HR-Fachmann BP cheat sheet

Personalmarketing-Mix umfasst die vier Instrumente Personalwerbung, Personalauswahl, Personalentwicklung und Personaleinsatz (analog zum 4P-Modell).

Employer Branding zielt auf ein konsistentes Arbeitgeberimage nach innen (Mitarbeitende binden) und aussen (Kandidaten gewinnen); Kern ist die Employer Value Proposition (EVP).

Der Rekrutierungsprozess gliedert sich in Bedarfsanalyse, Anforderungsprofil, Sourcing, Vorselektion, Auswahlverfahren, Entscheid und Onboarding.

Das Anforderungsprofil leitet sich aus der Arbeitsanalyse ab und trennt Muss-, Soll- und Kann-Kriterien.

Selektionsverfahren: Analyse der Bewerbungsunterlagen, strukturiertes Interview, Testverfahren, Assessment Center, Referenzprüfung; Validität und Reliabilität sind Qualitätskriterien.

Strukturierte Interviews haben höhere prognostische Validität als unstrukturierte; Kombination mehrerer Verfahren erhöht die Trefferquote.

Assessment Center messen Verhaltensdimensionen in mehreren Übungen mit mehreren Beobachtern; Güte hängt von Beobachterschulung und Übungsauswahl ab.

Kennzahlen der Rekrutierung: Time-to-Hire (Tage bis Stellenbesetzung), Cost-per-Hire (Gesamtkosten / Anzahl Einstellungen), Bewerber-pro-Stelle-Quote, Offer-Acceptance-Rate.

Active Sourcing nutzt direkte Kandidatenansprache; rechtlich sind Persönlichkeits- und Datenschutz (DSG) sowie Gleichbehandlung zu beachten.

Personalentwicklung umfasst Bedarfsanalyse, Lernzieldefinition, Massnahmenwahl, Durchführung und Erfolgskontrolle (PDCA-Zyklus).

Lernzielbereiche nach Bloom: kognitiv (Wissen), affektiv (Einstellungen), psychomotorisch (Fertigkeiten).

70-20-10-Modell: rund 70 % Lernen durch Erfahrung, 20 % durch Austausch, 10 % durch formale Weiterbildung.

Karrieremodelle: Fachlaufbahn, Führungslaufbahn, Projektlaufbahn; Laufbahnplanung verknüpft Mitarbeiterziele mit Organisationsbedarf.

Beurteilungskriterien müssen leistungsbezogen, beobachtbar und objektivierbar sein; Beurteilungsfehler sind Halo-Effekt, Milde-/Strenge-Effekt, Tendenz zur Mitte, Recency-Effekt.

Beurteilungsgespräch: Vorbereitung, Selbstbild, Fremdbild, Zielvereinbarung, Massnahmenvereinbarung, Nachgespräch.

Management by Objectives (MbO) koppelt Zielvereinbarung an Beurteilung; SMART-Kriterien: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert.

360-Grad-Feedback erfasst Einschätzungen von Vorgesetzten, Peers, Mitarbeitenden und ggf. Kunden; hoher Entwicklungsnutzen, begrenzte Eignung als alleinige Lohnbasis.

Arbeitsvertrag enthält mindestens: Parteien, Funktion, Beginn, Arbeitsort, Lohn, Arbeitszeit, Ferien, Kündigungsfristen; Schriftform empfohlen, Referenz auf Gesamtarbeitsvertrag/Reglement möglich.

Lohnarten: Bruttolohn, Nettolohn, 13. Monatslohn (anteilig bei Ein-/Austritt), Ferienentschädigung, Feiertagsentschädigung, Überstunden-/Überzeitentschädigung.

AHV/IV/EO-Beiträge: Arbeitnehmeranteil 5,3 %, Arbeitgeberanteil 5,3 % (Stand 2024/2025); ALV zusätzlich je 1,1 % bis Höchstlohn.

BVG: Koordinationsabzug und versicherter Lohn nach BVG-Reglement; Sparbeiträge altersabhängig, Arbeitgeberanteil mindestens gleich hoch wie Arbeitnehmeranteil.

