Trapvast: bestellen zonder nee te verkopen
Fietsenwinkel Trapvast verkoopt stadsfietsen en onderdelen. De eigenaar bestelt racefietsbanden bij één leverancier. In het voorjaar verkoopt de winkel gemiddeld 40 sets banden per week; de winkel is vijf dagen per week open. De leverancier heeft een levertijd van twee weken (tien werkdagen) en levert de laatste maanden regelmatig drie tot vier dagen later dan afgesproken. De eigenaar houdt een veiligheidsvoorraad aan van één week verkoop. Op dit moment liggen er 60 sets in het magazijn. De stelling waar de banden liggen heeft ruimte voor maximaal 400 sets en de eigenaar wil niet meer dan acht weken voorraad aanhouden, in verband met voorraadkosten en het risico dat banden uit de mode raken. De leverancier geeft 5% korting bij een bestelling van 300 sets of meer. Vorige maand zijn 25 sets geleverd die niet op de bestelling stonden; ze zijn wel gefactureerd. De eigenaar vraagt jou als stagiair om mee te denken over de bestelling van deze week.
1. Bereken het bestelmoment en een verantwoorde bestelhoeveelheid. Laat zien of de winkel nu moet bestellen en of er een probleem ontstaat voordat de levering binnen is.
Read the worked answer
Bestelmoment berekenen
- Veiligheidsvoorraad = 1 week verkoop = 40 sets.
- Verbruik tijdens de levertijd = 2 weken × 40 sets = 80 sets.
- Bestelpunt = 40 + 80 = 120 sets.
Conclusie: de voorraad is 60 sets en dat ligt ver onder het bestelpunt. Er moet dus direct besteld worden, eigenlijk is de winkel al te laat.
Hoeveelheid
- 8 weken voorraad = 8 × 40 = 320 sets. Dat past binnen de stellingruimte (maximaal 400) en levert de 5% korting op, want 320 ≥ 300.
- Bij levering over twee weken is de voorraad geslonken tot 60 − 80 = −20. Zonder extra maatregel ontstaat dus ongeveer een halve week nee-verkoop, nog los van de drie tot vier dagen vertraging die deze leverancier vaak heeft.
Advies: bestel 320 sets én vraag de leverancier om een spoedlevering van 40 à 60 sets binnen enkele dagen, of haal die tijdelijk bij een collega-zaak. Vraag daarnaast om een schriftelijke leverdatum en noteer de vertraging, zodat je bij herhaling kunt aankloppen bij de leverancier of een tweede leverancier kunt zoeken.
2. Er zijn vorige maand 25 sets geleverd die niet op de bestelling stonden en toch gefactureerd zijn. Beschrijf wat je doet bij ontvangst en afhandeling, en welke maatregel je neemt om dit in het vervolg te voorkomen.
Read the worked answer
Direct bij ontvangst: vergelijken, niet wegzetten
- Pakbon vergelijken met de eigen bestelling en met de orderbevestiging: aantal, artikelnummer, maat en model.
- Afwijking direct melden bij de leverancier (binnen de afgesproken termijn) en schriftelijk vastleggen, met pakbonnummer en datum.
- De 25 sets niet in de verkoopvoorraad boeken voordat duidelijk is of je ze houdt. Anders klopt de voorraadadministratie niet en verkoop je iets wat feitelijk nog niet van jou is.
Afhandeling
- Creditnota eisen en afspraken wie de retourkosten betaalt; bij ongevraagde levering hoef je in beginsel niet te betalen.
- Wil je de sets toch houden omdat het een bruikbaar model is? Leg dan schriftelijk vast dat je ze met korting accepteert, anders blijft de factuur staan.
Preventie
- Alleen bestellen met een orderbevestiging.
- Pakboncontrole als vaste stap in het magazijn, door twee personen bij grote orders.
- Factuur pas goedkeuren nadat de pakbon is gecontroleerd (vier-ogenprincipe).
- Bij herhaling: leverancier op de hoogte stellen en een tweede leverancier zoeken, want de vertragingen wijzen al op onbetrouwbaarheid.
3. De eigenaar kan overstappen naar een leverancier met één week levertijd, maar die rekent 4% meer inkoopprijs. De huidige inkoopprijs is € 12,50 per set. Adviseer met een berekening en benoem de afweging.
Read the worked answer
Wat verandert er aan het bestelmoment?
- Verbruik tijdens levertijd wordt 1 week × 40 = 40 sets.
- Bestelpunt wordt 40 + 40 = 80 sets in plaats van 120.
- Gemiddelde voorraad en de kans op nee-verkoop door late levering dalen.
Wat kost het?
- 4% van € 12,50 = € 0,50 per set extra.
- Bij 40 sets per week (ongeveer 2.080 per jaar) is dat circa € 1.040 per jaar extra inkoopkosten.
Afweging
- Bij een gemiste verkoop loopt de winkel niet alleen de inkoopprijs mis, maar ook de marge: bij een verkoopprijs van € 25,00 exclusief btw is dat ongeveer € 12,50 per set. Dan zijn ongeveer 83 gemiste sets per jaar genoeg om de extra inkoopkosten terug te verdienen. Met een leverancier die structureel drie tot vier dagen te laat levert, is dat aantal snel gehaald.
- Let ook op de andere kant: kortere levertijd verleidt tot vaker en kleiner bestellen, wat bestelkosten en administratie opdrijft, en de 5%-kortingsdrempel van 300 sets kan vervallen.
Advies: overstappen als de gemiste verkopen in het voorjaar oplopen tot tientallen sets; houd daarbij een bestelhoeveelheid van ongeveer 4 weken aan in plaats van 8, zodat het kapitaal in voorraad niet stijgt.