Inkassopraxis und Forderungsmanagement
Vom Forderungseingang bis zum Zahlungseingang
Ein professioneller Inkassoprozess ist standardisiert: Forderungsprüfung (Grund, Höhe, Fälligkeit, Belege), Übernahme in das Forderungsregister, Bonitäts- und Mahnstrategie, Kommunikation, Zahlungsvereinbarung und schließlich Abschluss durch Zahlung, Vergleich, Stundung oder Rückgabe. Wichtige Steuerungsgrößen sind die Aging-Analyse (Fälligkeitsstruktur), die Rollrate (Anteil der Forderungen, die in die nächste Mahnstufe wandern), die Kontaktquote und die Recovery Rate. Ein Forderungsmanagement ohne dokumentierte Mahnstufen und ohne Fristenkalender ist rechtlich und betriebswirtschaftlich riskant.
Prüfungsfallen
Beliebt ist die Frage nach dem Unterschied zwischen Mahnung, Zahlungserinnerung und Inkassoschreiben: Nur die Mahnung kann Verzug auslösen, wenn keine kalendermäßige Fälligkeit besteht. Eine weitere Falle ist die Verwechslung von Stundung und Vergleich: Bei der Stundung bleibt die Forderung in voller Höhe bestehen, beim Vergleich wird ein Teil erlassen. Prüfer fragen gern nach der richtigen Reaktion auf Bestreiten der Forderung – dann muss die Belegkette geprüft werden, nicht einfach weiter gemahnt. Auch die Tilgungsreihenfolge (§ 1416 ABGB: Kosten, Zinsen, Kapital) wird häufig falsch angenommen.
Beispiel und Faustregel
Faustregel: „Jede Mahnstufe braucht Datum, Anlass und Beleg – sonst ist sie im Streit wertlos.“ Beispiel: Eine Forderung über 2.000 EUR ist seit 40 Tagen fällig, der Schuldner zahlt 500 EUR ohne Widmung. Nach § 1416 ABGB werden zuerst Kosten, dann Zinsen, dann Kapital getilgt; der offene Kapitalrest sinkt also um weniger als 500 EUR, wenn Kosten und Zinsen offen sind. Das muss im Forderungskonto korrekt dargestellt werden, sonst entstehen Folgefehler in Mahnungen und Berichten.