Die e-pos aan die skoolhoof: 213 woorde, verkeerde register
Jy skryf 'n formele e-pos aan die skoolhoof namens 38 leerders oor die skoolbus wat drie weke lank vyf minute voor die vertrektyd wegry. Jou konsep is 213 woorde en die opdrag sê 180–200 woorde. Dit begin so: Haai meneer, ek wil net vinnig sê dat julle die bus heeltemal te vroeg laat ry. Dit is regtig onaanvaarbaar!! Verder dink ek ... Verder dink ek ... Ons het nie 'n rit gehad nie en ons het alleen in die reën gestaan. Die onderwyser het gesê die e-pos moet die datum, die betrokke roete en een konkrete voorstel bevat, en dit moet aan die kringkantoor gekopieer word. Jou konsep het nog geen onderwerp-reël nie, en jy noem die busbestuurder by die naam op 'n manier wat vir jou later kan skaad.
1. Watter drie veranderinge sal die register die meeste ophef, en waarom werk juis daardie drie?
Read the worked answer
Ek kies die drie wat die meeste werk doen, want nie elke informaliteit weeg ewe swaar nie:
- Die aanspreekvorm en die onderwerp-reël. Haai meneer word Geagte mnr. [Van], en die onderwerp-reël sê in een sin waaroor dit gaan: Klagte: roete 4, bus vertrek vyf minute vroeg, 3–21 Maart. Dit is die eerste ding wat die ontvanger sien en dit bepaal die register van alles wat volg.
- Die verwijdering van die uitroeptekens en die versagters. onaanvaarbaar!! en net vinnig plaas die skrywer in 'n gesprek eerder as in 'n brief. Ek vervang dit met 'n feit: Die bus het op 4, 5 en 6 Maart om 06:55 vertrek, vyf minute voor die vasgestelde tyd van 07:00.
- Die vervanging van julle en ons deur die skool en die betrokke leerders waar dit om die instelling gaan, en die skrap van die herhaalde ek dink. 'n Formele teks stel 'n saak, dit dink nie hardop nie.
Die busbestuurder se naam gaan heeltemal uit. Die klagte gaan oor die roete en die tyd, nie oor 'n persoon nie, en 'n naam maak die e-pos aanvegbaar sonder dat dit die saak versterk.
2. Hoe sny jy 213 woorde na 180–200 sonder om die klagte te verswak?
Read the worked answer
Eers tel ek wat waarvoor gebruik word. Omtrent 40 woorde is agtergrond en herhaling (Verder dink ek ... twee keer), en die klagte self is in ongeveer 30 woorde vervat. Die besnoeiing moet dus uit die agtergrond kom, nie uit die feite nie.
- Skrap die herhaalde Verder dink ek en enige sin wat dieselfde ding twee keer sê. Dit alleen spaar 15–20 woorde.
- Krimp die agtergrond tot een sin: Die bus op roete 4 het drie weke lank vyf minute voor 07:00 vertrek, en 38 leerders het gevolglik die bus gemis.
- Behou ononderhandelbaar: die datums, die roete, die presiese tyd, die getal leerders en een haalbare voorstel, byvoorbeeld dat die bus tot 07:00 wag of dat die vertrektyd skriftelik bevestig word.
- Skrap die reën-scène se emosionele detail en hou slegs die gevolg: leerders het in die reën buite die hek gestaan.
Die toets is of die skoolhoof na die lees presies weet wat verkeerd is, hoe lank dit al duur en wat gevra word. Enigiets wat nie daardie drie vrae help nie, is 'n kandidaat vir die skrap.
3. Die e-pos moet aan die kringkantoor gekopieer word. Hoe doen jy dit sonder dat dit soos 'n dreigement klink?
Read the worked answer
Die verskil lê in die rede wat jy gee. As ek skryf dat ek die kringkantoor in kennis stel omdat hulle die saak sal oplos, klink dit soos 'n stap teen die skoolhoof. As ek 'n prosedurele rede gee, is dit bloot administrasie.
Ek sou dit in die laaste paragraaf plaas, ná die voorstel, in een neutrale sin: Aangesien die vervoerreëling deur die kringkantoor befonds en gekoördineer word, stuur ek 'n afskrif van hierdie e-pos aan hulle vir hul inligting.
Twee dinge gebeur in daardie sin. Die rede word gegee (befondsing en koördinering), en die werkwoord is inlig, nie kla of rapporteer nie. Ek voeg geen datum of deadline by nie, want 'n datum verander 'n kennisgewing in 'n else. Ek noem ook nie die kringkantoor in die onderwerp-reël nie; die onderwerp bly by die saak.
So bly die toon samewerkend: die skoolhoof is die eerste ontvanger en die persoon by wie die oplossing berus, terwyl die afskrif bloot die instansie wat betaal in die prentjie bring.