PPA Gred 41 cheat sheet

Perjawatan (establishment) ialah bilangan jawatan yang diluluskan bagi sesuatu skim perkhidmatan; pengisian melebihi perjawatan memerlukan kelulusan khas Perbendaharaan.

Skim Perkhidmatan menetapkan syarat lantikan, gred, laluan kerjaya dan syarat kenaikan pangkat bagi sesuatu jawatan; ia diwartakan dan tidak boleh diubah melalui surat arahan sahaja.

Tempoh percubaan lantikan tetap lazimnya 1 hingga 3 tahun mengikut skim; pegawai yang gagal disahkan boleh ditamatkan atau dilanjutkan tempoh percubaan.

LNPT (Laporan Nilaian Prestasi Tahunan) menggunakan skala markah dan gred prestasi; pegawai dengan prestasi di bawah tahap minimum boleh dikenakan tindakan atau tidak layak dipertimbangkan kenaikan pangkat.

Cuti rehat (annual leave) diakru mengikut tahun perkhidmatan; baki cuti yang tidak digunakan pada akhir tahun lazimnya boleh dibawa ke had maksimum yang ditetapkan, bukan tanpa had.

Cuti sakit melebihi had yang dibenarkan tanpa surat akuan perubatan boleh dianggap sebagai ketidakhadiran tanpa cuti dan boleh diambil tindakan tatatertib.

Kenaikan pangkat secara lazimnya berdasarkan kekosongan jawatan, kelayakan skim, penilaian prestasi dan perakuan Lembaga Kenaikan Pangkat.

Pertukaran pegawai hendaklah dibuat melalui surat pertukaran rasmi yang menyatakan tarikh kuat kuasa; pegawai yang gagal melapor diri boleh dikenakan tindakan tatatertib.

Pengurusan fail hendaklah mengikut klasifikasi dan indeks yang ditetapkan; fail yang tidak aktif dihantar ke Pusat Sumber/arkib selepas tempoh simpanan aktif tamat.

Surat rasmi kerajaan mengandungi rujukan fail, tarikh, alamat penerima, perkara, isi, dan tandatangan pegawai yang diberi kuasa; salinan kepada pihak lain dinyatakan sebagai 's.k.'

Minit mesyuarat merekodkan perkara berbangkit, keputusan dan tindakan susulan dengan pemilik tindakan dan tarikh sasaran; minit yang disahkan menjadi rujukan rasmi.

Buku log peralatan pejabat merekodkan penerimaan, pengeluaran, pemindahan dan pelupusan aset; ketiadaan rekod menyukarkan pengesanan dan audit.

Pengurusan rekod elektronik memerlukan sandaran (backup) berkala, kawalan akses dan jejak audit bagi memastikan integriti dan kebolehpulihan data.

Pengelasan maklumat rasmi mengikut tahap kerahsiaan (Terbuka, Terhad, Sulit, Rahsia) menentukan kawalan edaran dan kebenaran akses.

Kecekapan pejabat diukur melalui masa tindak balas, kualiti output dan pematuhan prosedur; bukan semata-mata jumlah kertas kerja yang dihasilkan.

Belanjawan mengurus (operating) menampung perbelanjaan berulang seperti emolumen, sewa dan utiliti; belanjawan pembangunan menampung projek dan aset kekal.

Peruntukan yang diluluskan tidak boleh dipindah antara Objek Am tanpa kelulusan; peruntukan tidak boleh digunakan untuk tujuan selain daripada yang diluluskan.

Vot (vote) ialah had perbelanjaan yang diluluskan oleh badan perundangan bagi tahun kewangan tertentu; perbelanjaan melebihi vot memerlukan kelulusan tambahan.

Akaun Amanah (Trust Account) menyimpan wang yang dipegang bagi pihak pihak ketiga atau tujuan khusus; ia bukan hasil kerajaan dan mesti diakaunkan berasingan.

Hasil kerajaan (revenue) termasuk cukai, duti, fi dan denda; hasil hendaklah dikreditkan ke Akaun Hasil Disatukan mengikut peraturan perakaunan.

Tahun kewangan kerajaan Persekutuan Malaysia ialah 1 Januari hingga 31 Disember; transaksi diakaunkan pada tahun kewangan ia berlaku (asas akruan/peringkat pengiktirafan mengikut piawaian).

Penyata kewangan kerajaan disediakan mengikut piawaian perakaunan sektor awam (MPSAS) dan diaudit oleh Ketua Audit Negara.

Aset alih kerajaan yang hilang atau rosak hendaklah dilaporkan dan disiasat; pelupusan aset memerlukan penilaian dan kelulusan pihak berkuasa yang ditetapkan.

Kaedah perolehan mengikut nilai: pembelian terus bagi nilai kecil, sebut harga bagi nilai sederhana, dan tender bagi nilai yang lebih tinggi, tertakluk kepada had yang ditetapkan.

Perolehan secara tender memerlukan iklan/pelawaan, dokumen tender, taklimat (jika ada), penilaian teknikal dan kewangan, serta surat setuju terima (SST).

Sebut harga menghendaki sekurang-kurangnya bilangan sebut harga yang sah; jika kurang, justifikasi dan kelulusan pihak berkuasa diperlukan sebelum keputusan.

Kontrak kerajaan mesti menggunakan terma dan syarat yang diluluskan; sebarang pindaan kontrak memerlukan kelulusan mengikut had kuasa kewangan.

