Spreken: last-minute wijziging in je dienst
Je werkt als kamerverantwoordelijke in een hotel en begint om 07.00 uur. Je hebt een contract van 24 uur per week en hebt de uren hard nodig. Om 21.30 uur belt je oppas: zij is ziek en kan morgen niet op je zoon van vier passen. De crèche is gesloten wegens een studiedag. Je buurvrouw kan je zoon om 08.30 uur overnemen, zodat jij om 09.15 uur op je werk kunt zijn. Je leidinggevende heeft tot 06.45 uur een vergadering en is daarna kort bereikbaar. Je belt om 06.05 uur. Je wilt niet liegen en je niet ziekmelden, want je bent zelf niet ziek. Je weet dat er in het team niemand is die jouw verdieping kan overnemen, tenzij er iemand wordt ingevlogen. Je wilt voorstellen om je uren later in de week in te halen. Je bent bang dat je leidinggevende boos wordt, maar je wilt wel eerlijk blijven.
1. Wat zeg je in de eerste dertig seconden van het telefoongesprek?
Read the worked answer
Noem je naam, de reden van je telefoontje en meteen de oplossing die je voorstelt. Bijvoorbeeld: 'Goedemorgen, u spreekt met [naam] van de huishouding. Ik bel omdat mijn oppas ziek is en ik vanmorgen niet om 07.00 uur kan beginnen. Mijn buurvrouw kan mijn zoon om 08.30 uur overnemen, dus ik kan om 09.15 uur op mijn werk zijn. Ik wil graag overleggen wat voor u het beste uitkomt.' Waarom zo? Je leidinggevende moet binnen enkele minuten de bezetting regelen; een lang verhaal over de crèche en de buurvrouw helpt niet. Zeg niet 'ik ben ziek', want dat is niet waar en het schept problemen met de ziekmelding. Noem wel eerlijk dat het om de opvang van je kind gaat. Door meteen een concrete mogelijkheid te noemen, geef je je leidinggevende iets om mee te werken in plaats van alleen een probleem.
2. Je leidinggevende zegt: 'Dan meld je je toch ziek.' Hoe reageer je?
Read the worked answer
Blijf vriendelijk en maak het onderscheid duidelijk: 'Ik ben niet ziek, dus ik wil me niet ziekmelden. Het gaat om de opvang van mijn zoon. Kan ik vanmorgen later beginnen en de uren later deze week inhalen, of kan ik zorgverlof aanvragen?' Vraag daarna wat de leidinggevende nodig heeft: 'Wat is voor u het minst problematisch: dat ik om 09.15 uur kom, of dat ik vandaag vrij neem en woensdag extra werk?' Waarom niet gewoon 'ja' zeggen op ziekmelden? Een ziekmelding heeft gevolgen: je krijgt mogelijk een verzuimgesprek, de bedrijfsarts kan worden ingeschakeld en je uren kunnen anders worden geregistreerd. Bovendien is het oneerlijk en dat kan later problemen geven. Door alternatieven te bieden, blijf je betrouwbaar en werk je mee aan een oplossing.
3. Wat herhaal je aan het einde van het gesprek, en waarom?
Read the worked answer
Herhaal de afspraken hardop in één of twee zinnen: 'Dus ik begin vandaag om 09.15 uur, ik werk tot 15.30 uur en ik haal de gemiste uren woensdagmiddag in. Klopt dat?' Vraag ook of je je nog moet afmelden bij iemand anders en wat je moet doen als je buurvrouw toch niet kan. Waarom? Telefonische afspraken worden snel verkeerd begrepen, zeker als je in een tweede taal spreekt en er tijdsdruk is. Door samen te vatten, controleer je of jullie hetzelfde hebben begrepen. Als je leidinggevende iets anders blijkt te bedoelen, kun je het nu rechtzetten. Noteer de afspraak daarna kort in een appje of mail, zodat je iets op papier hebt. Dat beschermt jou en je leidinggevende.