Hamper, Tajaan Lawatan Belajar dan Tuntutan Bengkel yang Dibatalkan

Hamper RM480:

• Tolak dengan sopan dan pulangkan pada hari yang sama; jangan simpan untuk dibahagi kepada staf.
• Jika pembekal enggan menerima kembali, serahkan kepada urus setia integriti atau pengurusan untuk tindakan mengikut prosedur penerimaan hadiah, dan rekodkan butiran.
• Alasan penolakan: pembekal mempunyai urusan rasmi yang sedang berjalan dan masih dalam tempoh penilaian. Persepsi punca wajar dielakkan, bukan hanya percanggahan kepentingan sebenar.

Tajaan lawatan belajar RM3,200:

• Tolak. Ia bukan hadiah kecil dan datang daripada pihak yang mempunyai kepentingan langsung dalam keputusan tender.
• Jika lawatan itu memang perlu untuk tujuan rasmi, laluan yang betul ialah kelulusan dalaman dengan anggaran agensi sendiri atau program rasmi, bukan tajaan pembekal yang bertanding.
• Rekod tawaran dan penolakan dalam e-mel rasmi; jangan hanya berbual.

Kebocoran markah penilaian:

• Ini isu serius: maklumat penilaian yang dirahsiakan hanya boleh diakses oleh ahli jawatankuasa dan pegawai urus setia. 14 mesej termasuk petikan markah menunjukkan kebocoran dokumen atau hubungan peribadi dengan penyebar.
• Simpan mesej sebagai bukti, jangan padam; catat tarikh dan masa.
• Laporkan segera kepada Ketua Jabatan dan unit integriti; jika Ketua Jabatan bercuti, gunakan pegawai pengganti rasmi atau saluran aduan yang ditetapkan.
• Jangan maklumkan kepada pembekal bahawa siasatan dijalankan, dan jangan mendedahkan identiti pemberi maklumat.
• Semak siapa yang mempunyai akses kepada borang penilaian dan log cetakan atau muat turun.

Prinsip menyeluruh: elakkan sebarang tindakan yang boleh ditafsirkan sebagai memberi kelebihan atau menutup kesalahan, walaupun niatnya baik.

Keputusan: jangan tandatangan.

Sebab:

• Perbelanjaan mesti disokong oleh aktiviti yang benar-benar berlaku. Bengkel dibatalkan dua hari sebelum tarikh dan tiada peserta hadir, jadi tiada asas untuk menuntut kos sebenar melainkan ada kos pembatalan yang dikenakan oleh penganjur dan disokong dokumen.
• Peruntukan yang tidak dibelanjakan tidak boleh dipindahkan kepada jamuan unit tanpa kelulusan dan tanpa peruntukan yang betul. Ini bukan pelarasan kecil; ia menukar tujuan perbelanjaan yang diluluskan.
• Menandatangani tuntutan yang diketahui palsu boleh mendedahkan anda kepada tindakan tatatertib dan, bergantung pada nilai serta niat, kepada pertuduhan yang lebih serius.
• Alasan bahawa amalan itu sudah biasa tidak menjadikannya sah. Amalan berulang mungkin petunjuk kelemahan kawalan yang lebih besar.

Langkah:

1. Tolak permintaan secara peribadi dan terangkan sebab dengan tenang; jangan memalukan staf di khalayak.
2. Minta staf membatalkan tuntutan dalam sistem, atau jika ada kos pembatalan sah, sediakan invois penganjur dan kelulusan yang berkaitan.
3. Semak sama ada tuntutan seumpama pernah diluluskan sebelum ini; jika ada, ini isu sistemik yang perlu dilaporkan.
4. Rekod peristiwa dan laporkan kepada Ketua Jabatan atau unit integriti mengikut saluran yang ditetapkan. Jika staf enggan membatalkan tuntutan atau terdapat unsur ugutan, eskalasi segera diperlukan.
5. Jika wang pendahuluan telah dikeluarkan, pastikan ia dipulangkan dan direkodkan.

Nada komunikasi: tegaskan bahawa anda membantu staf mematuhi peraturan, bukan menuduh. Tetapi jangan berkompromi pada perkara yang jelas salah.

Prinsip: sebagai ketua unit, anda tidak semestinya jurucakap agensi. Tugas anda ialah memastikan maklumat yang keluar tepat, konsisten dan tidak melanggar kerahsiaan.

Langkah segera:

1. Jangan sahkan atau nafikan butiran tender melalui telefon. Nyatakan bahawa keputusan rasmi akan dikeluarkan melalui saluran agensi dan anda akan merujuk pertanyaan kepada pegawai perhubungan awam atau Ketua Jabatan.
2. Jangan mengulas dakwaan memiliki dokumen dalaman. Bertanya butiran seperti tajuk dokumen atau tarikh boleh membantu siasatan, tetapi jangan memberi maklumat balas yang boleh membocorkan lagi.
3. Dapatkan butiran wartawan dan tetapkan masa maklum balas yang munasabah, contohnya dalam hari yang sama, supaya tidak kelihatan mengelak.
4. Maklumkan kepada Ketua Jabatan atau pegawai pengganti dengan segera, termasuk salinan pertanyaan. Jika Ketua Jabatan bercuti, ikut saluran penggantian rasmi.
5. Selamatkan dokumen: semak siapa yang memegang salinan kertas, siapa memuat turun fail, dan simpan log akses. Kebocoran dokumen ialah isu dalaman yang perlu disiasat, bukan perkara yang diselesaikan melalui media.

Komunikasi dalaman:

• Adakan taklimat ringkas kepada unit: jangan bincang keputusan tender di khalayak, di media sosial atau dalam kumpulan WhatsApp; ingatkan kewajipan kerahsiaan maklumat rasmi.
• Betulkan khabar angin dengan fakta asas sahaja, tanpa mendedahkan butiran penilaian.
• Elakkan menyalahkan individu secara terbuka sebelum siasatan selesai.

Jika wartawan menerbitkan maklumat tidak tepat: rujuk kepada Ketua Jabatan dan unit komunikasi untuk respons rasmi. Jangan memberi kenyataan peribadi yang bercanggah dengan pendirian agensi.