UVG: NBU (Nichtberufsunfall) trägt Arbeitgeber, BU (Berufsunfall) Arbeitnehmer; Prämienaufteilung gesetzlich geregelt.

Familienzulagen: Kinderzulage und Ausbildungszulage nach kantonalem Recht; Arbeitgeber ist auszahlungspflichtig, Familienausgleichskasse refundiert.

Quellensteuer: bei ausländischen Arbeitnehmenden ohne C-Bewilligung; Tarif nach Kanton und Zivilstand, Abrechnung monatlich mit ESTV/Kanton.

Payroll-Prozess: Stammdaten pflegen, Mutationen erfassen, Lohn berechnen, Sozialabgaben abrechnen, Lohnausweis erstellen, Zahlungen ausführen.

OR-Kündigung: ordentliche Kündigung unter Einhaltung der Fristen (1 Monat im 1. Dienstjahr, 2 Monate im 2.–9., 3 Monate ab 10. Dienstjahr, sofern nicht anders vereinbart).

Kündigungssperrfristen: während Schwangerschaft und 16 Wochen nach Niederkunft, bei Militär-/Zivildienst, Krankheit/Unfall (30/90/180 Tage je nach Dienstjahr).

Missbräuchliche Kündigung nach OR 336: Kündigung wegen persönlicher Eigenschaften, Ausübung verfassungsmässiger Rechte, Gewerkschaftszugehörigkeit; Folge: Entschädigung bis 6 Monatslöhne.

Fristlose Kündigung (OR 337) nur bei schwerwiegendem Verstoss, der Fortsetzung unzumutbar macht; schriftliche Begründung auf Verlangen.

ArG: Höchstarbeitszeit 45 h/Woche (Industrie, Büro, Technik) bzw. 50 h (übrige); Ruhezeit mindestens 11 h täglich, Pausen ab 5,5 h Arbeit.

Ferien: mindestens 4 Wochen pro Jahr, 5 Wochen bis vollendetem 20. Altersjahr; Ferien dürfen nicht durch Geld ersetzt werden.

Gleichstellungsgesetz (GlG): Diskriminierungsverbot wegen Geschlecht, insb. Lohn, Einstellung, Weiterbildung, Kündigung; Beweislasterleichterung für betroffene Person.

Überstunden (OR, wöchentliche Normalarbeitszeit) vs. Überzeit (ArG, gesetzliche Höchstarbeitszeit); Kompensation oder Zuschlag von 25 % bei Überzeit, sofern nicht ausgeschlossen.

Personalplanung umfasst Personalbestands-, Personalbedarfs-, Personalbeschaffungs-, Personaleinsatz- und Personalkostenplanung.

Kennzahlen: Fluktuationsrate = Austritte / durchschnittlicher Personalbestand × 100; hohe Werte signalisieren Bindung-, Lohn- oder Führungsprobleme.

Weitere Kennzahlen: Absenzenquote, Krankheitsquote, Überstundenquote, Produktivität (Umsatz/Mitarbeitende), Personalkostenquote (Personalkosten/Gesamtkosten).

HR-Controlling nutzt Kennzahlen, Balanced Scorecard und HR-Dashboards zur Steuerung; Datenqualität und Vergleichbarkeit sind Voraussetzung.

Personalkostenbudget: Lohnkosten, Sozialleistungen (ca. 15–25 % Lohnzuschlag), Weiterbildung, Rekrutierung; Planung mit Szenarien (Best/Base/Worst).

Soll-Ist-Vergleich und Abweichungsanalyse bilden die Grundlage der Budgetkontrolle; Abweichungen nach Ursache und Verantwortung trennen.

Skill-Gap-Analyse vergleicht vorhandene Kompetenzen mit zukünftigem Bedarf; Basis für Nachfolgeplanung und Weiterbildungsbudget.

Personalberichte müssen entscheidungsorientiert, aktuell und adressatengerecht sein; Kennzahlen ohne Kontext sind nicht steuerungsfähig.

ArG-Arbeitszeitschutz: Höchstarbeitszeit, Mindestpausen (15 min ab 5,5 h, 30 min ab 7 h, 60 min ab 9 h), Ruhezeit 11 h, Nacht-/Sonntagsarbeit bewilligungspflichtig.

