Techniques de greffe : actes, registres et archives
Cette matière évalue la maîtrise du geste professionnel : rédiger un acte conforme, l'enregistrer, le conserver et le délivrer dans les limites autorisées. Le jury cherche la rigueur formelle (mentions, signatures, sceau) et la conscience du secret professionnel.
Les actes du greffe
- La minute : original du jugement, signé du président et du greffier, conservé au greffe, jamais remis aux parties.
- L'expédition : copie littérale délivrée par le greffier, portant la mention « pour expédition conforme » et le sceau.
- L'expédition revêtue de la formule exécutoire : délivrée seulement lorsque la décision n'est plus susceptible de recours ou après expiration des délais.
- Autres actes : copie certifiée conforme, extrait, notification, soit-transmis.
La tenue des registres
- Registre d'ordre des arrivées, plumitif d'audience, répertoire civil (état des personnes : divorce, adoption, changement de nom), registre des jugements, registres spécifiques (saisies, casier judiciaire, délivrances).
- Le plumitif mentionne date, heure, composition du tribunal, parties, avocats, incidents et décisions ; il est signé du président et du greffier.
- Casier judiciaire : bulletin n° 1 réservé aux autorités judiciaires, n° 2 à certaines administrations et employeurs, n° 3 délivré à l'intéressé.
Les archives
- Classement, cotation, inventaire, bordereau de versement ; minutes conservées de manière permanente, pièces de procédure selon des durées déterminées.
- Communication encadrée : parties et tiers selon autorisation, respect du secret professionnel et de la vie privée.
- Numérisation et copie de sécurité, sans jamais substituer le fichier à la minute.
Exemple travaillé
Un jugement par défaut est rendu le 12 janvier. Le 20 janvier, un tiers demande une copie exécutoire. Réponse du greffier : refus, car le délai d'opposition court toujours ; délivrance possible d'une copie à titre de simple renseignement, après vérification de l'intérêt légitime et autorisation. Raisonnement : (1) nature de la décision ; (2) voie de recours et délai en cours ; (3) type de copie autorisé ; (4) mention portée et enregistrement dans le registre des délivrances.
Pièges qui coûtent des points
- Confondre minute, expédition et grosse.
- Délivrer une formule exécutoire avant l'expiration des délais de recours.
- Omettre la signature, le sceau ou l'enregistrement de la délivrance.
- Communiquer une pièce à un tiers sans base légale, ou détruire une minute.