Sponsor Rp25 Juta, Kuitansi Kosong, dan Enam Peserta Fiktif
Anda bendahara kegiatan pelatihan tiga hari dengan pagu Rp240 juta. Tujuh hari sebelum acara, realisasi baru 62% dan sisa anggaran tidak cukup untuk konsumsi 120 peserta. Vendor katering A menawarkan “sponsorship” Rp25 juta dengan syarat menjadi satu-satunya penyedia konsumsi; harga satuannya 15% di atas HPS yang Anda susun. Rekan panitia mendesak agar tawaran diterima karena “daripada kegiatan kacau”. Pada rapat yang sama, atasan meminta Anda memasukkan enam peserta fiktif ke daftar hadir agar kekurangan anggaran “tertutup”, dan menambahkan bahwa tanda tangan absensi bisa diurus belakangan. Semua dokumen ada di tangan Anda, termasuk beberapa kuitansi kosong yang sudah ditandatangani vendor lain. Panitia hanya empat orang, dan dua di antaranya sudah menyetujui usulan tersebut.
1. Analisis tawaran sponsorship tersebut. Apakah boleh diterima, dan apa yang membuatnya bermasalah?
Read the worked answer
Saya memisahkan tiga hal yang sering dicampur: sponsor yang sah, konflik kepentingan, dan penggelembungan harga.
Yang membuat tawaran ini bermasalah:
- Syarat eksklusif. Sponsor yang sah tidak menentukan penyedia lain harus disingkirkan; syarat itu mengubah sponsor menjadi jalan pintas pengadaan.
- Harga 15% di atas HPS. Selisih itu bukan sekadar mahal, tetapi menunjukkan bahwa nilai sponsor sebenarnya diambil dari harga yang dibayar negara. Negara membayar lebih, vendor mendapat kepastian pesanan, dan kegiatan tampak “tertolong”.
- Tidak ada mekanisme. Sponsor atas kegiatan beranggaran pemerintah harus melalui perjanjian tertulis, masuk mekanisme penerimaan, dan tercatat. Uang yang diterima tanpa prosedur akan sulit dipertanggungjawabkan saat audit.
- Konflik kepentingan bila ada hubungan pribadi antara panitia dan vendor, yang wajib diperiksa dan diungkapkan.
Keputusan saya: menolak skema sebagaimana diajukan, dan menawarkan dua jalur sah. Pertama, sponsor tanpa syarat eksklusif dan tanpa kenaikan harga satuan, dengan perjanjian tertulis. Kedua, vendor mengikuti proses pengadaan normal. Saya juga berkonsultasi ke unit pengadaan dan bagian keuangan sebelum menjawab, agar penolakan tidak terkesan sebagai sikap pribadi.
Kuitansi kosong yang sudah ditandatangani tidak boleh dipakai, dan keberadaannya perlu dilaporkan karena itu adalah celah penyalahgunaan.
2. Atasan meminta Anda memasukkan enam peserta fiktif. Apa yang Anda lakukan?
Read the worked answer
Permintaan itu saya tolak, dan penolakan harus tegas sekaligus menawarkan jalan keluar.
Alasannya:
- Memasukkan peserta fiktif berarti memalsukan daftar hadir dan mempertanggungjawabkan belanja atas kegiatan yang tidak terjadi. Ini bukan pelanggaran administrasi kecil; ini berpotensi menjadi tindak pidana dan akan menjadi temuan pertama setiap audit.
- Kuitansi kosong yang sudah ditandatangani memperbesar risiko: siapa pun bisa mengisinya kemudian, dan bendahara yang bertanda tangan tetap pihak pertama yang dimintai pertanggungjawaban.
- Tekanan “untuk menutup kekurangan” adalah pola klasik yang berulang setiap tahun bila tidak diputus di awal.
Langkah konkret:
- Sampaikan penolakan secara privat, berbasis aturan dan risiko, bukan penilaian moral atas pribadi atasan.
- Tawarkan alternatif sah: revisi anggaran atau refocusing, pengurangan porsi konsumsi dengan penyesuaian menu, perubahan jumlah peserta sesuai kehadiran riil, penjadwalan ulang, atau sponsor yang sah.
- Minta arahan tertulis bila atasan tetap meminta. Permintaan tertulis sering menghentikan permintaan yang tidak sah, dan bila diteruskan, itu melindungi Anda sebagai pelaksana.
- Dokumentasikan seluruh percakapan, jangan menandatangani dokumen yang tidak sesuai realisasi, dan amankan kuitansi kosong agar tidak disalahgunakan.
- Bila tekanan berlanjut, gunakan kanal pengawasan internal atau whistleblowing system, dan simpan salinan dokumen di tempat yang aman.
Prinsipnya: saya siap menanggung ketidaknyamanan, tetapi tidak siap menandatangani sesuatu yang tidak benar.
3. Bagaimana Anda menyampaikan dua penolakan itu tanpa merusak hubungan kerja dan tanpa kehilangan posisi?
Read the worked answer
Kuncinya adalah memisahkan orang dari keputusan, dan selalu membawa alternatif.
- Bicara empat mata lebih dulu. Jangan membantah di depan panitia lain, karena atasan akan mempertahankan posisinya demi wibawa, bukan demi isi usulan.
- Bingkai sebagai risiko bersama, bukan kesalahan pribadi. Kalimat seperti “Saya khawatir temuan ini akan berhenti di meja Bapak dan saya” jauh lebih efektif daripada “ini melanggar aturan”.
- Bawa angka dan dokumen. Tunjukkan perhitungan kekurangan anggaran, selisih harga satuan, dan konsekuensi bila daftar hadir tidak sesuai realisasi. Argumen berbasis data lebih sulit ditepis daripada argumen berbasis nilai.
- Datang dengan dua atau tiga opsi yang bisa dijalankan minggu ini, misalnya pengurangan porsi konsumsi atau perubahan jumlah peserta. Penolakan tanpa solusi akan dibaca sebagai tidak mau bekerja.
- Minta arahan tertulis dengan sopan, misalnya lewat pesan dinas: “Mohon arahan tertulis agar saya dapat menjalankannya sesuai prosedur.” Ini menjaga hubungan sekaligus menutup ruang instruksi lisan yang tidak dapat dipertanggungjawabkan.
- Jaga nada tetap tenang dan tidak menyinggung siapa pun di depan umum. Setelah persoalan selesai, jangan mengungkitnya lagi.
Bila setelah semua itu tekanan berlanjut, hubungan kerja memang tidak lagi bisa dipertahankan dengan cara yang sama. Pada titik tersebut, melindungi integritas dan melaporkan ke pengawasan adalah pilihan yang benar, bukan pengkhianatan.