PPA Gred 41 key terms

Fungsi merancang, mengurus dan membangunkan tenaga kerja organisasi, merangkumi pengambilan, penempatan, penilaian prestasi, latihan, disiplin dan kebajikan pekerja supaya matlamat perkhidmatan tercapai.

Struktur jawatan dalam perkhidmatan awam yang menetapkan gred, syarat lantikan, laluan kenaikan pangkat dan kelayakan bagi sesuatu kumpulan jawatan, seperti skim pengurusan, profesional atau sokongan.

Kod klasifikasi jawatan dalam perkhidmatan awam yang menunjukkan tahap kelayakan, tanggungjawab dan gaji, contohnya gred 41 bagi pegawai dalam kumpulan pengurusan dan profesional.

Pergerakan pegawai ke jawatan atau gred yang lebih tinggi dalam skim yang sama atau skim lain, tertakluk kepada kekosongan, penilaian prestasi dan syarat perkhidmatan yang ditetapkan.

Proses formal menilai pencapaian pegawai sepanjang tahun berdasarkan sasaran kerja, kompetensi dan tingkah laku, yang menjadi asas kepada kenaikan pangkat, ganjaran atau tindakan pembangunan.

Gabungan pengetahuan, kemahiran dan sikap yang diperlukan untuk melaksanakan tugas pada tahap yang diharapkan, biasanya dirujuk dalam penilaian prestasi dan perancangan latihan.

Program latihan yang diikuti pegawai semasa masih berkhidmat untuk meningkatkan kemahiran semasa dan menyediakan mereka menghadapi tanggungjawab yang lebih tinggi.

Rangka tindakan terhadap pegawai yang melanggar peraturan perkhidmatan, bermula dengan siasatan, pertuduhan, peluang membela diri dan seterusnya hukuman seperti denda, turun gaji atau buang kerja.

Surat rasmi yang meminta pegawai menerangkan secara bertulis sebab sesuatu salah laku atau kelemahan tidak boleh berlaku, sebelum tindakan tatatertib diambil.

Kegagalan pegawai mematuhi perintah, peraturan atau etika perkhidmatan, termasuk kelewatan menghadap tugas, salah guna kuasa, dan perbuatan yang mencemarkan imej perkhidmatan awam.

Penyelarasan harian sumber, ruang kerja, peralatan, rekod dan aliran kerja dalam sesebuah pejabat supaya tugas dijalankan cekap, teratur dan menepati masa.

Amalan membuka, mengelaskan, menyimpan, meminjam dan melupuskan fail secara sistematik mengikut klasifikasi yang ditetapkan supaya rekod mudah dicari dan terpelihara keselamatannya.

Proses memastikan setiap dokumen rasmi mempunyai versi terkini, pengesahan, nombor rujukan dan pengedaran terkawal supaya tiada dokumen luput digunakan dalam operasi.

Maklumat yang dicipta, diterima atau disimpan oleh agensi kerajaan dalam menjalankan urusan rasmi, termasuk fail, surat, minit mesyuarat dan rekod elektronik.

Rekod rasmi perbincangan dan keputusan sesuatu mesyuarat, disediakan oleh urus setia dan disahkan oleh pengerusi sebagai rujukan dan bukti tindakan susulan.

Unit atau pegawai yang bertanggungjawab menyediakan mesyuarat, menyimpan rekod, menyebarkan maklumat dan memantau tindakan susulan keputusan mesyuarat.

Anggaran perbelanjaan tahunan kerajaan bagi urusan harian seperti gaji, sewa, utiliti dan bekalan, yang dibentangkan dan diluluskan oleh badan perundangan sebelum digunakan.

Jumlah wang yang diluluskan oleh badan perundangan untuk kegunaan sesuatu program atau aktiviti dalam tempoh tertentu, yang tidak boleh dilebihi tanpa kelulusan tambahan.

Proses memantau dan menyekat penggunaan peruntukan supaya perbelanjaan tidak melebihi had, dilakukan mengikut prosedur pesanan, pengesahan dan pembayaran yang ditetapkan.