Arbeitszeitmodelle: Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit, Jahresarbeitszeit, Schichtarbeit, Teilzeit, Jobsharing, Homeoffice.

EKG (Eidg. Koordinationskommission für Arbeitssicherheit) verlangt Gefährdungsermittlung, Massnahmenplan und Instruktion der Mitarbeitenden.

Präventionshierarchie STOP: Substitution, technische Massnahmen, organisatorische Massnahmen, personenbezogene Massnahmen.

Arbeitsgestaltung nach dem Job-Demand-Control-Modell: hohe Anforderungen bei geringer Kontrolle erhöhen Stressrisiko.

Job Characteristics Model (Hackman/Oldham): Aufgabenvielfalt, Aufgabenganzheit, Bedeutung, Autonomie, Feedback fördern Motivation.

Ergonomie am Büroarbeitsplatz: Sitzhöhe, Bildschirmabstand, Beleuchtung, Bewegungspausen; Gefährdungen durch Bildschirmarbeit sind im ArGV 3 geregelt.

Absenzenmanagement: Früherfassung, strukturierte Rückkehrgespräche, Case Management bei längerer Abwesenheit reduzieren Kosten und erhalten Arbeitsfähigkeit.

Führungsstile nach Lewin: autoritär, demokratisch, laissez-faire; situative Führung verbindet Aufgaben- und Mitarbeiterorientierung.

Reifegradmodell (Hersey/Blanchard): Führungsstil an Kompetenz und Motivation der Mitarbeitenden anpassen (telling, selling, participating, delegating).

Transaktionale Führung arbeitet mit Zielen und Anreizen; transformationale Führung wirkt über Vorbild, Inspiration und individuelle Förderung.

Teamphasen nach Tuckman: Forming, Storming, Norming, Performing, Adjourning.

Kommunikationsmodell nach Schulz von Thun: Sachebene, Selbstoffenbarung, Beziehung, Appell; Sender-Empfänger-Störungen beachten.

Feedback-Regeln: konkret, verhaltensbezogen, zeitnah, ich-bezogen, nicht bewertend; Feedback und Kritik trennen.

Konfliktmanagement nach Thomas/Kilmann: Durchsetzung, Vermeidung, Kompromiss, Nachgeben, Kooperation; Wahl abhängig von Ziel- und Beziehungswichtigkeit.

Delegation erfordert Aufgaben-, Kompetenz- und Verantwortungsabgrenzung; klare Zieldefinition und Kontrollpunkte verhindern Rückdelegation.

HR-Strategie leitet sich aus der Unternehmensstrategie ab; horizontale Abstimmung zwischen HR-Instrumenten und vertikale Abstimmung zur Geschäftsstrategie.

HR-Rollen nach Ulrich: Strategic Partner, Administrative Expert, Employee Champion, Change Agent.

Personalpolitische Grundsätze: Fairness, Gleichbehandlung, Transparenz, Förderung, Bindung; Grundlage für Führungsleitbild und Anstellungsbedingungen.

HR-Organisationsmodelle: funktional, divisional, Matrix, Shared-Service-Modell mit HR Business Partner und Centers of Excellence.

Digitalisierung im HR: HRIS/HRMS, Self-Service-Portale, E-Recruiting, People Analytics; Nutzen durch Effizienz, Datenqualität und Entscheidungsgrundlagen.

Change-Management nach Lewin: Unfreeze, Move, Refreeze; Kotter beschreibt 8 Schritte von Dringlichkeit bis Verankerung in der Kultur.

Widerstand im Change ist normal; Beteiligung, transparente Kommunikation und sichtbare Führungsunterstützung senken Widerstand.

Kennzahlen der HR-Strategie: Mitarbeiterbindung, Fluktuation, Engagement-Score, Time-to-Hire, Kosten pro Mitarbeitenden; Erfolg wird an Zielerreichung gemessen.

Anforderungsprofil trennt Muss-, Soll- und Kann-Kriterien und wird aus der Arbeitsanalyse abgeleitet.

