Leiter/in Human Resources HFP cheat sheet

Strategiepyramide: Unternehmensstrategie → Geschäftsstrategie → Funktionalstrategie HR; HR-Strategie muss aus den Oberzielen abgeleitet und mit ihnen konsistent sein.

Abstimmung (vertikale Integration): HR-Politik ist an Unternehmenszielen ausgerichtet; horizontale Integration: alle HR-Instrumente (Rekrutierung, Lohn, Entwicklung) wirken widerspruchsfrei zusammen.

Personalpolitik-Instrumente: Personalgrundsätze, Personalplanung, Personalbeschaffung, Personalentwicklung, Entlöhnung, Personalfreisetzung, Personalkontrolle.

Make-or-buy: Buy = externe Rekrutierung (schnell, hohe Suchkosten, geringe Bindung); Make = interne Entwicklung (lange Vorlaufzeit, hohe Bindung, geringere Einarbeitungskosten).

Kennzahl Personalintensität = Personalaufwand / Gesamtleistung (in %); steigende Werte zeigen zunehmende Abhängigkeit von Personalkosten.

HR-Rollenmodell (Ulrich): strategischer Partner, Change Agent, Administrative Expert, Employee Champion; Rollenkonflikt entsteht, wenn operative und strategische Anforderungen gleichzeitig erfüllt werden müssen.

Personalstrategie-Typen nach Kosten- und Differenzierungsorientierung: Kostenführerschaft verlangt Effizienz- und Standardisierungslogik, Differenzierung verlangt Innovations- und Qualifikationslogik.

HR-Kennzahlen der Balanced Scorecard: Fluktuationsrate, Krankenquote, Weiterbildungsstunden pro Kopf, Cost per Hire, Time to Fill, Deckungsgrad des Nachwuchsbedarfs.

Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf − Personalbestand (nach Abzug von Fluktuation, Pensionierungen, Mutterschafts-/Krankheitsabwesenheiten).

Bruttopersonalbedarf ergibt sich aus Produktions-/Leistungsplan und Arbeitsproduktivität: benötigte Stellen = geplante Leistungsmenge / Leistung pro Mitarbeitendem.

Beschaffungswege: interne Ausschreibung, externe Inserate, Personalvermittlung, RAV, Social Media, Hochschulmarketing, Empfehlungsprogramme (Referral).

Auswahlverfahren-Gütekriterien: Objektivität, Reliabilität (Zuverlässigkeit), Validität (Gültigkeit); strukturierte Interviews haben höhere Validität als unstrukturierte.

Assessment Center: mehrere Beobachter, mehrere Übungen, mehrere Kriterien; Vorteil hohe Vorhersagegüte, Nachteil hoher Aufwand und Kosten.

Arbeitszeugnis in der Schweiz: muss wahr, wohlwollend, vollständig und klar sein; Codierung von Formulierungen ist unzulässig, Geheimcodes sind nichtig.

Personalentwicklungsbezogene Beschaffungskennzahl: Cost per Hire = Gesamtkosten der Rekrutierung / Anzahl eingestellter Personen.

Stellenausschreibung muss diskriminierungsfrei sein (Art. 3 und 8 BV, Gleichstellungsgesetz); Anforderungen müssen tätigkeitsrelevant und überprüfbar formuliert sein.

Lernzieltaxonomie (Bloom): Wissen → Verstehen → Anwenden → Analysieren → Bewerten → Erschaffen; Prüfungsfragen müssen auf das angestrebte Niveau passen.

Kompetenzmodell: Fachkompetenz, Methodenkompetenz, Sozialkompetenz, Selbstkompetenz; Kompetenz = Wissen + Fertigkeit + Haltung in konkreten Situationen.

70-20-10-Regel: Lernen erfolgt ca. 70 % durch Erfahrung am Arbeitsplatz, 20 % durch Beziehung/Lernen von anderen, 10 % durch formale Kurse.

Vier Stufen der Kompetenzentwicklung: unbewusste Inkompetenz → bewusste Inkompetenz → bewusste Kompetenz → unbewusste Kompetenz.

Karrieremodelle: Laufbahn als Linienkarriere (vertikal), Fachkarriere (horizontal), Projektkarriere; Doppelkarrieremodell verbindet Fach- und Führungslaufbahn.

Nachfolgeplanung: Schlüsselpositionen identifizieren, Anforderungsprofile festlegen, Potenzialträger bewerten, Entwicklungsmassnahmen planen, Nachfolgequote messen.

