Årsavtale med bilutleie: lønnsomhet og kapasitet i et fullbooket verksted
Du er daglig leder ved et uavhengig verksted med seks ansatte: fire fagarbeidere, én lærling og én servicekonsulent. Verkstedet har tre løftebukk og åpningstid 07.00–16.00. Fakturerbar timepris er 1 290 kr eks. mva. I fjor ble det fakturert 4 850 timer mot en teoretisk kapasitet på 6 300 timer. Sykefraværet var 9 %, og to fagarbeidere har varslet om mulig turnover. En bilutleiekunde tilbyr en årsavtale: 45 biler per år, fast pris 1 850 kr per service, arbeidstid 1,2 timer per bil, delepåslag 20 % på delekostnad som i snitt er 950 kr. Kunden krever svar innen 48 timer og at bilene er ferdige samme dag. Selvkost per fakturert time er beregnet til 810 kr. Samtidig er verkstedet fullbooket tre dager i uken, og du vurderer å ansette en tekniker til med årskostnad ca. 720 000 kr inklusive sosiale kostnader.
1. Regn ut dekningsbidraget per bil i avtalen og vurder om den bør inngås. Vis mellomregningene og begrunn svaret.
Read the worked answer
Mellomregning per bil
- Inntekt: 1 850 kr (fast pris) + 20 % av 950 kr = 190 kr i delepåslag → 2 040 kr
- Kostnad: 1,2 timer × 810 kr = 972 kr + delekostnad 950 kr → 1 922 kr
- Dekningsbidrag: 2 040 − 1 922 = 118 kr per bil, altså ca. 98 kr per time
Vurdering
Årsvolumet gir 45 × 118 = 5 310 kr i dekningsbidrag og binder 54 timer. Til sammenligning gir en vanlig kunde 1 290 − 810 = 480 kr per time i dekningsbidrag. Én time av avtalen fortrenger altså én time som kunne gitt 480 kr. Så lenge verkstedet er fullbooket tre dager i uken, ødelegger avtalen verdi: hver time som flyttes fra retail til avtale taper ca. 380 kr.
Nyansene som avgjør
- Kapasiteten er ujevn. 4 850 av 6 300 timer er 77 % utnyttelse, så det finnes ledig kapasitet på de to rolige dagene. Der er marginalbetraktningen en annen: så lenge timene ellers ville stått ubenyttet, er 118 kr bedre enn 0 kr.
- Motkravet om ferdig samme dag kan presse fram overtid. Overtid med 50 % tillegg koster ca. 1 215 kr per time og spiser hele dekningsbidraget.
- Kravet om svar innen 48 timer binder servicekonsulenten, som ikke er en del av timekalkylen.
Anbefaling
Ikke signer dagens tilbud. Legg fram et motforslag der servicene planlegges på de to rolige dagene, med fast pris på ca. 2 300–2 400 kr per bil, eller med tillegg for deler utover standard. Beregn hvor mange biler som realistisk kan tas på ledig kapasitet, og ta inn en klausul om at akutte jobber prioriteres. Før signering bør du også avklare om avtalen vil kreve ekstra bemanning, for da forsvinner marginen helt.
2. Drøft om du bør ansette en ny tekniker, leie inn arbeidskraft eller bruke overtid. Bruk tallene i saken.
Read the worked answer
Hva sier tallene?
Teoretisk kapasitet er 6 300 timer. Med 9 % sykefravær er realistisk tilgjengelig kapasitet ca. 5 730 timer, og fjorårets 4 850 fakturerte timer gir da ca. 85 % utnyttelse – ikke 77 %. Det er høyt for et verksted med ujevn ordreinngang, men det betyr også at det ikke finnes 1 450 ledige timer å selge.
Break-even for en ny ansatt
Årskostnaden er 720 000 kr. Med 480 kr i dekningsbidrag per time må den nye teknikeren fakturere 720 000 / 480 = 1 500 timer for å gå i null. Det er 7,5 timer × 220 dager = 1 650 timer teoretisk, og med 9 % sykefravær ca. 1 500 timer – altså må vedkommende være praktisk talt fullbooket fra dag én. Det er ikke sannsynlig uten en konkret ordrereserve.
Alternativene
- Overtid: koster ca. 1 215 kr per time mot 1 290 kr i inntekt. Dekningsbidraget blir bare ca. 75 kr per time og forsvarer seg bare i korte topper.
- Innleie: typisk 950–1 100 kr per time, uten oppsigelsesrisiko og uten årskostnad. Gir positivt bidrag ved 1 290 kr i inntekt og er riktig virkemiddel ved 4–8 ukers topp.
- Ansettelse: riktig først når du over 6–8 uker ser en vedvarende uinnfridd etterspørsel på over ca. 1 200–1 400 timer per år, og når ordrereserven er dokumentert.
Anbefaling
Mål tapte ordrer og venteliste i åtte uker. Bruk innleie og målrettet overtid i toppene, og ansett når etterspørselen er dokumentert over tid. En ansettelse løser heller ikke kompetansebehovet: den nye må ha dokumentert opplæring og autorisasjon før den slipper til på merkevare- og høyspenningsarbeid. Sett samtidig i gang tiltak mot turnover, siden to fagarbeidere vurderer å slutte – det er en større risiko enn kapasitetssvikt.
3. Foreslå hvordan avtalen kan utformes slik at den blir lønnsom, og hvilke nøkkeltall du vil følge med på.
Read the worked answer
Prinsipper for utforming
- Stykkpris med reell kostnadsdekning. Fastprisen må minst dekke 1,2 timer × 810 kr + delekostnad + risiko. Med 20 % påslag på deler og en pris på 2 350 kr blir dekningsbidraget 2 350 + 190 − 1 922 = 618 kr per bil, altså i nærheten av retail-nivået.
- Styring av kapasitet. Avtalen bør angi at bilene bookes på faste dager med ledig kapasitet, og at verkstedet kan avvise mer enn et avtalt antall per uke. Da unngår du at avtalen fortrenger lønnsomme akuttjobber.
- Volumtak og prisregulering. Avtal et tak på for eksempel 45 biler, med indeksregulering ved årsskiftet og tillegg for biler som krever mer enn standard service.
- Ansvar og dokumentasjon. Avtal hvem som bestiller, hvem som godkjenner tilleggsarbeid, og at tilleggsarbeid alltid skal godkjennes skriftlig av utleiekunden før det utføres.
- Sanksjoner ved forsinkelse. Kravet om ferdig samme dag bør matches med en leveranseforpliktelse fra kunden, for eksempel at bilene leveres før kl. 08.00 og med nøkler og servicehefte.
Nøkkeltall å følge månedlig
- Fakturerte timer / tilgjengelige timer, både totalt og per avtale
- Dekningsbidrag per time for avtalebiler mot øvrige biler
- Andel avtalebiler som må tas med overtid eller innleie
- Gjennomsnittlig gjennomløpstid fra innlevering til ferdig bil
- Reklamasjoner og etterarbeid på avtalebiler
- Sykefravær og bemanningsdekning per dag
Konklusjon
Avtalen er bare lønnsom hvis den legges på ledig kapasitet og prises nær retail-nivå. Følg tallene i to kvartaler før du eventuelt utvider volumet, og si opp eller reforhandle hvis dekningsbidraget per time faller under ca. 400 kr.