Cost-per-Hire = Gesamtkosten der Rekrutierung / Anzahl Einstellungen im Zeitraum.

Time-to-Hire = Tage von der Stellenausschreibung bis zur Vertragsunterzeichnung.

Employer Value Proposition ist die zentrale Nutzenaussage des Arbeitgebers gegenüber Zielgruppen.

Strukturierte Interviews haben höhere prognostische Validität als unstrukturierte Gespräche.

SMART-Ziele: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert.

Halo-Effekt: eine hervorstechende Eigenschaft überstrahlt die Gesamtbeurteilung.

Recency-Effekt: neuere Ereignisse dominieren die Beurteilung gegenüber älteren.

360-Grad-Feedback nutzt Einschätzungen von Vorgesetzten, Peers, Mitarbeitenden und ggf. Kunden.

70-20-10-Modell: Lernen durch Erfahrung, Austausch und formale Weiterbildung im Verhältnis 70:20:10.

AHV/IV/EO: Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil je 5,3 % des massgebenden Lohns (Stand 2024/2025).

ALV-Beitrag: je 1,1 % bis zum Höchstlohn, darüber hinaus degressiv.

BVG: Arbeitgeberbeitrag mindestens gleich hoch wie Arbeitnehmerbeitrag.

NBU-Prämie trägt der Arbeitgeber, BU-Prämie der Arbeitnehmer.

1. Monatslohn wird bei unterjährigem Ein-/Austritt anteilig berechnet.

Ordentliche Kündigungsfristen OR: 1 Monat im 1. Dienstjahr, 2 Monate im 2.–9., 3 Monate ab dem 10. Dienstjahr.

Kündigungssperrfrist bei Krankheit: 30 Tage im 1. Dienstjahr, 90 Tage im 2.–5., 180 Tage ab dem 6. Dienstjahr.

Missbräuchliche Kündigung nach OR 336 kann Entschädigung bis zu 6 Monatslöhnen auslösen.

ArG-Höchstarbeitszeit: 45 h/Woche für Industrie, Büro und Technik, 50 h für übrige Bereiche.

Ferienanspruch: mindestens 4 Wochen, 5 Wochen bis zum vollendeten 20. Altersjahr.

Fluktuationsrate = Austritte / durchschnittlicher Personalbestand × 100.

Personalkostenquote = Personalkosten / Gesamtkosten × 100.

Soll-Ist-Vergleich mit Abweichungsanalyse ist Kern der Budgetkontrolle.

Skill-Gap-Analyse vergleicht vorhandene Kompetenzen mit zukünftigem Bedarf.

Balanced Scorecard verbindet finanzielle und nichtfinanzielle HR-Kennzahlen.

ArG-Pausen: 15 min ab 5,5 h, 30 min ab 7 h, 60 min ab 9 h Arbeitszeit.

Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen: mindestens 11 Stunden.

Präventionshierarchie STOP: Substitution, technisch, organisatorisch, personenbezogen.

Job-Demand-Control-Modell: hohe Anforderung bei geringer Kontrolle erhöht Stressrisiko.

Nacht- und Sonntagsarbeit sind nach ArG bewilligungspflichtig.

Tuckman-Teamphasen: Forming, Storming, Norming, Performing, Adjourning.

Hersey/Blanchard: Führungsstil an Kompetenz und Motivation anpassen.

Schulz von Thun: vier Seiten einer Nachricht – Sache, Selbstoffenbarung, Beziehung, Appell.

Transformationale Führung wirkt über Vorbild, Inspiration und individuelle Förderung.

Konfliktstile nach Thomas/Kilmann: Durchsetzung, Vermeidung, Kompromiss, Nachgeben, Kooperation.

Ulrich-Rollen: Strategic Partner, Administrative Expert, Employee Champion, Change Agent.

Lewin-Change-Modell: Unfreeze, Move, Refreeze.

Kotter beschreibt 8 Schritte des Change-Management von Dringlichkeit bis Verankerung.

Shared-Service-Modell kombiniert HR Business Partner, Centers of Excellence und Service Center.

People Analytics nutzt HR-Daten zur Entscheidungsunterstützung und Effizienzsteigerung.

