Secrétaire Médicale (Assistant Médico-Administratif) key terms

Élément de base d'un mot médical qui porte le sens principal et provient souvent du grec ou du latin, comme « cardi- » pour le cœur ou « néphr- » pour le rein.

Élément placé devant la racine pour en préciser le sens, indiquant par exemple la position, la quantité ou le rythme : « tachy- » (rapide), « brady- » (lent), « hyper- » (au-dessus).

Élément ajouté à la fin d'une racine pour indiquer l'état, l'acte ou la spécialité : « -ite » pour une inflammation, « -ectomie » pour une ablation, « -logie » pour une discipline.

Ensemble du vocabulaire technique utilisé en santé, construit sur des racines grecques et latines, dont la maîtrise permet de comprendre et de transcrire correctement les prescriptions et comptes rendus.

Science qui décrit la forme, la situation et les rapports des organes du corps humain ; elle fournit les repères nécessaires pour situer une lésion ou une intervention dans un courrier.

Étude du fonctionnement normal des organes et des systèmes de l'organisme, utile pour comprendre les mécanismes évoqués dans les courriers et instructions du médecin.

Document rédigé par le chirurgien décrivant l'intervention réalisée : voie d'abord, gestes effectués, constatations et suites immédiates ; il est saisi et classé dans le dossier du patient.

Obligation, pour tout professionnel de santé et son personnel, de ne pas divulguer les informations confidentielles connues dans l'exercice de ses fonctions, sous peine de sanctions pénales et disciplinaires.

Ensemble des règles et devoirs qui régissent l'exercice d'une profession ; pour le secrétariat médical, elle fixe la conduite à tenir en matière de secret, de respect du patient et de loyauté.

Principe selon lequel les informations relatives à un patient ne sont accessibles qu'aux personnes habilitées et pour les seuls besoins de la prise en charge, y compris lors des échanges téléphoniques.

Accord libre et éclairé donné par la personne avant un acte médical ou un traitement de ses données ; il doit pouvoir être retiré et sa trace conservée dans le dossier.

Information relative à la santé physique ou mentale d'une personne, présente ou future ; elle est qualifiée de sensible et bénéficie d'une protection renforcée par la réglementation.

Règlement européen sur la protection des données personnelles, applicable aux cabinets médicaux : il impose des principes (minimisation, finalité, sécurité) et des droits pour les patients, dont l'accès et la rectification.

Faculté reconnue au patient de consulter son dossier médical et d'en obtenir copie, selon une procédure et des délais encadrés ; le secrétariat organise la demande sans en juger le bien-fondé.

Document de la CNIL encadrant la tenue des dossiers patients et des traitements de données de santé ; il fixe les durées de conservation, les accès et les mesures de sécurité attendues.

Période pendant laquelle un document ou une donnée peut être conservé légalement ; elle varie selon la nature du document et impose ensuite suppression ou archivage définitif.

Ensemble organisé des documents administratifs et médicaux relatifs à une personne suivie dans une structure de soins, permettant la continuité des soins et la traçabilité des actes.

Ensemble des mesures visant à fiabiliser l'identité du patient à chaque étape : recueil des données d'état civil, vérification, homonymie et création d'un identifiant unique.

Situation où deux patients portent des nom et prénom identiques ou très proches ; elle impose une vérification complémentaire (date de naissance, adresse) avant tout acte ou enregistrement.

Capacité à retrouver qui a fait quoi et quand dans le dossier : auteur de la saisie, date et heure de l'acte, modification apportée, afin de garantir la fiabilité des informations.

Premier contact vocal avec le patient ou son entourage : il exige une identification, une écoute active, une formulation claire et le respect de la confidentialité dans un espace approprié.

Technique de communication consistant à reformuler, questionner et valider ce que dit l'interlocuteur pour s'assurer de la compréhension et apaiser une situation tendue.

Restitution avec ses propres mots du message reçu, qui permet de vérifier la compréhension mutuelle et de limiter les erreurs lors de la prise de rendez-vous ou d'un message au médecin.

Ensemble des attitudes professionnelles face à un patient irrité : garder un ton calme, ne pas répondre à la provocation, reconnaître l'émotion, proposer une solution et alerter si nécessaire.

Texte fixant les droits et devoirs des usagers du système de santé : accès aux soins, information, consentement, respect de la dignité et modalités de dépôt d'une réclamation.

Liste officielle codifiant les actes médicaux et paramédicaux, avec leur libellé, leur code et leur valeur, servant de base à la facturation et au remboursement.

Traduction d'un acte réalisé en un code de la nomenclature, associé le cas échéant à des modificateurs, afin de permettre sa facturation et son remboursement par l'assurance maladie.

Mécanisme par lequel l'assuré est dispensé d'avancer tout ou partie des frais, le professionnel étant payé directement par l'assurance maladie et, le cas échéant, par sa complémentaire.

Carte électronique d'assurance maladie permettant de transmettre les données de l'assuré et de télétransmettre les feuilles de soins, ce qui accélère le remboursement.

Envoi dématérialisé des feuilles de soins à l'assurance maladie depuis le logiciel du cabinet, qui remplace l'envoi papier et réduit les délais de traitement.

Document, papier ou électronique, récapitulant les actes réalisés pour un assuré et servant de support à la demande de remboursement auprès de l'assurance maladie.

Outil de planification des rendez-vous qui organise les créneaux selon la durée des actes, les urgences et les contraintes du praticien, tout en limitant les temps d'attente.

Procédure d'insertion d'un patient dans un planning déjà chargé, selon un protocole défini avec le praticien : créneau réservé, régulation téléphonique et orientation vers un autre service si besoin.

Retrait d'un créneau du planning, à la demande du patient ou du cabinet ; elle suppose de libérer le créneau, de prévenir l'intéressé et de tracer l'opération.

Application dédiée à l'activité du cabinet qui gère l'agenda, les dossiers patients, les prescriptions et la facturation, avec des droits d'accès différenciés selon les utilisateurs.

Fonction d'un traitement de texte qui fusionne un document type avec une liste de destinataires pour produire des courriers personnalisés, par exemple des convocations de dépistage.

Logiciel de création et de mise en forme de documents écrits, utilisé pour les courriers, comptes rendus et courriers types du secrétariat médical.

Logiciel de calcul organisé en lignes et colonnes, employé pour suivre des tableaux de bord, des statistiques d'activité ou des listes de patients à rappeler.

Document professionnel restituant de façon structurée et fidèle le contenu d'une consultation, d'une réunion ou d'un examen, rédigé dans un style neutre et vérifié avant diffusion.

Étape finale de vérification d'un écrit professionnel portant sur l'orthographe, la grammaire, la cohérence et la présence des mentions obligatoires avant signature ou envoi.