伝言メモは「訂正後」と「期限」で書く - 電話応対の聞き取り
あなたは三栄物流の受付を担当する陳（ちん）です。今日は4月8日（火）、退社は18時です。午前10時40分、取引先「北川工業」の購買部・大槻（おおつき）さんから電話がありました。手元の社内伝言メモは「宛名」「用件（品名・数量）」「納品日時」「支払条件」「折り返し連絡」の5欄に分かれています。
大槻さんの発言は次のとおりです。「品名は強化段ボール箱、数量は20箱……いえ、失礼、25箱でお願いします。納品は明後日の午後3時までに……あ、3時ではなく2時半までにお願いします。場所は弊社の第二倉庫です。支払いは元払いで……いえ、着払いで結構です。営業二部の井坂さんにお伝えください。」
井坂さんは今日から3日間、出張で不在だと伝えると、大槻さんは「では、井坂さんの課長さんに。お名前は結構です。念のため、明日の午前中に私の携帯へ折り返しをいただけますか」と言い、番号を伝えて電話を切りました。第二倉庫の受入締め切りは平日16時です。社内規則では、電話中に話し手が言い直した場合は訂正後の内容だけを書き、日時は日付と時刻を両方記入することになっています。メモは当日中に該当部署へ回します。
1. 「納品日時」欄には、日付と時刻をどのように書くべきか。根拠となる発言を挙げながら説明しなさい。
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結論：「4月10日（木）14時30分まで」と書く。
- 基準日は今日4月8日。「明後日」は4月10日になる。
- 時刻は「3時」と言った直後に「あ、3時ではなく2時半」と訂正されている。聴解では「いえ」「失礼」「ではなく」の直後が有効で、訂正前の数値を書いてはいけない。
- 「までに」は期限を表す。到着時刻の指定ではないので、「14時30分に届く」ではなく「14時30分までに届いていなければならない」と読む。第二倉庫の受入は平日16時までなので、この期限なら間に合う。
- もし15時と書けば、先方の指定より30分遅い期限を社内に伝えることになり、受入締め切り前でも指定違反の納品になる。
2. 数量欄と支払条件欄はどうなるか。聞き取りの際に注意すべき点も合わせて述べなさい。
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**結論：**数量は25箱、支払条件は着払い。
- 大槻さんは「20箱……いえ、失礼、25箱」と自ら訂正している。同様に「元払いで……いえ、着払いで」も訂正。訂正前の20箱・元払いを書くのは誤り。
- 支払条件は意味が正反対になる点に注意。「元払い」は送り主負担、「着払い」は受け取り側である北川工業の負担。聞き間違いよりも意味の取り違えが起きやすいので、復唱して確認するのが実務的。
- 数量が5箱増えたことで、第二倉庫の保管スペースや搬入車両の台数に影響する可能性がある。備考に「前回20箱から増加」と添えておけば、倉庫側が手配を変えられる。
3. 「宛名」欄と「折り返し連絡」欄には何を書くか。井坂さんが不在である点をどう扱うか。
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**結論：**宛名は「営業二部 井坂さんの課長（氏名は聞かないよう指示あり）」、実務上は「営業二部長」と書き、備考に「井坂さん（本日から3日間出張）宛ての件」と付記する。折り返しは「4月9日午前中、大槻さんの携帯（聞き取った番号）」。
- 相手は「お名前は結構です」と明示している。氏名を聞き出そうとするのは指示違反で、役職で特定できる形にする。
- 「明日の午前中」は4月9日の午前中であり、当日夕方ではない。
- メモは当日中に営業二部へ回す決まりなので、折り返しの期限が翌日でも回付は今日行う。ここを混同すると「明日でいい」と判断を誤る。