Befähigungsprüfung Inkassoinstitute cheat sheet

Inkassodienstleister benötigen in Österreich eine Gewerbeberechtigung nach § 94 Z 76 GewO 1994; Rechtsanwälte und Notare sind davon ausgenommen.

Das Inkassobüro handelt als Bevollmächtigter des Gläubigers; es erwirbt kein eigenes Forderungsrecht, außer bei Zession (Abtretung).

Verjährung: Die allgemeine Verjährungsfrist beträgt in Österreich 3 Jahre (§ 1478 ABGB), beginnend mit Kenntnis von Schaden und Schädiger.

Die Zahlungsklage ist innerhalb der Verjährungsfrist einzubringen; eine Mahnung unterbricht die Verjährung nicht, wohl aber eine Klage oder ein Anerkenntnis.

Verzug tritt ohne Mahnung ein, wenn ein kalendermäßig bestimmter Termin vereinbart wurde (§ 1333 ABGB); sonst ist eine Mahnung erforderlich.

Verzugszinsen: gesetzlicher Zinssatz für Verbrauchergeschäfte nach § 1333 Abs 2 ABGB; bei Unternehmergeschäften gilt der Basiszinssatz plus 9,2 Prozentpunkte.

Die Inkassovergütung richtet sich nach der Inkassogebührenverordnung (BGBl II Nr. 141/2018); bei Verbrauchern gelten Obergrenzen.

Forderungen aus Verbrauchergeschäften verjähren nach 3 Jahren ab Fälligkeit; bei unbeweglichen Sachen und Mietzins gilt eine 10-jährige Frist.

Mahnlauf: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung, letzte Mahnung, danach gerichtliches Mahnverfahren oder Klage.

Kennzahlen: DSO = (Forderungsbestand / Umsatz) × 365; Days Past Due = Tage seit Fälligkeit; Roll Rate = Anteil überfälliger Forderungen je Altersklasse.

Altersstrukturanalyse (Aging): Forderungen werden in Klassen 0-30, 31-60, 61-90 und über 90 Tage gegliedert.

Ratenzahlungsvereinbarung: schriftlich festhalten, Fälligkeitstermine, Verzugsklausel und Widerrufsrecht bei Verbrauchern beachten.

Vor außergerichtlicher Betreibung ist die Bonität des Schuldners zu prüfen; bei Aussichtslosigkeit ist eine Kosten-Nutzen-Analyse durchzuführen.

Zahlungsvereinbarungen sind zu dokumentieren; Teilzahlungen sind zunächst auf Kosten, dann Zinsen, dann Kapital anzurechnen (§ 1415 ABGB).

Das gerichtliche Mahnverfahren in Österreich erfolgt über den Antrag auf Erlass eines Zahlungsbefehls beim Bezirksgericht.

Nach Fristablauf im Zahlungsbefehl kann der Schuldner Einspruch erheben; bei Versäumung wird der Zahlungsbefehl rechtskräftig und vollstreckbar.

Inkassoinstitute sind Verpflichtete nach § 4 FM-GwG (Finanzmarkt-Geldwäschegesetz) und unterliegen Sorgfaltspflichten.

Identifizierung des Vertragspartners: Name, Adresse, Geburtsdatum, Geburtsort sowie bei juristischen Personen Firma und Sitz.

Wirtschaftlich Berechtigte sind natürliche Personen, die mehr als 25 % der Anteile oder Stimmrechte halten; bei Treuhandverhältnissen ist der Treugeber zu ermitteln.

Verdachtsmeldung an die Geldwäschemeldestelle (A-FIU) im Bundesministerium für Inneres; Meldung ohne Aufschub, keine Information des Kunden (Tipping-off-Verbot).

Verstärkte Sorgfaltspflichten (Enhanced Due Diligence) gelten bei politisch exponierten Personen (PEP), Hochrisikoländern und komplexen Strukturen.

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht: 5 Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung (§ 43 FM-GwG).

Risikobasierter Ansatz: Risikoanalyse des Instituts, abgestufte Sorgfaltspflichten, laufende Überwachung von Transaktionen.

Barzahlungen über 10.000 Euro sind bei Immobiliengeschäften und bestimmten Waren zu melden; bei Verdacht besteht unabhängig vom Betrag Meldepflicht.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung nach Art 6 DSGVO: Einwilligung, Vertragserfüllung, rechtliche Verpflichtung, lebenswichtige Interessen, öffentliches Interesse, berechtigte Interessen.

Inkassodaten sind personenbezogene Daten; Verarbeitung nur für festgelegte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke (Zweckbindung, Art 5 DSGVO).

Auskunftsrecht des Betroffenen nach Art 15 DSGVO: Antwort innerhalb eines Monats, verlängerbar um zwei weitere Monate bei Komplexität.

Löschungspflicht nach Art 17 DSGVO; gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. 7 Jahre nach § 132 BAO) gehen vor.

Datenpanne (Data Breach) ist bei Risiko für Betroffene binnen 72 Stunden der Datenschutzbehörde zu melden (Art 33 DSGVO).

Auftragsverarbeiter benötigen einen schriftlichen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art 28 DSGVO; Subunternehmer sind zu genehmigen.

