পত্রলেখন: ক্রীড়া অনুষ্ঠানের নোটিশ ও ব্যয় অনুমোদনের আবেদন
বিদ্যালয়ের বার্ষিক ক্রীড়া অনুষ্ঠান ১৫ ডিসেম্বর সকাল ৯টায় স্কুল মাঠে হবে। সম্পাদককে জানাতে হবে যে মাইক, তাঁবু ও পানির ব্যবস্থা দরকার; প্রধান শিক্ষকের কাছে ৮,০০০ টাকা ব্যয়ের অনুমতি চাইতে হবে। ছাত্র সচিব রাকিব দুটি লেখা জমা দিয়েছে। নোটিশে লিখেছে: ‘আগামীকাল সবাই আসবেন।’ চিঠিতে শুরু করেছে ‘প্রিয় প্রধান শিক্ষক’ এবং শেষ করেছে ‘তোমার বন্ধু রাকিব’। শিক্ষক বললেন, নোটিশে তারিখ, সময়, স্থান ও কারা উপস্থিত থাকবে তা স্পষ্ট নয়; চিঠির সম্বোধন ও সমাপ্তি আনুষ্ঠানিক নয়; অনুমতির কারণ ও ব্যয়ের খাতও নেই। রাকিবকে একটি নোটিশ ও একটি আনুষ্ঠানিক চিঠি নতুন করে লিখতে হবে, যেখানে ব্যয়ের খাত উল্লেখ থাকবে। তার খসড়ায় তারিখ নেই, এবং চিঠিতে ‘অনুমতি দিন’ লেখা আছে কিন্তু কেন টাকা দরকার তা নেই।
1. রাকিবের নোটিশ ও চিঠির প্রধান ত্রুটি চিহ্নিত করো এবং একটি সংশোধিত নোটিশ লেখো।
Read the worked answer
প্রধান ত্রুটি: নোটিশে ৫W1H নেই-কী, কবে, কখন, কোথায়, কারা, কেন। ‘আগামীকাল’ সাপেক্ষ শব্দ; তারিখ ছাড়া নোটিশ অসম্পূর্ণ।
সংশোধিত নোটিশ:
বিদ্যালয়ের বার্ষিক ক্রীড়া অনুষ্ঠান-নোটিশ
সকল ছাত্রছাত্রীকে জানানো যাচ্ছে যে আগামী ১৫ ডিসেম্বর (সোমবার) সকাল ৯টায় বিদ্যালয় মাঠে বার্ষিক ক্রীড়া অনুষ্ঠান অনুষ্ঠিত হবে। সকলকে সকাল ৮:৩০-এর মধ্যে নির্ধারিত স্থানে উপস্থিত থাকতে বলা যাচ্ছে। অনুষ্ঠানে মাইক, তাঁবু ও পানির ব্যবস্থা সম্পাদককে করতে হবে।
তারিখ: ১০ ডিসেম্বর ২০২৫
(স্বাক্ষর) রাকিব সাধারণ সম্পাদক, ক্রীড়া কমিটি
কারণ: নোটিশে তারিখ, সময়, স্থান, উপস্থিতির সময় ও দায়িত্ব-সব স্পষ্ট।
2. চিঠির সম্বোধন ও সমাপ্তি কীভাবে পরিবর্তন করবে? একটি আনুষ্ঠানিক চিঠির কাঠামো লিখো।
Read the worked answer
চিঠির সম্বোধন ‘প্রিয় প্রধান শিক্ষক’ অফিসিয়াল চিঠির জন্য অতি ঘনিষ্ঠ; সমাপ্তি ‘তোমার বন্ধু’ আরও inappropriate।
আনুষ্ঠানিক কাঠামো:
- বরাবর / প্রধান শিক্ষক, [বিদ্যালয়ের নাম]
- বিষয়: বার্ষিক ক্রীড়া অনুষ্ঠানের ব্যয় অনুমোদনের আবেদন
- সম্বোধন: ‘মহোদয়,’
- প্রথম অনুচ্ছেদ: উদ্দেশ্য
- দ্বিতীয় অনুচ্ছেদ: ব্যয়ের খাত
- তৃতীয় অনুচ্ছেদ: অনুমতির আবেদন
- সমাপ্তি: ‘নিবেদক, রাকিব, সাধারণ সম্পাদক, ক্রীড়া কমিটি’
কারণ: সরকারি/প্রাতিষ্ঠানিক পত্রে সম্বোধন ও সমাপ্তি পদানুসারী হয়; ব্যক্তিগত সম্পর্কের শব্দ বাদ যায়।
3. চিঠিতে ব্যয়ের অনুমতির আবেদনটি কীভাবে সাজাবে? একটি অনুচ্ছেদ লেখো।
Read the worked answer
ব্যয়ের আবেদনটি খাতভিত্তিক ও যুক্তিসহ হতে হবে; শুধু ‘৮,০০০ টাকা দিন’ লিখলে প্রধান শিক্ষক সিদ্ধান্ত নিতে পারেন না।
নমুনা অনুচ্ছেদ: ‘অনুষ্ঠানের জন্য নিম্নলিখিত খাতে মোট ৮,০০০ টাকা ব্যয়ের অনুমতি চাইছি: (১) মাইক ও স্পিকার ভাড়া-২,৫০০ টাকা; (২) তাঁবু ও চেয়ার ভাড়া-৩,০০০ টাকা; (৩) পানির বোতল ও প্রথম সহায়তা-১,৫০০ টাকা; (৪) ক্রীড়া সামগ্রী-১,০০০ টাকা। ব্যয়ের ভাউচার সংরক্ষণ করা হবে।’
কারণ: খাতভিত্তিক হিসাব জবাবদিহি বাড়ায় এবং অনুমোদনের সম্ভাবনা বাড়ায়; ‘কেন এত টাকা’ প্রশ্নের উত্তর আগেই দেওয়া থাকে।