社内メールの依頼を整理する--「しなくてよいこと」を選ぶ
川口さんは、社内の定例会議の資料を担当している。金曜の朝、営業部の佐藤さんから次のメールを受け取った。
件名：来週の打合せ資料について 川口さん お疲れさまです。営業部の佐藤です。 来週火曜（14日）10時からの定例会議の資料ですが、前回送っていただいた版の3ページ目、売上の数値が先月分のままになっていました。お手数ですが、今週金曜（10日）17時までに修正版を送っていただけますか。 なお、会議室が取れなかったため、当日はオンライン（社内リンク）での開催に変わりました。資料は前日までに共有しますので、印刷は不要です。 それから、当日は田中さんも参加します。田中さんには川口さんから直接ご連絡いただけると助かります。 佐藤
川口さんはこのメールを読み、「金曜までに資料を修正して印刷する」「田中さんに連絡する」「会議室を予約する」の3つをやることとして手帳に書いた。川口さんは木曜から出張で、金曜の午後は客先にいる予定だ。会社に戻るのは金曜の18時ごろになる。チームには田中さんと同名の社員がもう一人いて、どちらの田中さんか迷っている。
1. 川口さんの手帳の3つのうち、メールで求められていないものはどれか。理由も書け。
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「印刷する」と「会議室を予約する」は求められていない。
印刷については「資料は前日までに共有しますので、印刷は不要です」とはっきり書かれている。会議室については「会議室が取れなかったため、当日はオンラインでの開催に変わりました」とあり、すでに別の方法に決まっているので、川口さんが予約する必要はない。
残る「田中さんに連絡する」は「ご連絡いただけると助かります」と依頼されている。ただし「助かります」は義務ではない柔らかい依頼なので、優先度は修正版の送付より下がる。
2. 「今週金曜（10日）17時までに修正版を送っていただけますか」には、期限のほかにどんな情報が含まれているか。川口さんの予定と照らして実行できるか判断せよ。
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含まれている情報は3つある。期限が金曜17時、動作が「送る」（メール添付などで送付する）、対象が「修正版」である。会議当日に持って行けばよいのではなく、事前に送る必要がある。
川口さんは金曜の午後は客先にいて、会社に戻るのは18時ごろなので、会社から17時までに送るのは難しい。対応としては、出張前に修正を終えて送信しておく、出張先から送れる形でファイルを準備しておく、間に合わないと分かった時点で早めに佐藤さんへ相談する、のいずれかになる。期限を過ぎてから謝るより、見通しが立った時点で伝えるのが実務的である。
3. 修正が必要なのは「3ページ目の売上の数値」だけだと、このメールから断定できるか。
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断定できない。メールは「3ページ目、売上の数値が先月分のまま」と一つの例を示しているが、「修正版」を求めている以上、ほかのページやほかの数値にも同じ種類の誤りが残っていないか自分で確認する必要がある。
指摘された1点だけを直して送ると、同じ種類の誤りを再度指摘される可能性が高い。指摘箇所を直すことに加えて、同じ作業をした箇所（先月分の数値を使い回した部分）を洗い出すのが適切な判断である。メールに書かれた範囲＝作業範囲ではない。