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HR-Kennzahlen und Budget nach hoher Fluktuation

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HR-Kennzahlen und Budget nach hoher Fluktuation

Die Vertex Digital GmbH (250 Mitarbeitende, IT-Dienstleistung) hat im letzten Jahr 48 Austritte und 52 Eintritte verzeichnet. Die Personalabteilung berichtet der Geschäftsleitung quartalsweise eine «Fluktuationsquote von 19 %», ohne Definition. Zwei Teams (Support, Entwicklung) haben besonders hohe Austrittszahlen; im Support sind 7 von 22 Stellen seit über 60 Tagen unbesetzt. Die Rekrutierungskosten pro Stelle werden mit 4 500 CHF angegeben, die Einarbeitung mit 6 Wochen. Für das kommende Jahr soll ein HR-Budget erstellt werden; die Geschäftsleitung will wissen, «ob sich Investitionen in Retention lohnen». Der HR-Leiter vermutet, dass die 19 % falsch berechnet sind.

1. Berechnen Sie die Fluktuationsquote nach zwei gängigen Definitionen und erklären Sie, warum die Angabe «19 %» irreführend sein kann.

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Berechnung:

  • Variante A (Austritte / durchschnittlicher Personalbestand): 48 / 250 = 19,2 % – entspricht der gemeldeten Zahl.
  • Variante B (Austritte / Personalbestand am Jahresanfang): 48 / (250 − 52 + 48) = 48 / 246 ≈ 19,5 % – ähnlich, aber begrifflich anders.
  • Wichtiger: Die Quote allein sagt nichts über vermeidbare Fluktuation. Wenn von den 48 Austritten z. B. 20 auf Kündigungen durch den Arbeitgeber und 10 auf befristete Verträge zurückgehen, beträgt die freiwillige Fluktuation nur 18/250 = 7,2 %.

Warum «19 %» irreführend ist:

  1. Keine Definition: Ohne Angabe von Zähler und Nenner (inkl. befristete, inkl. Kündigungen durch Arbeitgeber?) ist die Zahl nicht vergleichbar.
  2. Keine Segmentierung: Die Durchschnittsquote verdeckt, dass Support und Entwicklung weit über dem Mittel liegen – dort entsteht der Schaden.
  3. Keine Verknüpfung mit Kosten/Folgen: 19 % klingt moderat; die unbesetzten Stellen und Überstunden zeigen aber die tatsächliche Belastung.

Empfehlung: Fluktuationsquote künftig mit Definition, Segmentierung (Team, Funktion, Austrittsgrund) und einer zweiten Kennzahl (z. B. Time-to-fill, Vakanztage) berichten.

2. Erstellen Sie eine nachvollziehbare Kostenrechnung für die Fluktuation im Support und beurteilen Sie, ob sich Retention-Investitionen lohnen. Nennen Sie die Annahmen.

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Annahmen (transparent machen):

  • Support: 22 Stellen, 7 Vakanzen seit >60 Tage, angenommene 9 Austritte im Jahr.
  • Rekrutierungskosten pro Stelle: 4 500 CHF (wie angegeben).
  • Einarbeitung: 6 Wochen; Produktivitätsverlust in der Einarbeitung angenommen 50 % → 3 Wochen «verlorene» Produktivität pro Neubesetzung.
  • Durchschnittliche Personalkosten Support angenommen 80 000 CHF/Jahr → Wochenkosten ca. 1 538 CHF.

Rechnung:

  • Rekrutierung: 9 × 4 500 = 40 500 CHF
  • Einarbeitungsverlust: 9 × 3 Wochen × 1 538 ≈ 41 500 CHF
  • Vakanzkosten (Überstunden/Leiharbeit) für 7 Stellen × 60 Tage: grob geschätzt, z. B. 7 × 60 Tage × 150 CHF/Tag ≈ 63 000 CHF
  • Gesamt ca. 145 000 CHF/Jahr für den Support allein.

Beurteilung: Wenn eine Retention-Massnahme (z. B. Gehaltsanpassung, Karrierepfad, Entlastung) im Support z. B. 60 000 CHF/Jahr kostet und die Austritte um die Hälfte senkt, sinken die Fluktuationskosten um ca. 70 000–80 000 CHF – die Investition lohnt sich rechnerisch. Entscheidend ist, dass die Massnahme an den Austrittsgründen ansetzt (Exit-Interviews auswerten), nicht an Vermutungen.

Hinweis: Die Zahlen sind Annahmen; für das Budget müssen die effektiven Werte aus der Lohnbuchhaltung und der Zeiterfassung eingesetzt werden. Die Rechnung ist als Modell zu verstehen, nicht als geprüfte Zahl.

3. Welche drei Kennzahlen empfehlen Sie der Geschäftsleitung zusätzlich zur Fluktuationsquote, und wie sollen sie quartalsweise berichtet werden?

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Empfehlung:

  1. Time-to-fill / Vakanztage: Durchschnittliche Tage von Ausschreibung bis Stellenantritt, segmentiert nach Team. Zeigt direkt die 7 unbesetzten Support-Stellen und die Überlastungsfolge.
  2. Freiwillige Fluktuation (vermeidbar) mit Austrittsgründen: Quote plus Verteilung der Gründe aus Exit-Gesprächen. Trennt «unvermeidbar» von «steuerbar».
  3. Überstunden-/Absenzenkennzahl pro Team: z. B. Überstunden pro Kopf und Monat sowie Absenzquote. Frühwarnindikator für Belastung, bevor Mitarbeitende kündigen.

Berichtsformat: Einseitiges Dashboard pro Quartal mit (a) Wert, (b) Vormonat/Vorjahr, (c) Zielwert und (d) einer kurzen Interpretation mit Massnahme. Jede Kennzahl mit klarer Definition im Anhang, damit sie über die Zeit vergleichbar bleibt. Die Geschäftsleitung soll nicht nur Zahlen sehen, sondern die Verknüpfung zu Kosten und Massnahmen.