Programar una mostra con 9.000 € en un concello de 4.200 habitantes
La concejalía de Cultura de un concello de 4.200 habitantes (provincia de Lugo) organiza una mostra de teatro en un auditorio municipal de 180 butacas, con un presupuesto total de 9.000 € que incluye cachés, transporte, dietas, publicidad y personal. Hay cuatro huecos: dos funciones de tarde (sábado y domingo, 19:00) y dos funciones escolares (viernes, 11:00 y 12:30). La técnica del auditorio es personal municipal a media jornada, sin maquinaria de varas, y cada función de tarde exige un refuerzo técnico de 220 €. Se presentan dos propuestas. A: compañía de fuera de Galicia con montaje de gran formato, caché de 3.800 € por las dos funciones de tarde, catorce personas, 1.400 € de transporte y dietas, dos técnicos y cuatro horas de montaje; público estimado de 150 por función. B: compañía gallega con montaje de sala para cuatro intérpretes, caché de 1.500 € por función de tarde y 600 € por cada escolar, taller de dos horas para 40 alumnos por 450 €, 300 € por desplazamiento, montaje de dos horas; público estimado de 110 por tarde y 90 por escolar, en gallego y con coloquio. La concejala quiere «traer algo grande» porque el año pasado el público bajó un 18 %.
1. Haz el cuadro de costes de las dos opciones y de una combinación posible, calcula el coste por espectador y decide la programación de los cuatro huecos justificando lo que se sacrifica.
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1. Cuadro de costes (sin publicidad ni dietas generales).
| Concepto | A (2 tardes) | B (2 tardes + 2 escolares + taller) | Mixta: A tardes + B escolares/taller |
|---|---|---|---|
| Cachés | 3.800 | 3.000 + 1.200 | 3.800 + 1.200 |
| Transporte | 1.400 | 600 | 1.400 + 300 |
| Taller | - | 450 | 450 |
| Refuerzo técnico tardes | 440 | 440 | 440 |
| Técnico de montaje de A | 120 | - | 120 |
| Total compañías | 5.760 | 5.690 | 7.710 |
| Margen sobre 9.000 € | 3.240 | 3.310 | 1.290 |
2. Coste por espectador. A: 5.760 / 300 = 19,2 €. B: 5.690 / 440 (220 de tardes + 180 escolares + 40 de taller) = 12,9 €. Mixta: 7.710 / 480 = 16,1 €.
3. Decisión. Programar B en los cuatro huecos y dedicar el margen (3.310 €) a comunicación, a un coloquio con la compañía y a un refuerzo de personal. Razones:
- Técnica: sin varas y con personal a media jornada, A exige dos técnicos y cuatro horas; asumible una vez, arriesgado con dos funciones y desmontaje.
- Composición del público: B produce 180 espectadores escolares y 40 de taller, es decir, público en formación con retorno a medio plazo; A produce 300 espectadores concentrados en dos noches.
- Riesgo: la previsión de 150 de A no es verificable y, si falla, el coste por espectador se dispara.
4. Lo que se sacrifica. El «gran formato» y su impacto mediático inmediato. Es un sacrificio real y hay que decirlo en el acto: se gana cobertura educativa y se pierde titular de prensa. Si la concejala exige A, la única versión viable es la mixta, con 1.290 € de margen que no cubren imprevistos.
2. La concejala insiste en A. Diseña una versión viable de A sin superar los 9.000 € y evalúa su riesgo.
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1. Reducir A a una sola función de tarde. Caché de función única negociada (referencia: 55-60 % del caché doble) en torno a 2.200 €, más 1.400 € de transporte y dietas: 3.600 €. Ahorro frente a 5.760 €: 2.160 €.
2. Mantener dos huecos escolares con B. 1.200 € (dos escolares) + 300 € (un desplazamiento) + 450 € (taller) = 1.950 €. Total: 5.550 €. Queda 3.450 € para publicidad, dietas y personal, más el refuerzo técnico de la tarde de A (220 €).
3. Reasignar la tarde liberada. Sábado: A. Domingo: pase de B para público familiar a precio reducido (1.500 € + 220 € = 1.720 €) o, si no hay margen, proyección comentada y coloquio con el equipo de A, que convierte el montaje en actividad formativa.
4. Cuidar el montaje. Las cuatro horas de A con personal a media jornada obligan a montar el viernes por la tarde o el sábado por la mañana. Si el auditorio está ocupado, hay que contratar un auxiliar (aproximadamente 120 €) o mover el montaje al jueves. Sin esta gestión, A no se puede hacer aunque esté pagada.
5. Evaluación del riesgo.
- Con una sola función y 150 espectadores, el coste por espectador sube a 25 €, el más alto de las tres opciones.
- Si la previsión cae a 90 espectadores, el coste se va a 41 €.
- El valor de A es mediático y de imagen, no de formación de públicos: conviene explicitarlo en el acto y no disfrazarlo de criterio artístico.
Conclusión. La versión viable de A existe, pero es una apuesta a una noche; la decisión debe tomarse sabiendo que se compra visibilidad, no público.
3. ¿Qué indicadores usarías para evaluar la edición y qué harías con el dato del descenso del 18 % antes de programar el año siguiente?
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1. Tratar el 18 % como síntoma, no como diagnóstico. Antes de decidir hay que saber: ¿sobre cuántas funciones y qué aforo? Con 8-12 funciones de 180 butacas, un descenso del 18 % puede ser de 250-300 espectadores, dentro de la variación normal si cambió el número de pases, la franja horaria o la programación. Sin serie de tres años no hay tendencia, solo un dato.
2. Indicadores cuantitativos.
- Ocupación por tipo de función y franja (tardes, escolares), no solo el total.
- Coste por espectador de cada propuesta.
- Reparto del público: local / comarca / provincia.
- Continuidad escolar: cuántos grupos repiten respecto al año anterior.
- Retorno del taller: cuántos alumnos vuelven después con familia.
3. Indicadores cualitativos. Dos preguntas en la salida (qué te llevas; volverías), registro de los coloquios y del boca a boca en redes locales, no el número de «me gusta».
4. Uso del dato. Si el descenso coincide con un cambio de horario o con menos funciones, la hipótesis a corregir es la accesibilidad, no la calidad. Si coincide con una programación más arriesgada, la respuesta no es necesariamente volver a lo seguro: puede ser acompañar la programación con mediación (coloquios, taller, pases escolares).
5. Decisión para el año siguiente. Fijar por escrito tres criterios antes de ver las propuestas: técnicos (sin varas, personal a media jornada), de público (al menos un 30 % de plazas escolares) y económicos (coste por espectador por debajo de 15 €). Se evalúa la edición con esos criterios y no con la impresión de la última noche.