Auftragsabwicklung: Nachkalkulation einer Getriebeinstandsetzung mit unklarer Kostenentwicklung
In Ihrem Kfz-Betrieb wurde ein Automatikgetriebe (6-Gang, 180.000 km) instand gesetzt. Der Kostenvoranschlag lag bei 2.400 € netto, aufgeteilt in 1.600 € Teile und 800 € Arbeit (10 Stunden zu 80 €). Tatsächlich wurden 2.950 € netto benötigt: 1.900 € Teile, weil zusätzlich ein Ventilkörper ersetzt werden musste, und 1.050 € Arbeit (12,5 Stunden). Der Kunde hatte den Auftrag auf Basis des Kostenvoranschlags erteilt, eine schriftliche Vereinbarung über eine Überschreitung liegt nicht vor. Der Betrieb arbeitet mit einer Nachkalkulation, die eine Deckungsbeitragsquote von mindestens 35 % auf den Nettoerlös anstrebt. Die Materialgemeinkosten betragen 12 %, die Fertigungsgemeinkosten 180 % auf die Fertigungslöhne.
1. Prüfen Sie, ob der Betrieb die Mehrkosten gegenüber dem Kunden abrechnen darf, und berechnen Sie die tatsächliche Deckungsbeitragsquote. Bewerten Sie das Ergebnis im Hinblick auf die Zielvorgabe.
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Rechtlich gilt: Ein Kostenvoranschlag ist nicht bindend, aber wenn er als verbindlich vereinbart wurde oder eine Überschreitung nicht rechtzeitig angezeigt wurde, kann der Kunde die Mehrkosten ganz oder teilweise verweigern. Hier fehlt eine schriftliche Vereinbarung, und der Kunde hat auf Basis von 2.400 € beauftragt. Der Betrieb hätte die Mehrkosten unverzüglich anzeigen müssen, sobald sie erkennbar waren. Ohne Anzeige ist die volle Abrechnung von 2.950 € riskant; realistisch ist eine einvernehmliche Lösung oder das Tragen eines Teils der Mehrkosten.
Kalkulation bei Ansatz von 2.950 € netto: Fertigungslöhne 1.050 €, Fertigungsgemeinkosten 180 % = 1.890 €, Material 1.900 €, Materialgemeinkosten 12 % = 228 €. Herstellkosten = 1.050 + 1.890 + 1.900 + 228 = 5.068 €. Das übersteigt den Erlös bei Weitem; die Rechnung zeigt, dass die Gemeinkostensätze hier nicht sinnvoll auf den Erlös anwendbar sind, weil die Fertigungsgemeinkosten von 180 % auf Löhne bei einer Getriebeinstandsetzung mit hohem Materialanteil unrealistisch hoch sind. Sinnvoller ist die Deckungsbeitragsrechnung: Erlös 2.950 € minus variable Kosten (Material 1.900 € plus Fertigungslohn 1.050 €) = 0 €. Die Deckungsbeitragsquote beträgt 0 %, weit unter den geforderten 35 %. Selbst bei 2.400 € wäre der Deckungsbeitrag negativ. Die Zielvorgabe wird klar verfehlt.
2. Leiten Sie aus der Nachkalkulation Verbesserungen für die Auftragsabwicklung ab und beschreiben Sie, wie Sie künftig mit unvorhersehbaren Mehrkosten umgehen.
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Die Nachkalkulation zeigt, dass der Kostenvoranschlag die typischen Risiken einer Getriebeinstandsetzung nicht abbildet: Ventilkörper und weitere Teile werden oft erst nach Öffnung des Getriebes sichtbar. Künftig sollte der Kostenvoranschlag einen ausdrücklich benannten Eventualpositionen-Block enthalten, etwa „zusätzliche Teile nach Befund, bis 400 €, werden vor Ausführung angezeigt“. Zudem ist eine schriftliche Regelung zur Überschreitung mit Zustimmung des Kunden (Textform) sinnvoll, bevor gearbeitet wird.
Ablauf: Bei Auftragsannahme Befund beschreiben, Wahrscheinlichkeit von Zusatzarbeiten ansprechen und Zustimmung zur Anzeigepflicht einholen. Sobald sich Mehrkosten abzeichnen, Kunden unverzüglich informieren, Alternativen (Originalteil, Instandsetzungsteil, Austauschgetriebe) mit Preisen nennen und Entscheidung dokumentieren. Nach Abschluss Nachkalkulation mit Soll-Ist-Vergleich erstellen, Abweichungsursachen festhalten und in die Kalkulationsgrundlage einarbeiten. Ziel ist eine realistische Vorkalkulation mit Risikozuschlag, damit die angestrebte Deckungsbeitragsquote erreicht wird, ohne den Kunden durch unangekündigte Kosten zu verärgern.