Te warme zuivel en beschadigde dozen
Je werkt in het magazijn van een groothandel in verse zuivel. Het is dinsdag 7:15 als de koelwagen van zuivelbedrijf Van Loon arriveert met 18 dozen halfvolle melk (12 flessen per doos), 10 dozen yoghurt en 6 dozen kwark. De koelwagen geeft bij aankomst 7,8 °C aan. Volgens de vrachtbrief moet het product bij maximaal 7 °C worden vervoerd en daarna bij 4 °C worden opgeslagen. Twee dozen yoghurt zijn aan de zijkant ingedeukt en één doos is open. De scanner werkt niet, dus je moet de ontvangst handmatig op de vrachtbrief noteren. In de koelcel staat nog een pallet yoghurt van maandag met een houdbaarheidsdatum over 12 dagen; de nieuwe levering heeft een datum over 16 dagen. De koelcel heeft nog ruimte voor vier pallets. Je leidinggevende zit in een overleg en de chauffeur wil snel weg omdat hij nog drie adressen moet bezoeken.
1. Je ziet 7,8 °C op de koelwagen. Wat doe je en waarom mag je dit niet zelf goedkeuren? Betrek de vrachtbrief en de chauffeur in je antwoord.
Read the worked answer
Vergelijk eerst met de eis. De vrachtbrief zegt maximaal 7 °C. De meter geeft 7,8 °C, dus er is een afwijking van 0,8 °C. Dat lijkt klein, maar de norm is hard en jij mag die niet zelf ruimer maken.
Wat je doet:
- Je kijkt of de meter net na het openen van de deur is afgelezen en of er een temperatuurlogboek of printout van de koelwagen is. Vraag de chauffeur om het logboek.
- Blijft de temperatuur te hoog, dan noteer je de afwijking op de vrachtbrief: '7,8 °C bij aankomst, norm max. 7 °C'. Je laat de chauffeur meetekenen en maakt foto's van de meter en de vrachtbrief.
- Je zet het product niet meteen bij de goede voorraad in de koelcel. Het gaat apart, in quarantaine, tot je leidinggevende of de kwaliteitsfunctionaris beslist over accepteren, weigeren of versneld verkopen.
- Je meldt het direct bij je leidinggevende, ook al zit die in overleg.
Waarom: bij te warm vervoer kunnen bacteriën sneller groeien en wordt de houdbaarheid korter. Laat je de chauffeur gaan zonder aantekening, dan kun je later niet bewijzen dat het product al te warm aankwam. Zuivel is bovendien een product waarbij je geen risico wilt nemen met de veiligheid van klanten.
2. Wat doe je met de twee ingedeukte dozen en de open doos? Beschrijf je handelingen en wat je daarvan vastlegt.
Read the worked answer
De open doos: die keur je af. De verpakking is open, dus de inhoud kan vuil of beschadigd zijn en je weet niet wat ermee is gebeurd. Je zet hem apart en laat hem niet in het normale schap of bij de goede voorraad komen.
De twee ingedeukte dozen: deuken betekenen niet automatisch dat de inhoud slecht is, maar je accepteert ze niet zonder meer. Je maakt foto's, telt het aantal en noteert op de vrachtbrief en op het ontvangstformulier: '2 dozen yoghurt ingedeukt, 1 doos open'. De chauffeur tekent voor gezien.
Vastleggen: aantal, soort product, reden, tijd, jouw naam, naam van de chauffeur en het vrachtbriefnummer. Dat is belangrijk voor de leverancier, voor een creditnota en voor de administratie.
Wat je niet doet: de beschadigde dozen stilletjes in de koelcel zetten of de inhoud uitdelen aan collega's. Je wacht op de beslissing van je leidinggevende of de kwaliteitsfunctionaris. De chauffeur mag pas weg als de afwijkingen op papier staan; anders draai jij op voor het probleem.
3. Hoe sla je de nieuwe voorraad yoghurt op? Leg uit welke volgorde je gebruikt en waarmee je rekening houdt in de koelcel.
Read the worked answer
Volgorde: FIFO/FEFO, oud er eerst uit. De pallet van maandag heeft een houdbaarheidsdatum over 12 dagen, de nieuwe levering over 16 dagen. De oude pallet moet dus vooraan en het eerst worden gebruikt; de nieuwe komt daarachter. Zo voorkom je dat de oude yoghurt over de datum gaat en moet worden weggegooid.
Praktisch:
- Zet de pallets niet op de grond maar op een pallet of rek, en houd ruimte tussen de pallets zodat de koude lucht kan circuleren.
- De koelcel heeft ruimte voor vier pallets; de nieuwe levering moet erbij passen zonder dat de deur of het gangpad wordt geblokkeerd.
- Plak op elke pallet een etiket met ontvangstdatum, houdbaarheidsdatum en locatie.
- Omdat de scanner niet werkt, noteer je de ontvangst eerst handmatig op de vrachtbrief en voer je het later in het systeem in. Controleer daarna of de voorraad in het systeem klopt met wat er werkelijk staat.
Waarom: met een juiste volgorde en registratie houd je de voorraad en de veiligheid van het product op orde. Zonder registratie denkt het systeem dat er yoghurt is die al weg is, of andersom, en dan gaat het bij de volgende bestelling mis.