Fe de hechos de WhatsApp y Facebook solicitada fuera de horario
La Notaría 12 de Solidaridad recibe el viernes 14 de junio, a las 20:30, a la apoderada legal de un hotel, quien solicita un acta de fe de hechos para documentar: (i) una conversación de WhatsApp que, según ella, sostuvo un exempleado desde su teléfono personal, y (ii) una publicación de Facebook que la clienta ya imprimió en tres hojas. El pasante descargó las imágenes a una memoria USB y preparó un borrador con fecha del 10 de junio “porque el daño comenzó ese día”. El notario está fuera del municipio y propone que el pasante “dé fe” y que él firme al regreso. La clienta además quiere que el acta concluya: “se hace constar que las publicaciones son falsas y difamatorias”. El hotel tiene una audiencia el lunes y necesita el documento “como sea”.
1. ¿Puede el pasante autorizar la fe de hechos y puede el notario firmar después un acta levantada por otro?
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No a ambas cosas. La fe de hechos es función pública personalísima: solo el notario titular, el sustituto o el interino pueden autorizarla. El pasante puede auxiliar en la redacción y en las capturas, pero no “dar fe” ni firmar el acta.
Tampoco es válido que el notario firme al regreso un acta que no presenció: la fe se refiere a lo que el notario percibe en el momento. La fecha no puede ser el 10 de junio si el acta se levanta el 14; el notario debe consignar la fecha real. Si el cliente quiere acreditar que el daño comenzó antes, puede recoger su manifestación, pero no dar fe de hechos ocurridos antes de su intervención.
Hacerlo configuraría falsedad documental y responsabilidad administrativa. La solución correcta es que el notario regrese o designe al sustituto, levante el acta con la fecha real y explique al hotel que la audiencia del lunes no justifica alterar la verdad.
2. ¿Cómo debe documentar el notario la conversación de WhatsApp y la publicación de Facebook sin certificar su veracidad?
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Debe describir lo que percibe, no lo que le cuentan. Para WhatsApp: solicitar el dispositivo, verificar que la cuenta pertenece a quien dice, abrir la conversación en su presencia, describir marca y modelo del teléfono, número, fecha y hora de acceso, transcribir o capturar los mensajes y hacer constar que no se certifica la autenticidad de los mensajes ni la identidad del emisor. Si la conversación está en un respaldo o en una memoria USB, no puede dar fe de ella como si la hubiera visto en el dispositivo original.
Para Facebook: navegar en presencia del compareciente, asentar la URL, la fecha y hora, el nombre del perfil y las capturas. No debe sustituir la navegación por las impresiones que llevó la clienta; puede protocolizar las impresiones como documentos, pero no dar fe de que corresponden a la publicación viva.
El acta no puede concluir que las publicaciones “son falsas y difamatorias”: eso es calificación jurídica reservada a la autoridad. Sí puede recoger la manifestación de la clienta con esa frase, atribuyéndola a ella y sin adoptarla como conclusión notarial. Se puede incluir un hash o una descripción técnica, pero sin afirmar que garantiza la integridad.
3. ¿Qué valor tienen la memoria USB y las tres impresiones, y qué puede hacer el notario con ellas?
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Son documentos que se pueden protocolizar, pero no equivalen a la percepción notarial. La memoria USB y las impresiones son objetos que la clienta exhibe; el notario puede describirlos, contar las hojas, señalar el número de archivos y hacer constar su existencia. También puede protocolizarlos si se cumplen los requisitos de la protocolización.
Lo que no puede es certificar que las imágenes corresponden a la conversación original, que el perfil es auténtico o que los mensajes no fueron editados. Eso requiere peritaje, no fe notarial.
Procedimiento recomendado: levantar el acta de fe de hechos con la fecha real, describir el dispositivo y la navegación, anexar las impresiones como documentos exhibidos y protocolizar la memoria USB mediante acta de protocolización. En el acta debe quedar claro qué percibió el notario y qué solo le fue exhibido; esa distinción es la que protege la credibilidad del instrumento y evita una objeción en la audiencia.