Waarschuwing zonder dossier: HR moet ingrijpen
Je bent HR-adviseur bij maakbedrijf Precisia in Tilburg, 62 medewerkers. Teamleider Jan de Vries wil volgende week een officiële waarschuwing geven aan Sanne Bakker, die acht jaar in dienst is. Sinds zij vorig jaar vier maanden thuiszat met een burnout, maakt zij meer fouten en haalt zij ongeveer 20% minder orders dan haar collega's. Jan heeft dat nooit vastgelegd: sinds 2022 zijn er geen verslagen van functioneringsgesprekken. Sanne heeft in het voorjaar gevraagd om rustiger werk, maar daar is niets mee gedaan. Vorige week zei Jan in het teamoverleg dat het zo niet langer kan en dat Sanne moet vertrekken. De cao bevat een artikel over begeleiding bij re-integratie. De directie wil geen juridische risico's en vraagt jou om advies. Jan vindt dat HR zich vooral niet te veel met zijn afdeling moet bemoeien.
1. Wat adviseer je Jan? Benoem ten minste drie risico's en de stappen die hij moet zetten voordat er sprake kan zijn van een officiële waarschuwing (180-220 woorden).
Read the worked answer
Risico's
- Geen dossier. Een waarschuwing zonder eerdere vastgelegde afspraken en gespreksverslagen is juridisch zwak. Bij een procedure bij de kantonrechter weegt het dossier zwaar.
- Ziektegerelateerde oorzaak. De verminderde prestaties volgen op een burnout. Als de beperkingen daarmee samenhangen, geldt een bijzondere zorgplicht en kan een waarschuwing als discriminerend of onzorgvuldig worden gezien.
- De uitspraak in het teamoverleg. 'Zij moet vertrekken' is een vooringenomen conclusie, met mogelijk reputatie- en juridische schade.
Stappen
- Het gesprek met Sanne openen zonder verwijt: wat heeft zij nodig, wat is er met het verzoek om rustiger werk gebeurd?
- Nagaan of de burnout nog een rol speelt; zo ja, de bedrijfsarts inschakelen en een re-integratieplan maken volgens de cao.
- Doelen vaststellen die meetbaar en haalbaar zijn: welke output, welke kwaliteit, welke ondersteuning, over welke periode.
- Alles vastleggen en Sanne laten reageren op het verslag.
- Pas daarna, bij aantoonbaar niet-nakomen, een formele waarschuwing overwegen.
Waarom: je beschermt de medewerker én het bedrijf. Een zorgvuldig traject duurt langer, maar is de enige route die standhoudt.
2. Schrijf een korte e-mail aan Jan (80-100 woorden) met je advies in hoofdlijnen.
Read the worked answer
Voorbeeldtekst
Beste Jan,
Ik begrijp je frustratie over de resultaten van Sanne, maar ik adviseer je om volgende week nog geen officiële waarschuwing te geven. Wij hebben sinds 2022 geen gespreksverslagen en geen vastgelegde doelen; een waarschuwing is dan niet houdbaar. Belangrijker: haar verminderde prestaties volgen op haar burnout. Laten we eerst een gesprek met haar plannen, haar verzoek om rustiger werk serieus bekijken en zo nodig de bedrijfsarts inschakelen. Daarna maken we meetbare afspraken en leggen die vast. Ik help je graag met de voorbereiding.
Groet, [naam], HR
Waarom zo: kort, erkent zijn zorg, maar maakt de volgorde duidelijk. Geen verwijt aan Jan, wel een concrete tegenprestatie (ik help je), zodat hij niet het gevoel krijgt dat HR alleen blokkeert.
3. Stel een gespreksagenda op voor het gesprek met Sanne (vier punten) en leg per punt kort uit waarom dat punt erin staat.
Read the worked answer
Agenda
- Hoe gaat het nu met je, ook gezien je burnout vorig jaar? Doel: zicht krijgen of er nog beperkingen zijn. Zonder dat antwoord is elk verbeterplan op drijfzand gebouwd.
- Je hebt in het voorjaar om rustiger werk gevraagd; wat is daarvan terechtgekomen? Doel: erkenning geven en nagaan of het uitblijven van een reactie heeft bijgedragen aan de fouten. Dit is ook het punt waar Jan zich moet verantwoorden.
- Wat heb je nodig om je werk goed te doen: taken, tempo, begeleiding? Doel: samen tot haalbare afspraken komen in plaats van een opgelegd plan.
- Concrete afspraken: welke resultaten, welke ondersteuning, welke termijn, en wanneer praten we weer? Doel: het gesprek eindigt met meetbare en gedocumenteerde afspraken, zodat een latere beoordeling eerlijk en controleerbaar is.
Waarom deze volgorde: eerst luisteren en erkennen, dan pas eisen stellen. Dat verhoogt de kans dat Sanne meewerkt en verkleint het risico dat een latere maatregel wordt aangevochten.