A planilha que ninguém conferiu
Você é responsável por consolidar, no fim do mês, uma planilha de metas de três agências. Cada agência envia um arquivo com a mesma estrutura, mas com formatações diferentes: uma usa vírgula decimal, outra usa ponto; uma tem linhas em branco no meio; outra traz valores como texto. A planilha final precisa ser enviada por e-mail ao superintendente até as 18h. Faltam quarenta minutos. Você percebe que, ao copiar e colar os dados, a soma total ficou R$ 12.300 menor do que a soma das três planilhas originais. Seu colega sugere apenas ajustar o total manualmente para bater com a expectativa.
1. Como você deve investigar e corrigir a divergência de R$ 12.300?
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A diferença indica erro de consolidação, não de arredondamento. O caminho é isolar a causa antes de qualquer ajuste manual. Primeiro, comparar o total de cada planilha original com o total da mesma agência já colada na planilha final, identificando em qual delas a diferença aparece. Depois, verificar se há valores armazenados como texto - eles costumam ser ignorados em somas - usando a função de conversão ou a formatação de célula. Em seguida, checar linhas em branco que possam ter deslocado referências de soma e conferir o separador decimal, pois vírgula e ponto tratados como texto geram resultados errados.
Ajustar o total manualmente é inaceitável: mascara o erro e contamina a decisão do superintendente. Corrigido o dado na origem, o total deve ser recalculado e conferido por soma independente.
2. Como você deve comunicar o ocorrido ao superintendente, considerando o prazo de 18h?
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A comunicação deve ser feita antes do prazo, com objetividade e sem esconder o problema. Se a correção estiver concluída, enviar a planilha revisada com uma nota curta: qual foi a divergência encontrada, qual a causa provável e qual o total conferido. Se não houver tempo de concluir, enviar o material com ressalva explícita, informando que o total está em revisão e indicando novo horário de envio.
O que não se deve fazer é enviar números não conferidos como se estivessem validados. Transparência sobre a limitação preserva a confiança e permite que o superintendente decida com informação correta. Registrar a ocorrência também ajuda a evitar repetição no mês seguinte, por exemplo com um modelo padronizado de planilha.