El correu a secretaria per canviar de convocatòria
En Pau Ferrer Sanchis, amb DNI 20456789X, està matriculat al Grup B1-A del CFPA Sant Vicent Ferrer de València. L'examen final és el dissabte 14 de juny a les 9.00. La seua empresa l'envia a Terol del 10 al 18 de juny. Al full informatiu del centre es pot llegir: «El canvi de convocatòria s'ha de demanar per escrit, amb un mínim de deu dies d'antelació, i cal adjuntar un justificant (laboral, mèdic o familiar). Només s'admet un canvi per matrícula. La taxa no es torna en cap cas.» El centre sempre s'adreça a l'alumnat amb «vós» i signa els correus amb «Atentament, Secretaria». Avui és el 2 de juny i en Pau decidix escriure a [email protected]. Vol passar a la convocatòria de setembre i, a més, pregunta si pot assistir a les classes de repàs del juliol.
1. Escriu el correu electrònic complet. Tingues en compte el destinatari, el registre i tota la informació que el centre necessita per a tramitar la sol·licitud.
Read the worked answer
Assumpte: Sol·licitud de canvi de convocatòria - Grup B1-A - Pau Ferrer Sanchis
Benvolguts,
Em dic Pau Ferrer Sanchis, amb DNI 20456789X, i estic matriculat al Grup B1-A del curs de valencià. M'adrece a vós per a sol·licitar un canvi de convocatòria.
L'examen final està previst per al dissabte 14 de juny a les 9.00, però la meua empresa m'envia a Terol del 10 al 18 de juny. Per este motiu, voldria fer la prova en la convocatòria de setembre. Adjunte el justificant laboral corresponent i reste a la vostra disposició per a qualsevol documentació complementària.
Aprofite per a preguntar-vos si cal abonar de nou la taxa i si puc assistir a les classes de repàs del juliol mentre espera la convocatòria de setembre.
Moltes gràcies per la vostra atenció. Rebreu una salutació cordial,
Pau Ferrer Sanchis Tel. 600 000 000 - [email protected]
Per què així: assumpte amb les tres dades que identifiquen el tràmit; primer identificació, després petició, després motiu i document; preguntes secundàries al final perquè no tapen la sol·licitud principal.
2. Justifica tres decisions d'estil del teu correu: el tractament, l'assumpte i l'orde de la informació.
Read the worked answer
- Tractament: use «vós» perquè el centre s'adreça així a l'alumnat i perquè escric a una institució on no conec la persona concreta. Seria incoherent començar amb «Hola, Pau» i acabar amb «Atentament».
- Assumpte: ha de permetre identificar el tràmit sense obrir el correu (canvi + grup + nom). Una secretaria rep desenes de missatges i un assumpte buit com «Duda» o «Hola» pot retardar la gestió, que a més té termini.
- Orde: primer qui sóc i què demane, després el motiu i el document, i al final les preguntes secundàries. Si pose la taxa o el juliol al principi, el lector pot perdre de vista la sol·licitud principal, que és l'única que té data límit.
I un criteri més: longitud. Dos o tres paràgrafs ben ordenats són més formals que una pàgina plena de fórmules.
3. La secretaria respon que la sol·licitud arriba tard i que no es pot canviar. Té raó? Analitza-ho.
Read the worked answer
No té raó. El full informatiu diu «un mínim de deu dies d'antelació». L'examen és el 14 de juny i el correu s'envia el 2 de juny: hi ha dotze dies, dos més del mínim. El termini acabava el 4 de juny.
Procediment:
- Respondre per escrit, amb educació, recordant les dues dates (examen i correu), sense cites agressives ni retrets.
- Guardar el correu enviat: el còmput es fa sobre la data d'enviament, no sobre la data en què l'obrin.
- Com que només s'admet un canvi per matrícula, convé insistir per escrit abans de buscar altres vies: si es perd la convocatòria de setembre, no hi haurà una tercera oportunitat.
Matís: si el centre al·legara que el justificant no és vàlid, això sí que seria un motiu real de rebuig; però no és el que ha dit.