Secrétaire Médicale (Assistant Médico-Administratif) flashcards

33 cards. Read the term and the definition here. The deck at the top of this page is optional.

Suffixe -ectomie

Suffixe médical désignant l'ablation chirurgicale d'un organe ou d'une partie d'organe. Exemple : gastrectomie, ablation de l'estomac ; hystérectomie, ablation de l'utérus. À distinguer de -otomie, qui désigne une simple incision.

Plan sagittal

Plan anatomique vertical qui divise le corps en une partie droite et une partie gauche. Le plan sagittal médian passe par le milieu du corps. Il se distingue du plan frontal, qui sépare l'avant de l'arrière.

Indice de masse corporelle

Rapport du poids en kilogrammes divisé par le carré de la taille en mètres. Un IMC de 70 kg pour 1,75 m vaut 70 / 3,0625, soit environ 22,9. C'est un indicateur, jamais un diagnostic posé par le secrétariat.

Hématose

Échange gazeux qui se produit au niveau des alvéoles pulmonaires : l'oxygène passe dans le sang et le dioxyde de carbone est rejeté. Ce terme appartient au vocabulaire de l'appareil respiratoire, à ne pas confondre avec l'hémostase, arrêt du saignement.

Signe et symptôme

Le signe est une manifestation objective observée par le professionnel, comme une fièvre mesurée. Le symptôme est une manifestation ressentie et rapportée par le patient, comme une douleur. Le secrétariat reprend les termes sans les interpréter.

Secret professionnel

Obligation de ne pas révéler les informations confiées ou perçues dans l'exercice, y compris l'identité du patient et sa présence au cabinet. Il est général et absolu, sauf dérogations légales limitées et encadrées.

Dérogations au secret

Exceptions prévues par la loi permettant de révéler une information couverte par le secret : déclaration obligatoire de certaines maladies, signalement de sévices envers un mineur ou une personne vulnérable, communication au médecin désigné par le patient.

Principe du moindre privilège

Règle de sécurité selon laquelle chaque membre de l'équipe n'accède qu'aux données strictement nécessaires à sa mission. Le secrétaire n'ouvre pas un dossier sans motif professionnel, même s'il en a techniquement la possibilité.

Non-discrimination à l'accueil

Interdiction de traiter différemment un patient selon son origine, son sexe, son âge, son état de santé, sa situation sociale ou sa couverture d'assurance. L'ordre de passage et l'information délivrée doivent rester équitables.

Reformulation à l'accueil

Technique consistant à redire avec ses propres mots la demande du patient pour vérifier qu'elle a été comprise. Elle réduit les malentendus et la tension, mais ne doit contenir aucune interprétation médicale ni promesse de résultat.

Urgences à repérer à l'accueil

Signes imposant une prise en charge immédiate : douleur thoracique, détresse respiratoire, déficit neurologique brutal, hémorragie importante, perte de connaissance, idées suicidaires exprimées. Le secrétaire alerte le praticien ou le 15 sans délai.

Patient majeur protégé

Personne majeure faisant l'objet d'une mesure de protection juridique. Selon la mesure, le tuteur ou le curateur intervient pour les décisions et l'accès aux informations. Le secrétariat vérifie le périmètre de la mesure avant toute communication.

Gestion d'une réclamation

Écouter sans interrompre, noter les faits et les dates, ne pas critiquer un collègue, annoncer ce qui sera fait et sous quel délai, puis tracer la réclamation et sa suite. Aucune information médicale ne doit être communiquée sans validation du praticien.

Homonymie de patients

Situation où deux patients portent le même nom. La recherche par nom seul est insuffisante : il faut croiser avec le prénom, la date et le lieu de naissance pour éviter d'ouvrir ou d'alimenter le mauvais dossier.

Traçabilité des appels

Consignation écrite de chaque échange important : date, heure, interlocuteur, objet et suite donnée. Un rendez-vous annulé est enregistré comme annulé, jamais effacé, afin de conserver l'historique de la prise en charge.

