Informatievoorziening en communicatie
Domein Informatievoorziening en communicatie toetst of je zakelijk en doelgericht communiceert, het juiste middel kiest en zorgvuldig met gegevens en persoonsgegevens omgaat.
Basiscommunicatie
Zender - boodschap - ontvanger - terugkoppeling. Ruis (taal, emotie, storing) verstoort de boodschap; doorvragen en samenvatten lossen dat op. Kies het middel op basis van doel en doelgroep: bellen bij emotie, spoed of uitleg op maat; e-mail bij informatie die de ontvanger moet bewaren, met bijlagen en naslag; een kort bericht bij een snelle bevestiging.
Zakelijke e-mail
- Onderwerpregel die de lading dekt.
- Aanhef, korte inleiding, kern in alinea's of punten, duidelijke afsluiting met actie en deadline.
- Bijlagen noemen en ontvangers checken: 'allen beantwoorden' alleen als iedereen het antwoord nodig heeft.
Gegevens en privacy (AVG)
Persoonsgegevens alleen verzamelen als dat nodig is, niet langer bewaren dan nodig en beveiligen met autorisatie en sterke wachtwoorden. Klanten hebben recht op inzage, correctie en verwijdering. Een datalek met risico voor betrokkenen meldt de organisatie binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Herken phishing aan een afwijkend adres, haast, onverwachte bijlagen en links.
Werkvoorbeeld
Een medewerker mailt een klantenlijst met e-mailadressen per ongeluk naar een verkeerde externe ontvanger. Het lek bevat persoonsgegevens en kan tot spam of fraude leiden: intern melden, incident vastleggen, beoordelen of melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens nodig is en zo nodig de betrokkenen informeren.
Valkuilen
- Een emotionele klacht per e-mail afhandelen terwijl bellen sneller en beter is.
- Een mail zonder onderwerp of zonder concrete actie sturen.
- Persoonsgegevens in de cc zetten in plaats van in de bcc.