Instrumentos autorizados por un pasante durante la ausencia del titular
El notario público número 4 de Guanajuato capital sale del país por 22 días y no designa sustituto. A su regreso descubre que su pasante autorizó cuatro escrituras usando el sello y la firma electrónica del notario: una compraventa en la que el vendedor actuó con un poder revocado en 2023 e inscrito en el registro; otra en la que el comprador se identificó con una credencial con fotografía de otra persona; y un testimonio del primer acto que ya fue inscrito en el Registro Público de la Propiedad. Además, el pasante alteró el libro índice del protocolo para borrar el registro de una de las escrituras. El comprador afectado presenta denuncia ante la Fiscalía y ofrece como prueba el testimonio inscrito. El notario, alarmado, pregunta si puede «ratificar» los actos para salvar a los compradores de buena fe.
1. Califique las conductas del pasante y explique por qué el notario no puede ratificar los instrumentos.
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Conductas del pasante (encuadre general, a precisar con el Código Penal de Guanajuato):
- Usurpación de funciones: la función notarial solo la ejercen quienes tienen fiat y, en su caso, el sustituto o asociado designado conforme a la ley; un pasante no puede autorizar instrumentos.
- Falsedad documental: firmar con el nombre del notario y usar su sello y firma electrónica produce documentos públicos falsos, además de uso de documento falso al inscribirlos o exhibirlos.
- Alteración del protocolo e índices: el protocolo es un archivo público bajo custodia del notario; su alteración es una conducta específicamente agravada.
- Posible fraude frente a los compradores y falsedad ante fedatario si las identificaciones se presentaron sabiendo su falsedad.
Por qué no hay ratificación posible: la ratificación sirve para confirmar un acto jurídico celebrado sin las formalidades debidas, no para validar la suplantación de la fe pública. Si el notario «refrenda» ahora, hace constar que intervino cuando no lo hizo: incurre él mismo en falsedad. El camino es distinto: reconocer por escrito la nulidad de los instrumentos, dar aviso al Consejo Notarial y a la autoridad, resguardar el protocolo y los libros, y orientar a los afectados a la vía judicial.
2. ¿Qué efectos tiene la inscripción registral del testimonio falso y cómo se protege al comprador de buena fe?
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El registro público no convalida títulos nulos ni sanea la falsedad: el principio de fe pública registral protege la confianza en el contenido del registro frente a defectos del título previo, pero no frente a un documento materialmente falso fabricado sin intervención del fedatario. La inscripción de ese testimonio es, por tanto, una inscripción de un acto inexistente o nulo, y debe cancelarse.
Ruta de solución:
- Juicio de nulidad del instrumento y del acto, con solicitud de anotación preventiva de la demanda sobre el folio real, para que el registrador suspenda transmisiones ulteriores.
- Sentencia y, en su caso, orden de cancelación de la inscripción; el registrador solo puede cancelar por resolución judicial o por instrumento que reconozca la nulidad.
- Si el comprador de buena fe pagó, puede ejercer acción indemnizatoria contra el pasante y, según el caso, contra el titular por falta de vigilancia del despacho; también evaluar la responsabilidad del Estado si el registro inscribió un documento que no debía.
- La vía penal corre en paralelo; la prueba documental (el propio testimonio, el libro índice alterado, el poder revocado inscrito) es decisiva.
El comprador de buena fe no queda desamparado, pero su protección es procesal, no automática: quien quiera seguridad debe promover la anotación preventiva cuanto antes.
3. ¿Qué obligaciones inmediatas tiene el notario titular frente al protocolo, el Consejo Notarial y la autoridad?
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El titular responde de la guarda y organización del protocolo, los apéndices, los índices y el sello, aunque no haya participado en la conducta del pasante. Sus obligaciones inmediatas:
- Asegurar la evidencia: no corregir, no arrancar hojas, no rehacer el índice; levantar acta de hechos con fedatario distinto o con intervención de la autoridad, y resguardar el equipo y los archivos electrónicos.
- Denunciar ante la Fiscalía los hechos probablemente delictivos y presentar el aviso o queja ante el Consejo Notarial / autoridad competente del Estado, con copia de la documentación.
- Informar a los afectados por escrito y abstenerse de emitir nuevos testimonios de los actos viciados; revisar los folios para detectar otros instrumentos en la misma situación.
- Revisar los avisos a la UIF y las constancias de identificación de los clientes involucrados.
- Acreditar la causa de la ausencia y la falta de designación de sustituto, porque la omisión de prever la continuidad del servicio agrava su posición disciplinaria.
Ninguna de estas medidas «arregla» el acto, pero delimita la responsabilidad: la del pasante es plena y directa; la del titular será administrativa si hubo falta de vigilancia y penal solo si se acredita su participación o conocimiento, sin que la ratificación posterior pueda considerarse inocente.