Kaufmännische Verwaltung und Rechnungswesen
Überblick
Dieser Bereich prüft die kaufmännischen Grundlagen der Immobilienverwaltung: Buchführung, Betriebskostenabrechnung, Rücklagenverwaltung, Budgetierung, Zahlungsverkehr sowie die Erstellung von Jahresabrechnungen. Prüfungsrelevant sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, die Trennung von Eigentümer- und Verwaltungsgeldern sowie die Nachvollziehbarkeit von Abrechnungen.
Zentrale Konzepte
Verstehen Sie die Systematik der Betriebskostenabrechnung (Soll- und Ist-Abrechnung, Verteilungsschlüssel, Vorauszahlungen), die Bildung und Verwaltung der Rücklage sowie die Erstellung eines Wirtschaftsplans. Wichtig sind auch die Grundlagen der doppelten Buchführung, die Behandlung von Umsatzsteuer und die ordnungsgemäße Belegführung.
Typische Prüfungsfallen
Häufig wird übersehen, dass die Rücklage nicht zur Deckung laufender Betriebskosten verwendet werden darf. Auch die Verwechslung von Soll- und Ist-Abrechnung sowie die fehlerhafte Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben sind typische Fehler. Achten Sie darauf, dass Abrechnungen nachvollziehbar, fristgerecht und mit Belegen unterlegt sein müssen.
Merksatz / Beispiel
Faustregel: „Rücklage ist zweckgebunden, Betriebskosten sind laufend.“ Beispiel: Die Eigentümergemeinschaft beschließt eine Dachsanierung. Die Kosten werden aus der Rücklage finanziert; eine Finanzierung aus den laufenden Betriebskosten wäre unzulässig und würde die Abrechnung verfälschen.