पत्र लेखन / आवेदन लेखन
पत्र और आवेदन का ढाँचा
औपचारिक पत्र और आवेदन में प्रारूप को ही अंक मिलते हैं। क्रम सामान्यतः इस प्रकार है: प्रेषक का पता, दिनांक, प्राप्तकर्ता का पद और पता, विषय, संबोधन, मुख्य विषय, धन्यवाद, हस्ताक्षर या नाम।
ध्यान रखने योग्य बातें
- आवेदन में ‘सेवा में’ से शुरू करें, विषय लिखें, फिर ‘निवेदन है’ से मुख्य बात।
- भाषा औपचारिक और सीधी रखें; कहानी या कविता न लिखें।
- एक ही बात दोहराने के बजाय कारण और आवश्यकता स्पष्ट करें।
- औपचारिक पत्र में ‘भवदीय’ और अनौपचारिक में ‘आपका/तुम्हारा’ का प्रयोग परंपरा के अनुसार करें।
- दिनांक, विषय और हस्ताक्षर तीनों दें; इनके बिना प्रारूप अधूरा माना जाता है।
उदाहरण
प्रश्न: प्रधानाचार्य को शुल्क-माफी के लिए आवेदन लिखिए। विचार: विषय में ‘शुल्क माफी हेतु आवेदन’ लिखें। पहले वाक्य में कारण-पिता की आर्थिक स्थिति; दूसरे में प्रमाण-पूर्व परीक्षा का अच्छा परिणाम; अंत में ‘अतः शुल्क माफ करने की कृपा करें’। यह क्रम परीक्षक को उद्देश्य, आधार और निवेदन तीनों दिखाता है।
अंक कटने के कारण
दिनांक या विषय छोड़ना; ‘आपका’ के साथ ‘भवदीय’ जोड़ना; अनौपचारिक पत्र में भी कठिन औपचारिक भाषा; आवेदन में घटना का लंबा वर्णन; संबोधन और समापन का गलत क्रम।