Weiterbildungsbedarf = Soll-Qualifikation − Ist-Qualifikation; Ergebnis steuert Auswahl der Lernform (Training, Coaching, Mentoring, Job Rotation).

Kirkpatrick-Evaluationsebenen: Reaktion (Zufriedenheit), Lernen (Wissenszuwachs), Verhalten (Transfer), Ergebnisse (Kennzahlen wie Produktivität oder Fehlerquote).

AHV/IV/EO-Beiträge: Arbeitnehmeranteil 5,3 % (AHV 4,35 %, IV 0,7 %, EO 0,25 %), Arbeitgeberanteil gleich hoch; Beitragspflicht ab Erwerbstätigkeit, Freibetrag bei Nichterwerbstätigen.

ALV-Beitrag: je 1,1 % Arbeitnehmer und Arbeitgeber auf Lohn bis CHF 148 200 pro Jahr; Solidaritätsbeitrag entfällt seit 2023.

BVG: koordinierter Lohn = Jahreslohn − Koordinationsabzug; Sparbeiträge altersabhängig (7/10/15/18 % ab 25/35/45/55 Jahren), Arbeitgeberanteil mindestens gleich hoch wie Arbeitnehmeranteil.

BVG-Eintrittsschwelle: Jahreslohn über CHF 22 680 (Stand 2024/2025); versicherter Lohn mindestens CHF 3 780.

Unfallversicherung (UVG): Berufsunfall voll durch Arbeitgeber, Nichtberufsunfall durch Arbeitnehmer (Prämie), Prämienabzug auf Lohnabrechnung ausweisen.

Lohnabrechnung: Bruttolohn − Sozialabzüge (AHV/IV/EO, ALV, NBU, BVG, KTG) = Nettolohn; Quellensteuer bei ausländischen Arbeitnehmenden ohne C-Bewilligung.

Ferienlohn: bei Stundenlohn 8,33 % für 4 Wochen, 10,64 % für 5 Wochen; bei Monatslohn im Lohn inbegriffen.

Überstunden vs. Überzeit: Überstunden = Arbeitszeit über vertraglicher Dauer bis gesetzliche Höchstarbeitszeit; Überzeit = Arbeitszeit über gesetzliche Höchstarbeitszeit hinaus (Art. 12/13 ArG).

Arbeitsvertrag (OR 319 ff.): Pflichten Arbeitnehmer = Arbeitspflicht, Treuepflicht, Sorgfaltspflicht, Überstundenpflicht; Arbeitgeber = Lohnzahlung, Fürsorgepflicht, Ferien, Spesenersatz.

Probezeit: 1 Monat, durch schriftliche Vereinbarung verlängerbar auf maximal 3 Monate; Kündigungsfrist in der Probezeit 7 Kalendertage.

Kündigungsfristen (OR 335c): im 1. Dienstjahr 1 Monat, im 2.–9. Dienstjahr 2 Monate, ab 10. Dienstjahr 3 Monate, jeweils auf Monatsende.

Missbräuchliche Kündigung (OR 336): Kündigung wegen Ausübung verfassungsmässiger Rechte, Gewerkschaftszugehörigkeit, Militärdienst; Folge = Entschädigung bis 6 Monatslöhne.

Kündigung zur Unzeit (OR 336c): Sperrfristen bei Krankheit/Unfall (30/90/180 Tage je nach Dienstjahr), Schwangerschaft (ab Bekanntgabe bis 16 Wochen nach Niederkunft), Militärdienst.

Arbeitszeugnis (OR 330a): Arbeitnehmer kann jederzeit ein Zeugnis verlangen, das sich auf Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses beschränkt; auf Wunsch zusätzlich über Leistung und Verhalten.

Arbeitsgesetz (ArG): Höchstarbeitszeit 45 h/Woche für Industrie, Büro, Technik; 50 h für übrige; Ruhezeit mindestens 11 Stunden täglich, Pausen ab 5,5 h Arbeit.

Ferien: mindestens 4 Wochen pro Jahr, 5 Wochen bis zum vollendeten 20. Altersjahr; Ferien dürfen nicht durch Geld ersetzt werden (OR 329d).

ArG-Schutzvorschriften: Nachtarbeit nur mit Bewilligung und Ausgleich (Art. 16 ff.), Sonntagsarbeit bewilligungspflichtig mit Ersatzruhe.

Schutz besonderer Arbeitnehmergruppen: Jugendliche unter 18 Jahren (Eignungsuntersuchung, Beschäftigungsverbote), schwangere Frauen (keine gefährlichen Arbeiten, Mutterschaftsurlaub 14 Wochen).