Pembekal mesti didaftarkan dan mempunyai sijil pendaftaran yang sah serta tidak disenaraihitamkan; semakan senarai hitam adalah wajib sebelum anugerah.

Konflik kepentingan mesti diisytiharkan oleh pegawai yang terlibat dalam penilaian atau keputusan perolehan; pegawai berkenaan hendaklah menarik diri.

Bon pelaksanaan (performance bond) dan wang jaminan pelaksanaan dikenakan mengikut nilai kontrak bagi melindungi kepentingan kerajaan.

Penerimaan barang/perkhidmatan mesti disahkan melalui laporan penerimaan dan pemeriksaan sebelum pembayaran dibuat; bayaran tanpa pengesahan penerimaan tidak dibenarkan.

Prinsip governans baik: akauntabiliti, ketelusan, integriti, kecekapan dan responsif terhadap keperluan awam.

Kuasa kewangan pegawai awam dihadkan oleh had kuasa yang ditetapkan (misalnya had kelulusan perbelanjaan); melampaui had tanpa kebenaran adalah pelanggaran.

Akauntabiliti menuntut pegawai mempertanggungjawabkan keputusan dan tindakan mereka kepada pihak atasan dan badan perundangan.

Pengurusan risiko melibatkan pengenalpastian, penilaian, kawalan dan pemantauan risiko; daftar risiko disemak secara berkala.

Ketelusan memerlukan maklumat keputusan dan perbelanjaan boleh diakses oleh pihak yang berhak, tertakluk kepada had kerahsiaan.

Aduan awam hendaklah direkodkan, disiasat dan diberi maklum balas dalam tempoh yang ditetapkan; kegagalan bertindak boleh menjejaskan kepercayaan awam.

Pelan integriti organisasi menetapkan nilai, kawalan pencegahan rasuah dan petunjuk prestasi yang dipantau oleh jawatankuasa berkaitan.

Peraturan-Peraturan Pegawai Awam menetapkan tatatertib, cuti, lantikan dan tindakan yang boleh dikenakan ke atas pegawai.

Kesalahan tatatertib termasuk salah laku, ketidakhadiran tanpa cuti, ingkar perintah sah dan tingkah laku yang mencemarkan perkhidmatan.

Proses tatatertib lazimnya melibatkan siasatan, pertuduhan, peluang membela diri dan keputusan oleh pihak berkuasa tatatertib.

Hukuman tatatertib boleh termasuk amaran, denda, turun gaji, tangguh kenaikan pangkat, turun pangkat atau buang kerja mengikut keterukan kesalahan.

Pegawai berhak mendapat makluman pertuduhan dan peluang membela diri; kegagalan mematuhi prosedur boleh membatalkan keputusan tatatertib.

Akta Rahsia Rasmi melarang pendedahan maklumat rasmi tanpa kebenaran; pelanggaran boleh dikenakan tindakan jenayah dan tatatertib.

Pegawai awam tertakluk kepada peraturan berkaitan hadiah dan konflik kepentingan; penerimaan hadiah yang boleh mempengaruhi tugas mesti diisytiharkan atau ditolak.

Klasifikasi data menentukan kawalan keselamatan: data sulit memerlukan penyulitan dan akses terhad berbanding data terbuka.

Prinsip pengurusan data: data dimasukkan sekali, disahkan pada sumber, dan digunakan semula untuk mengelakkan pertindihan dan percanggahan.

Kawalan akses berasaskan peranan (RBAC) memberi kebenaran mengikut peranan tugas, bukan mengikut individu secara ad hoc.

Sandaran (backup) perlu diuji pemulihannya; sandaran yang tidak pernah diuji tidak menjamin kebolehpulihan data.

Kata laluan hendaklah kuat dan unik; pengesahan berbilang faktor mengurangkan risiko akses tanpa kebenaran.

Jejak audit merekodkan siapa mengakses atau mengubah data, bila dan apa perubahan; ia menyokong siasatan dan pematuhan.

Data peribadi hendaklah dikumpul untuk tujuan sah, digunakan secara terhad dan dilindungi mengikut keperluan perlindungan data peribadi.

Insiden keselamatan siber hendaklah dilaporkan segera kepada pasukan/agensi berkaitan dan direkodkan untuk analisis punca.

Komunikasi rasmi hendaklah jelas, tepat, ringkas dan menggunakan saluran yang betul; maklumat sulit tidak boleh dikongsi melalui saluran tidak selamat.

Nilai integriti menuntut pegawai mengelakkan konflik kepentingan, salah guna kuasa dan penyalahgunaan sumber awam.

Pegawai awam tidak boleh menerima atau meminta rasuah dalam apa jua bentuk, termasuk hadiah yang berkaitan dengan keputusan rasmi.

Etika perkhidmatan menuntut layanan adil tanpa diskriminasi, kerahsiaan maklumat pelanggan dan penggunaan sumber secara berhemah.

Pengisytiharan harta dan kepentingan membantu mencegah konflik kepentingan dan meningkatkan ketelusan.

Aduan atau pendedahan salah laku (whistleblowing) hendaklah disalurkan melalui saluran yang sah dan dilindungi daripada tindakan balas.

Komunikasi krisis memerlukan mesej yang konsisten, tepat pada masanya dan diselaraskan oleh jurucakap yang diberi kuasa.