कार्यालय प्रक्रिया और सचिवीय अभ्यास
परिचय
यह खंड कार्यालय संचालन और सचिवीय सहायता की प्रक्रियाओं को जाँचता है: डाक, फाइलिंग, अनुक्रमण, बैठक-कागज, अभिलेख, टेलीफोन शिष्टाचार और गोपनीयता। Stenographer की भूमिका सूचना को सही समय और सही रूप में पहुँचाना है।
मूल नियम
- आवक डाक को तारीख, प्रेषक और विषय के साथ दर्ज करें; आवश्यक पत्र को संबंधित फाइल में भेजें।
- फाइलिंग में वर्णानुक्रम, विषयानुक्रम या संख्यानुक्रम जैसी एक सुसंगत पद्धति अपनाएँ; indexing से फाइल तुरंत मिले।
- बैठक से पहले agenda और notice भेजें; बैठक में minutes के लिए निर्णय, प्रस्ताव और कार्य-निर्धारण अलग-अलग लिखें।
- अभिलेखों की retention अवधि और गोपनीय श्रेणी का पालन करें; नष्ट करने योग्य rough copy को सुरक्षित तरीके से dispose करें।
- टेलीफोन पर पहचान, उद्देश्य और संदेश को संक्षेप में लिखें; आवश्यक हो तो वापसी कॉल का समय तय करें।
उदाहरण
एक बैठक का agenda बनाते समय पहले पिछली बैठक के minutes की पुष्टि, फिर विभागीय समीक्षा, फिर बजट प्रस्ताव और अंत में अन्य विषय रखें। कारण: यह क्रम निर्णय को तार्किक बनाता है और minutes में प्रत्येक मद के निर्णय को अलग दर्ज करना आसान होता है। यदि agenda में समय-सीमा नहीं दी, तो बैठक बिखर सकती है।
जाल
- आवक पत्र को बिना दर्ज किए सीधे फाइल करना।
- फाइलिंग में एक से अधिक पद्धतियाँ मिलाना।
- minutes में चर्चा और निर्णय को अलग न करना।
- गोपनीय अभिलेखों की retention अवधि भूलना।