Administratie (financiële en administratieve processen)
Domein Administratie gaat over financiële en administratieve processen: een inkoopfactuur controleren en boeken, de btw-aangifte opstellen, debiteuren bewaken en weten hoe lang je gegevens bewaart.
Eisen aan een factuur
Een factuur moet onder meer bevatten: naam en adres van de leverancier, btw-identificatienummer, een opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum, naam en adres van de afnemer, aard en hoeveelheid van de goederen of diensten, het bedrag excl. btw, het btw-tarief met het btw-bedrag en het totaalbedrag. Ontbreekt een verplicht onderdeel, dan mag je de btw niet als voorbelasting aftrekken.
Boeken en btw
- Verkoop op rekening: debiteuren (debet) aan omzet en aan af te dragen btw (credit).
- Inkoop op rekening: inkopen en te vorderen btw (debet) aan crediteuren (credit).
- Aangifte: af te dragen btw over de omzet minus de voorbelasting = te betalen of terug te ontvangen.
- Bewaarplicht: 7 jaar; voor gegevens over onroerende zaken 10 jaar.
- Debiteurenbeheer: factuur, herinnering, aanmaning met termijn, daarna eventueel incassobureau.
Werkvoorbeeld
Een winkel verkoopt op rekening voor € 1.000 excl. btw (21%). Journaalpost: debiteuren € 1.210; aan omzet € 1.000; aan af te dragen btw € 210. Over het kwartaal is de af te dragen btw € 1.470 en de voorbelasting € 840. De aangifte sluit dan met € 1.470 - € 840 = € 630 te betalen.
Valkuilen
- De betaling van een factuur nog eens als kosten boeken (dubbele telling).
- Een privéopname als bedrijfskosten opvoeren.
- 9% gebruiken voor normale goederen of 21% voor boeken en eten.
- Debiteuren en crediteuren omdraaien.
- Denken dat een vriendelijke herinnering volstaat; zonder duidelijke aanmaning met termijn wordt innen lastig.