Formelle E-Mail an die Kursleitung: Frist, Anrede, konkrete Frage
Die Kursleitung schreibt: „Der A2-Kurs am Dienstag, 12. März, fällt aus. Ersatztermin: Donnerstag, 14. März, 18:00–20:00, Raum 12. Bitte antworten Sie bis 10. März, ob Sie teilnehmen können.“ Teilnehmerin Mira hat am Donnerstag um 18:00 einen Arzttermin und kann ihn nicht verschieben. Sie möchte wissen, ob der Stoff nachgeholt wird und ob ihr Fehlen entschuldigt ist. Sie schreibt: „Sehr geehrte Damen und Herren, ich kann am Donnerstag nicht. Geht auch ein anderer Termin? Mit freundlichen Grüßen“ Sie vergisst Namen und Kursnummer, nennt keinen Grund und stellt eine sehr allgemeine Frage. Die Frist ist der 10. März; heute ist der 8. März. Ihr Kurs hat die Nummer A2-07, die Ansprechpartnerin ist Frau Berger. Mira hat Angst, dass eine formelle E-Mail zu schwer ist, und will möglichst kurz schreiben.
1. Nenne drei formale Elemente, die in Miras Entwurf fehlen, und erkläre, warum sie für die Aufgabe wichtig sind.
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Es fehlen: (1) ein Betreff, z. B. „Mein Fehlen am 14. März, Kurs A2-07“; (2) Miras vollständiger Name und Kursnummer; (3) ein konkreter Grund (Arzttermin am Donnerstag um 18:00); (4) eine konkrete Frage (Wird der Stoff nachgeholt? Ist das Fehlen entschuldigt?). „Geht auch ein anderer Termin?“ ist zu allgemein, weil die Kursleitung nicht weiß, was Mira braucht. Die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ und der Gruß sind vorhanden, aber sie sollten durch „Sehr geehrte Frau Berger“ ersetzt werden, weil die Ansprechpartnerin bekannt ist. Die Frist 10. März ist knapp; die Mail muss heute raus.
2. Formuliere eine überarbeitete E-Mail in 40–60 Wörtern, die alle Informationen enthält.
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Betreff: Mein Fehlen am 14. März, Kurs A2-07
Sehr geehrte Frau Berger,
leider kann ich am Donnerstag, 14. März, nicht kommen. Ich habe um 18:00 einen Arzttermin und kann ihn nicht verschieben. Wird der Stoff nachgeholt? Ist mein Fehlen entschuldigt?
Mit freundlichen Grüßen Mira Nowak
Der Text ist kurz, enthält aber Betreff, Anrede, Grund, zwei konkrete Fragen und den vollständigen Namen. Die Frist wird eingehalten, weil die Mail am 8. März geschrieben wird. Auf A2 sind feste Bausteine wichtiger als komplizierte Sätze.
3. Mira überlegt, „Hi Frau Berger“ zu schreiben. Erkläre den Unterschied zwischen „du“ und „Sie“ in dieser Situation.
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In dieser Situation ist „Sie“ richtig: Die Kursleitung ist eine offizielle Person, Mira kennt sie nicht persönlich gut. „Hi Frau Berger“ ist zu privat und passt nicht zu einer E-Mail an eine Institution. „Hallo Frau Berger“ ist im Alltag möglich, aber in einer Prüfungs-E-Mail ist „Sehr geehrte Frau Berger“ die sichere Wahl. Auf A2 muss man nicht alles frei formulieren: feste Bausteine wie „Sehr geehrte ...“, „leider kann ich nicht ...“, „Mit freundlichen Grüßen“ reichen. Wichtig ist, die Anrede nicht mit „Liebe“ zu mischen; das ist für Freunde, nicht für die Kursleitung.