Anomalies matérielles au greffe : minute non signée, registre en doublon, dossier emprunté
Au greffe du tribunal de première instance de Daloa, un jugement civil contradictoire a été rendu le 14 novembre 2024, condamnant la société Forêt-Bois à payer 27 000 000 FCFA à un particulier. En préparant la délivrance d'une copie certifiée conforme demandée le 20 janvier 2025 par l'avocat du demandeur, la greffière constate trois anomalies : la minute ne porte pas sa propre signature (elle n'a été signée que par le président) ; le jugement est inscrit au registre d'ordre sous un numéro qui est également celui d'une ordonnance de référé rendue le même jour ; le dossier de procédure a été emprunté le 6 décembre par un magistrat et n'a pas été restitué. Par ailleurs, un chercheur demande la communication du dossier d'une affaire de 1995, et l'avocat du défendeur demande qu'une mention soit portée sur un jugement antérieur du même tribunal concernant les mêmes parties.
1. La copie certifiée conforme peut-elle être délivrée en l'état ? Distinguez la minute, l'expédition et la copie.
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1. Distinguer les actes.
- La minute : l'original du jugement, établi par le juge et signé de lui et du greffier qui a assisté à l'audience. Elle ne quitte jamais le greffe ; elle est le seul original.
- L'expédition : la copie délivrée par le greffe, revêtue de la formule exécutoire lorsqu'elle est destinée à l'exécution forcée - on parle alors de grosse.
- La copie : reproduction du texte délivrée aux parties, certifiée conforme par le greffier ; elle n'a pas, en principe, force exécutoire.
2. Le problème de la signature manquante. La signature du greffier n'est pas décorative : elle atteste la conformité entre ce qui a été prononcé et ce qui est conservé, et engage la responsabilité de l'officier public. Une minute non signée est matériellement irrégulière ; elle ne permet pas de certifier « conforme » un document dont l'authenticité n'est pas établie.
3. Conduite à tenir.
- ne pas apposer soi-même une signature à la place du greffier de l'audience et ne pas antidater ;
- établir un procès-verbal de constat signé du greffier en chef ;
- rechercher le greffier qui a assisté à l'audience ou le magistrat signataire pour régularisation, si elle est encore possible ;
- informer le président du tribunal ; en cas d'impossibilité, délivrer au demandeur une attestation de refus motivée, le tiers pouvant saisir le juge d'une demande de rectification.
4. Sur la copie demandée. Le dossier étant emprunté, la copie peut être établie à partir de la minute dès lors que celle-ci est régularisée : le dossier de procédure n'est pas indispensable à la délivrance de l'expédition.
2. Comment traiter le double numéro au registre et le dossier non restitué ?
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1. Le double numéro. Les registres du greffe sont des registres publics : ils ne comportent ni rature, ni surcharge, ni blanc. Deux actes ne peuvent porter le même numéro d'ordre, sous peine de rendre le répertoire inexploitable et de fragiliser les recherches ultérieures.
Conduite à tenir :
- ne pas effacer ni gratter l'une des inscriptions ;
- attribuer au second acte un numéro distinct et procéder par renvoi : mention marginale sur chaque ligne précisant le numéro rectifié, avec date et visa du greffier en chef ;
- dresser un procès-verbal de rectification signé du greffier en chef, annexé au registre et conservé dans un dossier de contrôle ;
- vérifier que le répertoire et le fichier des jugements reprennent la numérotation corrigée.
2. Le dossier emprunté. Tout mouvement de dossier doit être tracé : registre des prêts, émargement, date de sortie et date de retour prévue. En l'absence de restitution :
- relance écrite au magistrat emprunteur, avec copie au chef de juridiction ;
- si le dossier est introuvable, dresser un procès-verbal de recherches infructueuses relatant les diligences accomplies ;
- reconstituer un dossier de substitution à partir des pièces du greffe (plumitif, expéditions, conclusions déposées), en indiquant clairement qu'il s'agit d'une reconstitution.
3. Enjeu. Un dossier manquant ne doit jamais être dissimulé : la traçabilité écrite protège le greffier et permet à la juridiction de statuer sur les suites (plainte, reconstitution, reconstitution d'office).
3. Répondez au chercheur qui demande le dossier de 1995 et à l'avocat qui réclame une mention sur un jugement antérieur.
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1. Demande du chercheur. Les dossiers judiciaires ne sont pas des archives librement communicables à tout requérant : ils contiennent des données personnelles et des éléments d'enquête ou de vie privée. Le greffier ne peut donc pas donner suite « à la demande » sans instruction.
Démarche :
- vérifier si le dossier est encore conservé au greffe ou versé aux archives nationales, et le lui indiquer ;
- exiger une demande écrite précisant l'objet de la recherche, le statut de chercheur et l'usage projeté ;
- saisir le greffier en chef, qui apprécie le motif légitime et peut autoriser une consultation sur place, avec occultation des données sensibles, plutôt qu'une reproduction ;
- répondre par écrit, en motivant le refus ou les conditions, pour éviter tout contentieux.
2. Demande de mention sur un jugement antérieur. Une annotation marginale ne se décide pas à la demande d'une partie : elle suppose soit une rectification d'erreur matérielle ordonnée par le juge (procédure de requête en rectification), soit une mention prévue par un texte (registres d'état civil, par exemple).
Réponse à l'avocat : lui indiquer que le greffe ne peut porter aucune mention sur le fondement d'une simple lettre ; s'il s'agit d'une erreur matérielle, l'inviter à saisir la juridiction qui a rendu la décision ; s'il s'agit d'un lien entre deux procédures, l'orientation se fait par le répertoire et le dossier, non par annotation sur le jugement.
3. Fil conducteur. Le greffier délivre, certifie et conserve ; il ne crée ni ne modifie le contenu des décisions.