Pengurusan Pejabat dan Pentadbiran
Pengurusan fail dan surat
- Sistem fail merangkumi klasifikasi, indeks, nombor rujukan, Buku Daftar Fail, dan Kad Pinjam Fail. Setiap fail mesti boleh dikesan pada bila-bila masa.
- Surat masuk: cop terima, daftar, serah kepada pegawai berkenaan, minit edaran, tindakan, kemudian difailkan. Surat keluar: draf, semakan, tandatangan, salinan, dan pos.
- Fail sulit diasingkan daripada fail biasa, disimpan dalam kabinet berkunci, dan dipinjam hanya dengan kebenaran bertulis.
Mesyuarat dan rekod
- Notis dan agenda diedarkan lebih awal, kuorum disemak sebelum mesyuarat bermula, minit direkod, disahkan dalam mesyuarat berikutnya, dan tindakan susulan dipantau melalui senarai tindakan.
- Rekod awam tertakluk pada Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) dan jadual pelupusan. Rekod tidak boleh dimusnahkan sesuka hati.
Contoh
Surat aduan bertarikh 1 Mac diterima 3 Mac. Langkah: cop terima 3 Mac, daftar dalam buku surat masuk, minitkan kepada Ketua Unit pada 3 Mac, tindakan dan balasan dalam tempoh Piagam Pelanggan (contoh 7 hari bekerja), kemudian failkan. Alasannya, tarikh cop terima menjadi bukti mula kiraan masa, bukan tarikh surat ditulis.
Perangkap markah
- Membalas berdasarkan tarikh surat, bukan tarikh surat diterima.
- Fail dipinjam tanpa Kad Pinjam Fail sehingga hilang jejak.
- Menyimpan rekod melebihi jadual pelupusan atau memusnahkannya tanpa kelulusan.
- Merekod minit mesyuarat tanpa tindakan, pemilik, dan tarikh sasaran.