Datengeheimnis: Mitarbeiter sind zur Vertraulichkeit verpflichtet; Zugriff nur nach Need-to-know-Prinzip und Rollenkonzept.

Übermittlung in Drittländer nur bei Angemessenheitsbeschluss oder geeigneten Garantien (Standardvertragsklauseln, Art 45 f DSGVO).

Inkassoinstitute unterliegen der Standesregel, Forderungen nur bei begründetem Verdacht und mit sachlicher Berechtigung zu betreiben.

Unlautere Praktiken: Drohung mit Strafanzeige, Belästigung am Arbeitsplatz, Kontaktaufnahme mit Angehörigen ohne Einwilligung.

Werbung und Mahnschreiben müssen wahr, klar und nicht irreführend sein; Druckausübung und Einschüchterung sind unzulässig.

Interessenkonflikte sind offenzulegen; Geschäfte mit verbundenen Unternehmen sind nach den Compliance-Regeln zu dokumentieren.

Verschwiegenheitspflicht gilt für alle Mandantendaten; Ausnahmen nur bei gesetzlicher Offenlegungspflicht oder Einwilligung.

Sorgfaltspflicht: Forderungen sind vor Betreibung auf Bestand, Höhe und Fälligkeit zu prüfen; unbegründete Forderungen dürfen nicht betrieben werden.

Beschwerdemanagement: Beschwerden sind zu protokollieren, zu prüfen und innerhalb definierter Fristen zu beantworten.

Weiterbildungspflicht: Mitarbeiter sind regelmäßig zu rechtlichen Neuerungen, Geldwäsche und Datenschutz zu schulen.

Buchführungspflicht nach § 189 UGB: Ist-Buchhaltung oder Einnahmen-Ausgaben-Rechnung je nach Rechtsform und Umsatzgrenze.

Umsatzsteuer: Inkassoleistungen sind steuerbare sonstige Leistungen; Regelsteuersatz 20 % in Österreich.

Forderungsbewertung: Einzelwertberichtigung bei konkret uneinbringlichen Forderungen; Pauschalwertberichtigung für latente Ausfallrisiken.

Umsatzrealisierung: Forderungen sind in der Bilanz zum Nennwert anzusetzen; Abschläge für Ausfallrisiko sind zu berücksichtigen.

Kennzahlen: Liquiditätsgrad 1 = liquide Mittel / kurzfristige Verbindlichkeiten; Liquiditätsgrad 2 = (liquide Mittel + Forderungen) / kurzfristige Verbindlichkeiten.

Eigenkapitalquote = Eigenkapital / Gesamtkapital × 100; Rentabilität = Gewinn / Umsatz × 100.

Aufbewahrungspflichten: Bücher und Belege 7 Jahre (§ 132 BAO); Unterlagen mit Grundstücksbezug 12 Jahre.

Jahresabschluss: Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang; bei Größenklassen nach § 221 UGB gelten Erleichterungen.

Compliance-Organisation: schriftliche Richtlinien, Verantwortlichkeiten, Kontrollen und Berichtswege sind festzulegen.

Risikomanagement: Identifikation, Bewertung, Steuerung und Überwachung von Risiken in einem Risikoregister.

Vier-Augen-Prinzip bei Zahlungsfreigaben und bei der Anlage neuer Mandate; Funktionstrennung zwischen Inkasso und Buchhaltung.

Interne Revision prüft unabhängig die Einhaltung von Gesetzen, Standesregeln und internen Vorgaben.

Whistleblowing: Hinweisgebersystem nach dem Hinweisgeberschutzgesetz; Meldungen sind vertraulich zu behandeln.

Geschäftsleiter müssen zuverlässig und fachlich geeignet sein; bei Gewerbeberechtigung sind die Voraussetzungen nachzuweisen.

Dokumentationspflicht: wesentliche Entscheidungen, Verdachtsfälle und Kundenbeschwerden sind nachvollziehbar zu protokollieren.

Notfallplan und Business Continuity: Datenbackups, Vertretungsregelungen und Wiederanlaufzeiten sind festzulegen.

Aktives Zuhören: Paraphrasieren, Nachfragen und Zusammenfassen belegen Verständnis und deeskalieren Konflikte.

Ich-Botschaften statt Du-Botschaften: eigene Beobachtung, Wirkung und Wunsch formulieren, ohne den Gesprächspartner anzugreifen.

Harvard-Konzept: Personen und Problem trennen, Interessen statt Positionen fokussieren, Optionen entwickeln, objektive Kriterien anwenden.

Eskalationsstufen: Sachbearbeiter, Teamleitung, Beschwerdemanagement, Geschäftsleitung; jede Stufe mit Fristen und Dokumentation.

Schriftliche Kommunikation muss klar, höflich und rechtlich korrekt sein; Drohungen und unsachliche Formulierungen sind zu vermeiden.

Bei Beschwerden: Empfang bestätigen, Sachverhalt prüfen, Lösung anbieten, Ergebnis dokumentieren und Nachfassen.

Körpersprache und Stimme wirken stark auf die Konfliktlösung; ruhige Stimmlage und offene Haltung fördern Kooperation.

Vergleich und Mediation sind gütliche Konfliktlösungswege; ein schriftlicher Vergleich beendet den Streit und ist vollstreckbar.