Zes weken vertraging op een schoolproject: melden of verbergen?
Je bent projectleider bij bouwbedrijf Van Herk BV. Jullie verbouwen een basisschool voor de gemeente Roosendaal. De oplevering stond gepland op 1 juni; het contract bevat een boete van €1.000 per dag bij overschrijding. Door een leverprobleem bij de staalproducent loopt het werk zes weken vertraging op. De elektrotechnische onderaannemer Spierings is daardoor ook later beschikbaar en heeft laten weten in juli volgeboekt te zijn. Met overwerk en een extra ploeg kan Van Herk twee van de zes weken goedmaken voor €18.000. De gemeente heeft nog niets officieel gehoord; de wethouder heeft in de krant gezegd dat de school na de zomervakantie open moet. Jouw directeur wil de vertraging zo lang mogelijk verbergen om de boete te ontlopen en pas te melden als er zekerheid is.
1. Maak de afweging: overwerk inzetten of niet, en wanneer meld je de vertraging? Onderbouw met berekeningen en niet-financiële risico's (180-220 woorden).
Read the worked answer
Rekensom
- Niets doen: zes weken × zeven dagen × €1.000 = €42.000 boete.
- Overwerk: €18.000 en twee weken winst = €14.000 minder boete. Netto kost overwerk dus €4.000, maar je levert wel vier weken eerder op.
Niet-financiële factoren
- De school moet na de zomervakantie open. Vertraging raakt kinderen, leraren en de wethouder; dat risico staat niet in de boeteclausule en is veel duurder dan €4.000.
- Verbergen is geen optie. De gemeente komt er via de bouwvergadering of de onderaannemer toch achter, en dan is het niet langer een planningsprobleem maar een vertrouwensbreuk. Bovendien kan de gemeente alleen meedenken als zij op tijd weet wat er speelt.
Advies
- Deze week melden, met oorzaak, nieuwe planning en een voorstel.
- Overwerk inzetten voor maximaal twee weken, omdat de resterende vier weken zonder overwerk toch niet zijn in te lopen.
- Met de gemeente een gefaseerde oplevering afspreken, bijvoorbeeld één verdieping eerder gebruiksklaar.
Waarom: je koopt met €18.000 tijd én vertrouwen; dat is meer waard dan de zuivere boetebesparing.
2. Schrijf de e-mail aan de gemeente (130-150 woorden) waarin je de vertraging meldt en een voorstel doet.
Read the worked answer
Voorbeeldtekst
Geachte heer/mevrouw [naam contactpersoon],
Helaas moeten wij u meedelen dat de oplevering van de school niet op 1 juni haalbaar is. Door een leverprobleem bij de staalproducent is het werk zes weken vertraagd. Wij melden dit nu, zodra wij de omvang kennen, zodat u kunt meedenken over de gevolgen voor het nieuwe schooljaar.
Wij nemen onze verantwoordelijkheid. Met overwerk en een extra ploeg halen wij twee weken in; daarmee komt de verwachte oplevering op [datum]. Voor de resterende periode stellen wij een gefaseerde oplevering voor, waarbij een deel van het gebouw eerder gebruiksklaar is.
Graag bespreken wij dit volgende week dinsdag om 10.00 uur met u. Wij zijn telefonisch bereikbaar voor vragen.
Met vriendelijke groet, [naam], projectleider Van Herk BV
Waarom zo: geen verhaal over schuldigen, wel oorzaak, maatregel, nieuwe datum en een concreet gespreksvoorstel. De boete noem je niet zelf; die volgt uit het contract en daarover onderhandel je in het gesprek, niet per mail.
3. Spierings laat weten in juli volgeboekt te zijn. Wat vraag je in het gesprek met de onderaannemer en wat is een reële uitkomst? (120-150 woorden)
Read the worked answer
Wat ik vraag
- Een harde startdatum in juli, ook als dat betekent dat zij met een kleinere ploeg beginnen en later opschalen.
- Of een deel van het werk naar voren kan, bijvoorbeeld de bekabeling in de ruimtes die al klaar zijn.
- Openheid over de meerprijs en over de gevolgen voor de garantie als zij in ploegendienst werken.
- Dat wij de afspraak dezelfde dag per e-mail bevestigen.
Reële uitkomst: geen toezegging dat alles in één keer kan, maar wel een gefaseerde inzet en een vaste eerste werkdag. Volledige beschikbaarheid eisen is niet haalbaar en kost alleen maar tijd.
Waarom: de planning van Spierings is een gegeven; wat je kunt beïnvloeden is de volgorde en de Mate waarin hun werk aansluit op wat wij al kunnen opleveren. Leg de afspraak schriftelijk vast, want bij vertraging is de mail het enige bewijs.