Assessment Center kombiniert mehrere Übungen mit mehreren geschulten Beobachtern.

Offer-Acceptance-Rate = angenommene Angebote / ausgesprochene Angebote × 100.

Active Sourcing ist die direkte Ansprache potenzieller Kandidaten ausserhalb von Bewerbungen.

Reliabilität bedeutet Zuverlässigkeit und Wiederholbarkeit eines Auswahlverfahrens.

Validität bedeutet, dass ein Verfahren tatsächlich die berufliche Eignung vorhersagt.

Lernzielbereiche nach Bloom: kognitiv, affektiv, psychomotorisch.

Beurteilungsfehler: Halo-Effekt, Milde-/Strenge-Effekt, Tendenz zur Mitte, Recency-Effekt.

Management by Objectives koppelt Zielvereinbarung und Beurteilung.

Karrieremodelle: Fach-, Führungs- und Projektlaufbahn.

Personalentwicklungszyklus: Bedarfsanalyse, Lernziele, Massnahmen, Durchführung, Erfolgskontrolle.

Arbeitsvertrag regelt Funktion, Beginn, Lohn, Arbeitszeit, Ferien und Kündigungsfristen.

Quellensteuer gilt für ausländische Arbeitnehmende ohne C-Bewilligung.

Familienzulagen werden vom Arbeitgeber ausbezahlt und von der Familienausgleichskasse refundiert.

Lohnausweis dokumentiert Bruttolohn, Sozialabgaben und Spesen jährlich.

Payroll-Prozess: Stammdaten, Mutationen, Lohnberechnung, Sozialabgaben, Lohnausweis, Zahlung.

Fristlose Kündigung nach OR 337 erfordert schwerwiegenden Verstoss und Unzumutbarkeit der Fortsetzung.

GlG verbietet Diskriminierung wegen Geschlecht und erleichtert die Beweislast für Betroffene.

Überzeit nach ArG wird mit 25 % Zuschlag kompensiert, sofern nicht schriftlich ausgeschlossen.

Kündigungssperrfrist bei Schwangerschaft: gesamte Schwangerschaft und 16 Wochen nach Niederkunft.

Ferien dürfen nicht durch Geldleistungen ersetzt werden.

Personalplanung umfasst Bestand, Bedarf, Beschaffung, Einsatz und Kosten.

Absenzenquote = Absenztage / Soll-Arbeitstage × 100.

Produktivität = Umsatz / Anzahl Mitarbeitende.

Personalkostenbudget enthält Lohnkosten, Sozialleistungen, Weiterbildung und Rekrutierung.

Szenarioplanung nutzt Best-, Base- und Worst-Case-Annahmen.

EKG verlangt Gefährdungsermittlung, Massnahmenplan und Instruktion der Mitarbeitenden.

Job Characteristics Model: Aufgabenvielfalt, Ganzheit, Bedeutung, Autonomie, Feedback.

Ergonomie umfasst Sitzhöhe, Bildschirmabstand, Beleuchtung und Bewegungspausen.

Absenzenmanagement nutzt Früherfassung und Rückkehrgespräche.

Gleitzeit, Jahresarbeitszeit und Vertrauensarbeitszeit sind Arbeitszeitmodelle.

Führungsstile nach Lewin: autoritär, demokratisch, laissez-faire.

Feedback soll konkret, verhaltensbezogen, zeitnah und ich-bezogen sein.

Delegation erfordert klare Aufgaben-, Kompetenz- und Verantwortungsabgrenzung.

Transaktionale Führung arbeitet mit Zielen und Anreizen.

Situative Führung verbindet Aufgaben- und Mitarbeiterorientierung.

HR-Strategie muss vertikal zur Geschäftsstrategie und horizontal zu HR-Instrumenten passen.

Change-Widerstand sinkt durch Beteiligung, Transparenz und sichtbare Führungsunterstützung.

HRIS und Self-Service-Portale erhöhen Effizienz und Datenqualität.

Engagement-Score misst die emotionale Bindung der Mitarbeitenden.

HR-Organisationsmodelle: funktional, divisional, Matrix und Shared Service.