छात्रावास अधीक्षक को आवेदन: भाषा, प्रारूप और स्वर

आरंभ 'सेवा में, श्रीमान अधीक्षक महोदय' से होगा; 'प्रिय महोदय' अनौपचारिक है और औपचारिक पत्र में 'प्रिय' का प्रयोग नहीं होता। इसके बाद स्थान और तिथि, फिर विषय-पंक्ति-'साइकिल चोरी की घटनाओं के संबंध में'। मुख्य भाग 'निवेदन है कि' से शुरू करें और तथ्य दें: कितनी साइकिलें, किन तारीखों में, कहाँ से। 'जल्दी से जल्दी' जैसी बोलचाल की पुनरुक्ति हटाकर 'शीघ्र जाँच कराने की कृपा करें' लिखें। 'हड़ताल पर चले जाएँगे' वाला धमकी-भरा वाक्य हटाएँ और उसके स्थान पर विनम्र अनुरोध रखें, क्योंकि आवेदन का स्वर निवेदन का होता है, माँग का नहीं। 'तुम सब ध्यान रखो' को पूरी तरह हटा दें; पत्र में सर्वनाम-प्रयोग एकरूप ('आप', 'हम') रहना चाहिए। अंत 'भवदीय' या 'सधन्यवाद' से करें।

प्रारूप के 2 अंक पूरी तरह यांत्रिक हैं-तिथि, स्थान, प्रेषक, प्राप्तकर्ता, विषय-पंक्ति, औपचारिक समापन; इनमें से एक भी छूटा तो अंक तय रूप से कटेंगे, इसलिए पहले ढाँचा ठीक करें। विषय-वस्तु के 3 अंक तथ्यों पर निर्भर हैं: कितनी साइकिलें, कब-कब चोरी हुईं, पहले कोई शिकायत हुई या नहीं, क्या कार्रवाई चाहिए। भाषा के 3 अंक वर्तनी, वाक्य-संरचना और शिष्टाचार पर मिलते हैं; ये सुधार ढाँचे के बाद ही दिखते हैं। यदि समय कम हो तो पहले प्रारूप और तथ्य पूरे करें, फिर भाषा सँवारें; केवल सुंदर भाषा लिखकर विषय-पंक्ति और तिथि छोड़ने से तीन अंक तक चले जाते हैं, जबकि सादी भाषा में पूरा प्रारूप होने पर भी अधिकांश अंक बच जाते हैं।