Accès du patient au dossier

Le patient accède aux informations le concernant selon une procédure encadrée : demande écrite, délai de réponse défini, accompagnement possible. Le secrétariat organise la demande et transmet, il ne filtre pas le contenu médical.

Compte nominatif

Compte informatique personnel attribué à un seul utilisateur, protégé par un mot de passe individuel. Les comptes partagés sont proscrits car ils rendent impossible l'identification de l'auteur d'un accès ou d'une modification.

Tiers payant

Dispositif par lequel le patient ne règle pas tout ou partie de la part prise en charge par l'Assurance maladie obligatoire, et éventuellement par sa complémentaire. Il suppose la vérification préalable des droits du patient.

Vérification des droits

Contrôle, avant facturation, de la carte Vitale ou de l'attestation de droits : validité, régime, caisse et complémentaire déclarée. Une carte périmée peut entraîner un rejet de paiement et un retard de remboursement.

Mentions obligatoires d'une facture

Identité du patient, date de l'acte, désignation et cotation, montant des honoraires, part remboursable et part non remboursable, coordonnées et identification du praticien, complémentaire le cas échéant.

Rejet de facture

Refus de paiement opposé par une caisse ou un organisme. Il doit être analysé pour en identifier la cause (droits, identité, cotation) puis corrigé et retransmis ; il ne doit jamais rester en attente sans suivi.

Créneau réservé aux urgences

Plage de l'agenda maintenue libre ou libérable pour les demandes urgentes, avec une règle de débordement connue de toute l'équipe. Une urgence vitale est réorientée vers le 15 sans attendre un rendez-vous.

Rendez-vous non honoré

Rendez-vous pour lequel le patient ne se présente pas. Il est enregistré comme tel, suivi comme indicateur d'activité, et peut justifier une politique écrite de rappel ou de gestion des absences répétées.

Rappel de rendez-vous

Message envoyé avant la consultation pour confirmer la présence du patient. Il ne doit contenir aucune donnée de santé détaillée, un SMS pouvant être lu par un tiers. Le consentement du patient est recueilli.

Liste d'attente

Liste de patients acceptant d'être contactés en cas de désistement afin de combler un créneau libéré. Elle réduit le taux de rendez-vous non honorés et doit être tenue à jour avec des coordonnées fiables.

Référence absolue en tableur

Référence de cellule notée avec des dollars, par exemple $A$1, qui reste fixe lors de la recopie d'une formule. Elle s'oppose à la référence relative A1, qui se décale. Utile pour une table de correspondance.

Erreur #N/A

Erreur affichée par un tableur lorsqu'une valeur recherchée est absente de la table de correspondance, par exemple avec RECHERCHEV. Elle signale souvent une donnée mal saisie ou une liste incomplète, à corriger à la source.

Publipostage

Fonction qui fusionne un document type avec une source de données pour produire un document par destinataire. Utilisée pour les convocations, elle impose de vérifier les champs vides et d'éviter tout mélange de données entre patients.

Données de santé

Données personnelles relatives à la santé physique ou mentale d'une personne. Leur traitement est en principe interdit sauf exceptions, dont la prise en charge médicale par un professionnel soumis au secret professionnel.

Minimisation des données

Principe du RGPD selon lequel seules les données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard de la finalité sont collectées et conservées. Un cabinet ne collecte pas de données sans utilité pour le soin.

Violation de données

Accès, perte, modification ou divulgation non autorisés de données personnelles. Elle doit être documentée et, selon sa gravité, notifiée à l'autorité de contrôle dans les délais prévus par le RGPD.

« Ci-joint » accord

Invariable lorsqu'il précède le nom : « ci-joint les documents ». Variable lorsqu'il suit le nom : « les documents ci-joints ». Cette règle évite une faute fréquente dans les courriers professionnels.

Structure d'un courrier

Coordonnées de l'émetteur, lieu et date, destinataire, objet, formule d'appel, corps en paragraphes courts, formule de politesse, signature et mention des pièces jointes. La relecture vérifie le destinataire avant envoi.