Ergonomie-Grundsätze: Arbeitshöhe, Greifraum, Beleuchtung (mind. 500 Lux bei Büroarbeit), Lärmpegel (ab 85 dB Gehörschutz), Bildschirmarbeitsplatz mit Sehtest-Angebot.

Unfallverhütung: EKAS-Richtlinien, SUVA-Präventionsvorschriften, Betriebssicherheitskonzept; Arbeitgeber muss Risiken beurteilen und Schutzmassnahmen dokumentieren.

Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM): Verhältnisprävention (Arbeitsbedingungen gestalten) und Verhaltensprävention (Bewegung, Ernährung, Stressbewältigung).

Absenzenmanagement: Krankenquote = Krankheitstage / Soll-Arbeitstage × 100; Frühwarnsystem bei häufigen Kurzabsenzen, Case Management bei Langzeitabsenz.

Arbeitszeitmodelle: Gleitzeit, Jahresarbeitszeit, Vertrauensarbeitszeit, Schichtarbeit; Pausenregelung und Ruhezeiten sind gesetzlich zwingend.

Mobbing-Prävention: klare Verhaltensrichtlinien, Anlaufstellen, vertrauliche Meldung, Schutz vor Repressalien; arbeitsrechtliche Folgen bis zur fristlosen Kündigung.

Organisationsformen: funktionale Organisation (Spezialisierung), divisionale Organisation (Produkt/Markt), Matrixorganisation (doppelte Unterstellung, Konfliktpotenzial).

Leitungsspanne (Span of Control): Anzahl direkt unterstellter Mitarbeitender; flache Hierarchie = grosse Leitungsspanne, kurze Kommunikationswege, höhere Anforderungen an Führung.

Change-Kurve nach Lewin: Unfreezing (Auftauen) → Moving (Veränderung) → Refreezing (Stabilisieren); ohne Stabilisierung kehrt die Organisation zum alten Zustand zurück.

Phasenmodell der Trauer/Verlustverarbeitung (Kübler-Ross): Schock, Verleugnung, Widerstand, Akzeptanz, Integration; im Change als Reaktionsmuster der Betroffenen nutzbar.

Kotters acht Schritte: Dringlichkeit, Führungskoalition, Vision, Kommunikation, Befähigung, kurzfristige Erfolge, Konsolidierung, Verankerung in der Kultur.

Widerstand im Change: sachlich (Information fehlt), emotional (Angst vor Verlust), politisch (Machtverlust); Ursachenanalyse vor Massnahmenwahl.

Organisationsdiagnose: Analyse von Struktur, Prozess, Kultur und Verhalten; Instrumente wie Interviews, Workshops, Organisationsaufstellung, Kennzahlenanalyse.

Stakeholderanalyse: Macht und Betroffenheit bewerten; Matrix aus Einfluss und Betroffenheit steuert Kommunikationsintensität und Einbindungsform.

Führungsstile nach Lewin: autoritär, kooperativ/demokratisch, laissez-faire; situative Führung passt Stil an Reifegrad der Mitarbeitenden an.

Transaktionale Führung: Austausch von Leistung und Belohnung; transformationale Führung: Vorbild, inspirierende Vision, intellektuelle Stimulation, individuelle Förderung.

Führungsaufgaben: Zielsetzung, Planung, Organisation, Entscheidung, Kontrolle, Motivation, Entwicklung, Vertretung nach aussen.

Kommunikationsmodell (Sender-Empfänger): vier Seiten einer Nachricht (Sache, Beziehung, Selbstoffenbarung, Appell); Missverständnisse entstehen durch unterschiedliche Deutung.

Feedback-Regeln: konkret, verhaltensbezogen, zeitnah, ich-bezogen, beschreibend statt bewertend; keine Pauschalurteile über die Person.

Konfliktarten: Sachkonflikt, Beziehungskonflikt, Rollenkonflikt, Zielkonflikt, Verteilungskonflikt; Eskalationsstufen nach Glasl reichen von Verhärtung bis zur Spaltung.

Sitzungsleitung: Traktanden, Rollen (Vorsitz, Protokoll), Zeitmanagement, Beschlussfähigkeit, Massnahmen mit Termin und Verantwortlichkeit festhalten.

Motivationstheorien: Maslow (Bedürfnispyramide), Herzberg (Hygiene- und Motivatoren), Vroom (Erwartungstheorie: Motivation = Erwartung × Instrumentalität × Valenz).