हैं और वह तय नहीं कर पा रहा कि पहले कौन-सा काम करे, कौन-सा लेआउट अपनाए और प्रूफ-सुधार कैसे करे।
1. आज के काम के लिए रेमिंगटन और इनस्क्रिप्ट में से कौन-सा लेआउट चुनना चाहिए और चुने हुए लेआउट की कम गति को कैसे संभालें?
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आज के लिए भी इनस्क्रिप्ट ही अपनाएँ, रेमिंगटन नहीं। तीन कारण:
- निरंतरता - फाइल दूसरे कर्मचारी को जाएगी और उनके पास इनस्क्रिप्ट है; रेमिंगटन में टाइप की फाइल कोई संपादित नहीं कर पाएगा। सरकारी कंप्यूटर पर इनस्क्रिप्ट मानक है और यूनिकोड-सक्षम है।
- सीखने का आधार - इनस्क्रिप्ट देवनागरी वर्णमाला के क्रम पर बना है, इसलिए वर्णमाला जानने वाले को पंक्तियाँ जल्दी याद होती हैं; रेमिंगटन की अंगुली-आदतें यहाँ काम नहीं आतीं, पर यह हानि अस्थायी है।
- मिश्रण की कीमत - एक ही दस्तावेज़ में दो लेआउट मिलाने से मात्रा-स्थान और रिक्ति दोनों बिगड़ती हैं; मिश्रण कभी न करें।
गति का प्रबंध: 30 शब्द/मिनट पर त्रुटि सहित टाइप करने से अच्छा है 15-20 शब्द/मिनट पर शुद्ध टाइप करें, क्योंकि शाम को सुधार में लगा समय बचत से अधिक होगा। पहले आधे घंटे वर्णमाला की पंक्तियों का अभ्यास करें और लेआउट चार्ट मेज़ पर रखें।
2. दो कामों का क्रम कैसे तय करें और छह कॉलम की राशि-सूची के लिए टाइपिंग सेटिंग क्या रखें?
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क्रम का आधार लंबाई नहीं, परस्पर निर्भरता है। राशि-सूची के आँकड़े लेखा सहायक से दो बजे से पहले मिलने चाहिए, इसलिए पहले आँकड़े कागज़ पर लिखवाकर जाँचें, फिर सूची टाइप करें (लगभग 30-40 मिनट), उसके बाद पत्र। यदि पहले पत्र लिखा गया और आँकड़े अटक गए तो दोनों काम देर से पूरे होंगे।
टाइपिंग सेटिंग:
- टैब स्टॉप पहले तय करें; स्पेस से कॉलम न बनाएँ।
- पहला कॉलम (क्रमांक/विवरण) left tab, राशि के कॉलम right tab पर, जिससे अंक इकाई के हिसाब से सीधे बैठें; अंतिम कॉलम (टिप्पणी) left tab।
- राशि भारतीय अंकन में - 1,50,000 - और इकाई 'रु.' केवल शीर्षक में एक बार।
- सॉफ्टवेयर में table सुविधा उपलब्ध हो तो उसी का प्रयोग करें; बाद में संशोधन सरल होगा।
- मार्जिन 25 मिमी, पैरा हेडिंग स्पष्ट, क्रमांकित बिंदु स्वचालित क्रमांकन से।
3. चार प्रतियों के साथ त्रुटि-सुधार और प्रूफ की रणनीति क्या होगी, विशेषकर राशि वाले आदेश में?
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पहले स्क्रीन पर सुधार, फिर प्रिंट। जाने वाली स्वच्छ प्रति पर whitener या हस्त-सुधार अधिकारी के सामने लापरवाही दिखाता है; राशि वाले आदेश में सुधारा हुआ अंक संदेह पैदा करता है, इसलिए गलत अंक मिलने पर पृष्ठ दोबारा प्रिंट करें।
- चार प्रतियाँ एक साथ प्रिंट होंगी; हर प्रति पर वितरण-लेबल जाँचें - मूल, संबंधित शाखा, लेखा प्रति, कार्यालय प्रति।
- प्रूफ एक बार ठीक से पढ़ने से सभी प्रतियाँ सुधर जाती हैं, पर हस्ताक्षर, प्रेषण-पंजिका की प्रविष्टि और क्रमांकन हर प्रति पर अलग होता है।
- जाने से पहले लेखा प्रति में राशि और मूल में आदेश-संख्या मिलाएँ; दोनों में अंतर सबसे सामान्य और सबसे महँगी गलती है।
- कार्यालय प्रति पर दिनांक और क्रमांक लिखकर फाइल में संलग्न करें, ताकि बाद में संदर्भ मिल सके।