Laporan berkala yang menunjukkan kedudukan kewangan dan hasil operasi sesebuah agensi, termasuk penerimaan, perbelanjaan, aset dan liabiliti, untuk tujuan akauntabiliti.

Pemeriksaan bebas dalam organisasi terhadap sistem kawalan, rekod dan pematuhan prosedur, bertujuan menambah baik tadbir urus dan mengurangkan risiko penyelewengan.

Proses membeli barang, perkhidmatan atau kerja pembinaan menggunakan dana awam, bermula daripada perancangan keperluan hingga penerimaan dan pembayaran, tertakluk kepada peraturan perolehan.

Kaedah perolehan yang menjemput pembekal menawarkan harga dan syarat secara bertulis bagi kontrak bernilai besar, dinilai mengikut kriteria teknikal dan kewangan yang diumumkan.

Kaedah perolehan bagi nilai yang lebih kecil di mana beberapa pembekal dijemput mengemukakan tawaran harga, lazimnya sekurang-kurangnya tiga, untuk perbandingan sebelum keputusan dibuat.

Perjanjian sah antara kerajaan dan pembekal yang menetapkan skop kerja, harga, jadual, syarat pembayaran dan liabiliti, serta menjadi asas kepada pemantauan dan pembayaran.

Cara kuasa dan tanggungjawab diagihkan serta dilaksanakan dalam organisasi, merangkumi ketelusan, akauntabiliti, pematuhan undang-undang dan penyertaan pihak berkepentingan.

Tanggungjawab pegawai untuk menerangkan dan mempertanggungjawabkan keputusan serta tindakannya kepada pihak atasan dan orang awam, termasuk kesan penggunaan dana dan kuasa.

Amalan membuka maklumat tentang keputusan, perbelanjaan dan prosedur kepada pihak yang berkepentingan supaya tindakan kerajaan boleh diperiksa dan dinilai secara terbuka.

Kumpulan undang-undang, pekeliling dan arahan yang mengawal lantikan, tingkah laku, tatatertib dan hak pegawai awam, termasuk peraturan yang dikeluarkan oleh ketua perkhidmatan.

Arahan rasmi bertulis yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa perkhidmatan untuk menjelaskan dasar, prosedur atau syarat baharu yang mesti dipatuhi oleh agensi dan pegawai.

Arahan dalaman daripada pegawai atasan kepada bawahan tentang cara sesuatu tugas dilaksanakan, bertujuan menyeragamkan tindakan dan memastikan pematuhan dasar.

Langkah melindungi data daripada akses tanpa kebenaran, kehilangan atau pengubahsuaian, merangkumi kawalan akses, sandaran, penyulitan dan kesedaran pengguna.

Kewajipan melindungi maklumat peribadi individu daripada dikumpul, digunakan atau didedahkan tanpa kebenaran dan tanpa tujuan yang sah serta perlu.

Amalan mentakrif, menyimpan, mengemas kini dan menggunakan data secara konsisten supaya data berkualiti, boleh dipercayai dan boleh digunakan untuk membuat keputusan.

Hak orang awam mendapatkan maklumat yang dipegang oleh agensi kerajaan, tertakluk kepada pengecualian yang ditetapkan oleh undang-undang bagi melindungi kepentingan awam dan privasi.

Sifat jujur, amanah dan konsisten antara kata dengan perbuatan dalam menjalankan tugas awam, termasuk menolak rasuah, salah guna kuasa dan konflik kepentingan.

Keadaan di mana kepentingan peribadi pegawai boleh mempengaruhi keputusan rasminya, yang mesti diisytiharkan dan dielakkan supaya keputusan dibuat secara adil.

Prinsip tingkah laku yang dijangka daripada pegawai awam seperti berdisiplin, berhemah, adil, tidak mementingkan diri dan menghormati maruah orang awam dalam semua urusan.

Penyampaian mesej yang jelas, tepat dan sopan melalui saluran sesuai sehingga penerima memahami maksud dan tindakan yang diperlukan, termasuk mendengar secara aktif.